Förutsättningar för arkivering
Arkivering innebär att man bevarar information som är en del av kulturarvet och ser till informationens beständighet. Arkiverade uppgifter bevaras utan tidsbegränsning, det vill säga i praktiken varaktigt. Till arkiveringen hör också att säkerställa tillgängligheten, användbarheten och skyddet av arkiverad information. All information arkiveras inte, utan arkiveringen grundar sig på Riksarkivets gallringsbeslut eller lagstiftning. Arkivvärdet bestäms genom kriterierna för bevarandeanalys och gallring.
Tidigare kunde arkivering betyda att handlingar placerades i arkivboxar, att ett ärende avslutades i ett informationssystem eller att information förvarades i allmänhet. Detta är ofta fallet i dagligt tal även nu. Ordets betydelse har förändrats på grund av dataskyddslagstiftningen och informationshanteringslagen. I lagstiftningen skiljer man mellan förvaring och arkivering av informationsmaterial. Förvaringen sker för handlingens eller informationsmaterialets ursprungliga användningsändamål, men arkivering för ändamål av allmänt intresse. Arkiveringen har alltså ett eget specialsyfte bland annat när det gäller kulturarv och forskning. Den begreppsmässiga skillnaden är lite knepig, eftersom arkiverade informationsmaterial i praktiken också "förvaras", det vill säga att man ser till deras beständighet och användbarhet.
Skillnaderna mellan begreppen arkivering, varaktig förvaring och förvaring grundar sig på dataskyddslagstiftningen och informationshanteringslagen.
- Med förvaring avses den tid som informationsmaterial ska förvaras och det innebär förvaring av informationsmaterial för deras ursprungliga användningsändamål, förverkligandet av rättssäkerheten och verifieringen av myndighetsansvaret (Informationshanteringslagen 21 §).
- Varaktig förvaring är inte samma sak som arkivering, utan det innebär varaktig förvaring av informationsmaterialet för dess ursprungliga användningsändamål. Tills vidare används också i arkivlagen från 1994 termen varaktig förvaring, men i en annan betydelse.
- Arkivering innebär att man förvarar informationsmaterial efter att förvaringstiden löpt ut som en del av kulturarvet och för forskningsändamål. Begreppet arkivering motsvarar begreppet varaktig förvaring i arkivlagen.
- Läs mer om arkivering.
Riksarkivet beslutar inte om förvaringstiderna, utan myndigheterna ska själva göra det med stöd av 21 § i informationshanteringslagen. Fastställandet av förvaringstider styrs av informationshanteringsnämnden. I praktiken kan man vid fastställandet av förvaringstider utnyttja organisationens egen sakkunskap (ansvariga för verksamheten/uppgifterna, jurister osv.), informationshanteringsnämndens rekommendationer om förvaringstider, Kommunförbundets publikationer om förvaringstider (på svenska och på finska) och organisationens tidigare informationsstyrningsplan eller arkivbildningsplan.
Riksarkivet beslutar i sina gallringsbeslut om vilka informationsmaterial och handlingar som ska arkiveras och som hör till kulturarvet i dokumentform.
Arkivbildningsplanen (AMS) som föreskrivs i arkivlagen är ett verktyg för arkivering, planering och hantering av informationens livscykel. Den innehåller myndighetens uppgifter och de informationsmaterial som bildas vid skötseln av uppgifterna samt förvaringstiderna och förvaringssätten för informationsmaterialen på ett heltäckande sätt från livscykelns början till slut.
I början av 2000-talet utarbetades en informationsstyrningsplan (TOS), ibland kallad elektronisk arkivbildningsplan, för digital informationshantering. Den baserar sig på en uppgiftsbaserad klassificering och fungerar som ett integrerat verktyg för metadataproduktion och livscykelhantering i informationssystem. Livscykelhanteringen i informationsstyrningsplanen omfattar dock i allmänhet inte livscykeln för informationsmaterialet som helhet, och det är svårt att i TOS beskriva till exempel framtida migreringar eller arkivöverföringar.
Arkivbildningsplanen används i allmänhet särskilt för hantering av analogt material, men dess idé kan också tillämpas på hantering av digitalt informationsmaterial. Ett sätt att hantera en organisations informationsmaterial är att använda informationsstyrningsplanen för informationsstyrning och kombinera de element som hänför sig till planeringen av arkiveringen i AMS med beskrivningsskyldigheterna i den informationshanteringsmodell som förutsätts i informationshanteringslagen.
