Vad är bevarandeanalys och gallring?

Bevarandeanalysen innefattar bedömningen av offentliga aktörers verksamhet (funktioner), verksamhetskontext, skapade informationsmaterial och handlingar samt tillhörande användningsbehov.

Målet är att fastställa vilka informationsmaterial som ska arkiveras samt förvaringstiderna för material som ska förvaras en begränsad tid.

Nuförtiden är det som värderas huvudsakligen informationsmaterial som skapas och behandlas i informationssystem, dvs. ursprungligen digitala informationsmaterial och handlingar. I praktiken finns informationen i t.ex. ett ärendehanterings- eller annat informationssystem.

Gallring innebär att en gjord bevarandeanalys verkställs och tillämpas. Gallringen kan göras på förhand eller retroaktivt.

Med förhandsgallring avses att fastställa informationsmaterialens förvaringstid eller arkivering och arkiveringsform redan i planeringsskedet. Med retroaktiv gallring avses att materialens förvaringstid eller arkivering och arkiveringsform fastställs i efterhand när det redan samlats informationsmaterial hos aktören.

Gallring omfattar följande åtgärder:

• beslut om bevarandeformen för informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras eller som ska förvaras en begränsad tid
• bedömning av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde
• åtskiljande av informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras och som ska förvaras en begränsad tid
• förstöring eller arkivering av informationsmaterial och handlingar efter förvaringstidens slut

Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy ger en detaljerad beskrivning av målen, metoderna och kriterierna för bevarandeanalys och gallring. Dessutom framförs motiveringar för arkivering av personuppgifter.

Fastställandet av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde behandlas närmare i en särskild bilaga till bevarande- och gallringspolicyn och i webbguiden om bedömning av den analoga bevarandeformens kulturhistoriska värde.