Arbetet med att ordna arkivet avslutas

Innan arbetet med att ordna handlingarna avslutas ska handlingarna sammanställas och placeras i förvaringsutrustning. Därefter ska förvaringsutrustningen namnges. 

I slutskedet av ordningsarbetet ska handlingarna sammanställas och vid behov ska seriehelheter slås samman. Slutligen gås handlingarna ännu igenom så att den inbördes ordningen kontrolleras och vid behov korrigeras. 

Skyddande av handlingar

Skyddande av handlingar innebär att handlingarna skyddas mot skador samt mot ljus, damm, fukt osv. genom att placera dem i arkivbeständig förvaringsutrustning. Riksarkivet har publicerat en anvisning om skyddsmateriel som det lönar sig att läsa. 

• Anvisning för skyddsutrustning (finns endast på finska, pdf)
• Bilaga till anvisningen (finns endast på finska, pdf)

Förvaringsutrustning som är i dåligt skick ersätts med ny, och om handlingarna finns t.ex. i spiralmappar ska de ersättas med arkivboxar. Handlingarna ska placeras i ändamålsenliga skyddsomslag och boxar av rätt storlek. Det finns olika stora arkivboxar: A4, foliestorlek och specialstorlekar. Dessutom finns det arkivlådor för kartotek.

Om boxarna fylls till brädden eller lämnas tomma skadas handlingarna och tar onödig plats. I boxar som fyllts ofullständigt kan handlingarna falla ut och vika sig och i alltför fulla boxar finns det risk att handlingarna slits sönder. 

Bild: Den överfyllda arkivboxen i förgrunden buktar ut, medan den bakre boxen med ett lämpligt antal handlingar kan stängas snyggt. (Riksarkivet)

Handlingsbuntarna kan vändas i boxens mitt så att det ryms fler handlingar och de ligger jämnare i boxen. Användningen av över 10 cm breda boxar ska undvikas eftersom de fullpackade är tunga och svårare att hantera med tanke på arbetssäkerheten. 

Användning av fästmekanismer eller limband av metall eller plast ska undvikas eftersom de förstör handlingarna. 

Skyddsutrustningen ska väljas efter handlingarnas storlek och egenskaper. Handlingarna skyddas med pappersomslag i A4- eller folieformat. Åtminstone den nedersta och översta handlingen i boxen ska skyddas med pappersomslag när handlingarna placeras i arkivboxen. I samma box kan det placeras en eller flera arkivenheter. Handlingar som hör till samma arkivenhet placeras mellan skyddsomslaget och på skyddsomslaget antecknas uppgifter som specificerar materialet (arkivbildarens namn och arkivenhetens kod) och uppgifter om eventuell sekretess.

Bild: Skyddsomslag används för att skydda handlingar i arkivboxen. (Riksarkivet)

Bild: Skyddsomslag med etikett. (Riksarkivet)

Arkivboxens identifikationsuppgifter

På förvaringsutrustningen antecknas identifikationsuppgifter som hjälper till att hitta det material som antecknats i arkivförteckningen. Identifikationsuppgifterna kan märkas på boxens etikett eller genom en anteckning i boxens kant. Namnlappar kan fästas genom limning eller så kan man använda lämpliga etiketter. Det säkraste sättet är att limma med ett arkivbeständigt lim. Av namnet ska framgå arkivbildarens och handlingsseriens namn, materialets tidsbegränsning, arkivsignum (signum t.ex. Aa 1), vid behov utgallringsåret samt andra nödvändiga identifikations- och hanteringsuppgifter, till exempel användningsbegränsningar. Det är bra att limma etiketterna på samma höjd från boxens nedre kant. 

Bild: I dessa aktuella arkivboxar är etiketterna snyggt placerade på samma höjd. (Riksarkivet 2023)   
Bild: Gamla etiketter kan behöva uppdateras. Samtidigt är det skäl att bedöma arkivboxarnas arkivbeständighet och huruvida de behöver förnyas. (Riksarkivet)

Sekretessbelagda handlingar ska framgå av boxen och etiketten utan att man måste kontrollera användningsbegränsningarna i förteckningen

• om en del av handlingarna i samma förvaringsenhet är sekretessbelagda och en del är offentliga, ska anteckningar göras på arkivenheterna
• om hela serien är sekretessbelagd, räcker det med anteckningar på förvaringsenheterna (etiketten)

Bild: En användningsbegränsning har antecknats på etiketten. (Riksarkivet 2023)