Riksarkivet erbjuder rådgivning och handledning i frågor kring varaktigt bevarande och arkivfunktion för handlingar och uppgifter som ingår i dem till myndigheter och övriga organisationer som handhar ett offentligt uppdrag. Omfattande eller mycket arbetsdryg handledning på detaljplanet till en enskild organisation är ändå inte möjligt.
Det är värt att notera att AMS och TOS till sitt användningsändamål och informationsinnehåll är sinsemellan en aning avvikande. Om arkivhanteringens beskrivningar kan du läsa mer på webbplatsen.
På vår webbsida finns även vid olika tidpunkter givna bestämmelser, anvisningar och guider via vilka man kan bekanta sig med ämnet
- AMS-guide (pdf på finska)
- Guide för att upprätta en elektronisk AMS (pdf på finska)
- SÄHKE2-bestämmelsen (upphävt 31.12.2022)
- Rekommendationen JHS 191 Strukturen för en plan för informationsstyrningen
Kommunerna kan dessutom dra nytta av Kommunernas gemensamma uppgiftsklassificering (word, på finska). Vi rekommenderar även att kommunerna i mån av möjlighet samarbetar med någon annan kommun.
Informationshanteringsnämnden har gett rekommendationer som gäller uppfyllandet av kraven i lagen om informationshantering, och av dessa lönar det sig särskilt att uppmärksamma rekommendationen om en informationshanteringsmodell.
Under årens lopp har Riksarkivet meddelat flera föreskrifter om varaktig förvaring av ärenderegister (diarier). Fram till SÄHKE2-bestämmelsen (2009) var utgångspunkten att diarieuppgifter skulle förvaras varaktigt (arkiveras). Diarieuppgifterna omfattade all information om ärendet, interimistiska åtgärder och handlingar på det analoga ärendekortet eller vissa utskrifter från det elektroniska diariet.
SÄHKE2-bestämmelsen ändrade situationen på så sätt att registreringsuppgifterna för ärenden, åtgärder och handlingar endast skulle förvaras varaktigt i det fall att ärendet innehöll handlingar som skulle förvaras varaktigt. Om alla handlingar skulle förvaras endast en viss tidsfrist skulle även ärendets registreringsuppgifter förstöras. I motiveringspromemorian till upphävandet av SÄHKE2-bestämmelsen år 2022 (pdf) anges att detta förfarande måste omprövas. Orsakerna är bland annat frågor som gäller tillgången till och användbarheten för arkiverade uppgifter.
Förfarandet i SÄHKE2-bestämmelsen är inte längre i kraft och i ärendehanteringssystemet behövs det beredskap för att registreringsuppgifterna ska kunna arkiveras även om de handlingar som ansluter till ärendet inte ska arkiveras.
För närvarande görs en bevarandeanalys av registreringsuppgifterna då nya gallringsbeslut fattas. Sådana gallringsbeslut har ännu inte meddelats för alla. Avsikten är att de allmänna principerna ska formuleras i Riksarkivets allmänna beslut, som utfärdas på basis av rekommendationen om förvaringstider för informationshanteringens handlingar som utarbetats av informationshanteringsnämnden för den offentliga förvaltningen. Det allmänna beslutet kommer att meddelas under året 2024.
Ifall en myndighet förfogar över analoga handlingar som ska arkiveras eller förvaras en lång tid spelar det fysiska arkivutrymmet en roll även i en digital tid. Vid byggande och renovering av arkivutrymmen ska Riksarkivets föreskrift och anvisningar om arkivutrymmen (1.3.2013). Även arkivskåp, i vilka förvaras handlingar som ska arkiveras, dvs. förvaras varaktigt, ska uppfylla kraven som ställs på arkivutrymmen.
Uppgifterna som gäller en elektronisk signatur arkiveras i första hand som metadata. Särskilt vid användning av avancerad elektronisk signatur som automatiskt producerar signaturuppgifterna i en PDF-fil ska säkerställas att tillräckliga metadata tillvaratas.
Det är viktigt att producera metadata eftersom det inte är säkert att signaturuppgifterna på själva handlingen (med undantag av text på handlingens yta) bevaras under långtidsförvaring. Ett av syftena med avancerad elektronisk signering är att förhindra att filen förändras. Vid långtidsförvaring måste filer ändå i något skede migreras, det vill säga ändras till annan form, och därvid kan den elektroniska signaturens integritet skadas eller så kan den förhindra migrationen. Ytterligare bör beaktas att signaturens verifieringsuppgifter förvaras i verifieringstjänsten endast under en bestämd tid.
