Färdplan för massdigitalisering

Färdplanen för massdigitalisering fastställer de informationsmaterial som ingår i tjänsten för massdigitalisering, materialets digitaliseringsordning och tidsplanen för digitaliseringen. Färdplanen för massdigitalisering är utgångspunkten för planeringen och styrningen av överföringarna i tjänsten för massdigitalisering.

Färdplanen för massdigitaliseringen har utarbetats och uppdateras i samarbete med myndigheterna som omfattas av den. Genom samarbetet eftersträvar Riksarkivet att säkerställa lika behandling av myndigheter vid planeringen av överföring. Färdplansgruppen samordnar samarbetet mellan Riksarkivet och ämbetsverken, och i gruppen finns representanter från varje förvaltningsområde. En sammanfattning av massdigitalisering kan läsas här (pdf, på finska).

Syftet med digitaliseringsordningen i färdplanen för massdigitalisering är den sammanlagda förmånen som uppnås på den statliga sektorns nivå, dvs. en så effektiv digitalisering av informationsmaterial som möjligt. Informationsmaterialens digitaliseringshastighet, användning och behov i anknytning till materialens förvaring varierar kraftigt. Digitaliseringsordningen grundar sig på tre huvudkriterier:

• hur materialet kan digitaliseras (digitaliseringens hastighet och kvalitet)
• förbättring av materialets användbarhet (olika användargruppers behov av tillgång till digitala material)
• övrig nytta som uppnås med digitalisering med tanke på skötseln av myndigheternas uppgifter (planeringen av uppgifterna och lokalanvändningen samt kostnadseffektiviteten)

Grupperna för massdigitaliseringen av informationsmaterial samt digitaliseringsordningen och tidsplanen för digitaliseringen har fastställts utifrån dessa kriterier. Digitaliseringen framskrider i en prioritetsordning, där digitaliseringen av följande grupp inleds först då föregående grupp har digitaliserats färdigt.

Material som utesluts från massdigitalisering

Målet för massdigitaliseringen är att konvertera analogiska informationsmaterial till digital form på ett högklassigt och kostnadseffektivt sätt utan att äventyra materialets hållbarhet och användbarhet. Kostnadseffektivitet eftersträvas bland annat genom en centraliserad modell för genomförandet samt effektiv beredning och utrustning. Därför utesluter fysiska egenskaper en del informationsmaterial från massdigitaliseringen. Dessutom är en del av materialet inte lämpligt för digitalisering på grund av informationssäkerhetsrelaterade orsaker.

Nedan presenteras de typer av material som utesluts från massdigitaliseringen. Kriterierna för uteslutning står i tabellen på principiell nivå.

Typer av material som utesluts från massdigitalisering

1. Specialmaterial (kartor, ritningar, ark av en större storlek än A3, mikrofilmer, mikrokort, fotografier, negativ, ljud- och videoinspelningar). Obs. Från specialmaterial omfattas fotografier, kartor, ritningar och ark av en större storlek än A3 av massdigitaliseringen i de fall där de som enskilda bilagor arkiverats bland övrigt analogt material som ska massdigitaliseras.
2. Material som till sitt skick eller sina fysiska egenskaper inte kan skannas med utrustningen som används för massdigitalisering inom den tidsfrist som har fastställts för materialet. Sådant material innefattar bland annat:
   • material som är mögligt eller annars i dåligt skick
   • band som måste tas i sär för hand (elektrisk sax kan inte användas då bandet tas i sär)
   • helheter som huvudsakligen består av små ark, till exempel serier. Med detta avses inte kartotek.
3. Serier, samlingar och andra motsvarande helheter som förvaras på viss tid (inte arkiveras).
4. Handlingar som ska säkerhetsklassificeras (18 § i informationshanteringslagen, Statsrådets förordning om säkerhetsklassificering av handlingar inom statsförvaltningen 1101/2019).
5. Material i analog och digital form som utifrån ett gallringsbeslut motsvarar varandra innehållsmässigt, varav endast materialet i digital form arkiveras (t.ex. utskrifter från ärendehanteringssystem eller andra system).
6. Material som utifrån ett gallringsbeslut är kulturhistoriskt värdefullt i sin analoga förvaringsform.
7. Statsförvaltningens informationsmaterial som hamnat hos en sådan myndighet eller annan organisation som enligt 14 § i arkivlagen inte är skyldig att överföra informationsmaterial som ska arkiveras till Riksarkivet.

Ytterligare information:

Frågor om färdplanen kan skickas till [email protected].