Från den elektroniska signaturen ska metadata produceras till metadatakortet för handlingen som ska arkiveras (vem signerade och när). Dessutom vore det bra att signeringshändelsen dokumenteras genom en åtgärd.
Riksarkivets Tjänst för digital arkivering ger anvisningar om krav på filer som ska tas emot i Riksarkivet. Det är motiverat att beakta dessa anvisningar även beträffande filer som inbegriper elektroniska signaturer som ska arkiveras. Läs mer i de punkter som gäller hantering av format i avsnittet Digitala material på vår webbplats.
Riksarkivet tar inte ställning till vid vilka situationer en handling ska signeras och vad som i juridisk bemärkelse är en adekvat signeringsteknik.
Man behöver inte ansöka om separat beslut för att förvara ursprungligen digitala handlingar i digital form eller tillstånd för att övergå till digital arkivering. Riksarkivets mål är att uppgifterna arkiveras i digital form när det är möjligt.
Enligt föreskriften Riksarkivet givit 22.12.2021 (föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras, KA/15906/07.01.01.00/2021) ska handlingar som bildas från och med 1.1.2022 arkiveras enbart i digital form. Undantag utgörs av de kulturhistoriskt värdefulla analoga handlingar som ändrats till digital form och vars analoga form inte får förstöras på grundval av föreskrifter som meddelats med stöd av i 14 a § i arkivlagen.
Analoga handlingar som bildas från och med 1.1.2022 ska ändras till digital form. För att säkerställa handlingarnas beständighet i digital form ska Riksarkivets aktuella krav iakttas vid digitaliseringen. Förstöring av analoga handlingar som har överförts till digital form är tillåten med stöd av 14 a § arkivlagen. Riksarkivet bestämmer separat om formen för de handlingar som ska arkiveras och som bildats före 1.1.2022.
SÄHKE2 (Behandling, hantering och förvaring av elektronisk dokumentär information, AL/9815/07.01.01.00/2008) har upphävts som Riksarkivets bestämmelse 31.12.2022 och upprätthålls inte längre.
Ett eventuellt utnyttjande av SÄHKE2 vid planering och genomförande av arkivering stöds av Riksarkivets Rekommendation om utnyttjande av SÄHKE2-metadatamodellen (KA/12266/07.01.01.00/2022), som innehåller tillämpningsanvisningar för SÄHKE2-metadata och metadatamodellen (SÄHKE2-metadatamodellen, version 1.3, 18.3.2020).
Rekommendationen behandlar definitionerna i SÄHKE2, särskilt med tanke på arkivering av information, och innehåller kommentarer om metadatamodellen i SÄHKE2 med observationer som hänför sig till ändringar i lagstiftningen.
Överensstämmelsen med SÄHKE2 är en stödd struktur för överföring till Riksarkivets Tjänst för digltal arkivering. Vid överföring av digitalt material ska man alltid iaktta de gällande överföringsanvisningarna och anvisningarna om godkända filformat för förvaring.
De modifieringar som görs under informationsmaterialets livscykel kan äventyra bevarandet av informationen med teknisk eller innehållsmässig integritet. Onödiga filkonversioner bör undvikas, och filer behöver inte rutinmässigt konverteras till exempelvis filformatet PDF/A med anledning av arkivering.
På webbplatsen för Riksarkivets Tjänst för digital arkivering finns en uppdaterad förteckning över de filformat som Riksarkivet tar emot. Förteckningen kan utnyttjas även om organisationen inte tänker överföra något material till Riksarkivet just nu. För närvarande finns till exempel många av de vanligaste kontorsformaten bland de filformat som Riksarkivet tar emot.
När man måste utföra väl genomtänkta konversioner ska man noga kontrollera kvaliteten på dem. Det ursprungliga filformatet bör bevaras vid sidan av den eventuella arkivversionen (till exempel PDF/A-version). I arkiveringsfasen kan detta vara det bästa alternativet med tanke på användbarheten, och även när det gäller informationsinnehållet, långtidsbevarandet och arkiveringen.
Observera att bestämmelserna i Riksarkivets granskningsbeslut om arkivformat för digitala handlingar som förvaras varaktigt har upphävts retroaktivt med föreskrift om formen för de handlingar som ska arkiveras (KA/15906/07.01.01.00/2021).
Läs mer om hanteringen av format för informationsmaterial som ska arkiveras och PDF/A-formatet.
Bevarande och gallring
Inom kommunernas undervisningsväsen efterföljs fortfarande arkivverkets gallringsbeslut om det kommunala undervisningsväsendets handlingar som ska förvaras varaktigt 17.11.2003 (KA321/43/03).
Beslutet innehåller handlingar om den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen, yrkesutbildningen och den yrkesinriktade vuxenutbildningen som ska förvaras varaktigt. Beslutets innehåll har också beaktats i guiden Kommunala handlingars förvaringstider som utgivits av Kommunförbundet. Föreskrifter och rekommendationer, del 12-13 (pdf).
För äldre handlingars del ska man ta i beaktande Riksarkivets beslut 3.2.1989, 14.4.1989 och 29.5.1989 om utgallring av kommunala handlingar (delarna 1 och 3) som gäller handlingar som samlats före 1.2.2002.
Dessutom har arkivverket gett ett beslut 12.4.2010 (AL/18425/07.01.01.03.01/2009, på finska) om gallring av vissa handlingar från nedlagda folkskolor. Arkivverkets beslut gäller allmänna och cirkulärbrev från högre myndigheter (t.ex. skolstyrelsen och folkskoleinspektörer) som samlats i alla nedlagda folkskolor samt vissa övriga inkomna handlingar och förteckningar som upprättats i skolan. Beslutet ska följas gällande handlingar som samlats i folkskolorna från och med 1.1.1920. Såvida en grupp av handlingar inte nämns i detta beslut efterföljs Riksarkivets beslut om varaktig förvaring av folkskolornas handlingar 28.1.1974 (VA 12-30-74).
I arkivverkets gallringsbeslut som gäller studentexamensnämnden 30.3.2015 (AL/10969/07.01.01.03.01/2014) bestäms att alla studentexamensregistrets uppgifter från och med vårens examenstillfälle 1967 ska förvaras varaktigt i digital form. Studentexamensregistrets uppgifter från tidsperioderna 1967 – 1971 och 1990 – 2005 förvaras varaktigt även som pappersutskrivna resultatlistor. I Riksarkivets gallringsbeslut (AL/23411/07.01.01.03.01/2015) som getts 11.1.2016 bestäms att provprestationerna och bedömningsanteckningarna från digitala studentexamensprov ska arkiveras i digital form. Enligt lagen 1058/1998 innehöll studentexamensregistret inga digitala provprestationer. Studentexamen blev gradvis digital under åren 2016–2019.
Man bör ändå notera att Riksarkivet separat bestämmer (utifrån en gallringsframställan) om det kulturhistoriska värdet för förvaringsformen för analoga handlingar som tillkommit före 1.1.2022 och om förvaringsformen efter digitaliseringen.
Det finns inte ett allmänt beslut som gäller för alla universitet och högskolor beträffande universitetens handlingar som ska förvaras varaktigt. Vanligtvis är de gallringsbeslut som getts till universiteten universitetsspecifika. Alla universitet omfattas ändå av följande beslut:
- Riksarkivets beslut om varaktig förvaring av studierätts-, anmälnings-, examens- och studieprestationsuppgifter som införts och ska införas i universitetens och högskolornas studerandeinformationssystem samt om varaktig förvaring av övriga uppgifter och om varaktig förvaring av de uppgifter (alla uppgifter) som införts och ska införas i universitetens och högskolornas riksomfattande informationsresurs (Virta) 19.9.2016, AL/3004/07.01.01.03.01/2015. I beslutet fastställs att alla universitets (inkl. högskolors) uppgifter som införts och ska införas i studerandeinformationssystem ska förvaras varaktigt, trots att motsvarande uppgifter förvaras i högskolornas (universitetens och yrkeshögskolornas) riksomfattande informationsresurs.
- Riksarkivets beslut om varaktig förvaring av universitetens och högskolornas examensarbeten i digital form, 5.10.2016 (AL/11085/07.01.01.03.02/2016).
Arkivverkets beslut om varaktig förvaring av det kommunala undervisningsväsendets handlingar 17.11.2003 (KA 321/43/2003) gällde även yrkeshögskolor. Arkivverkets beslut 15.9.2017 (AL/20757/07.01.01.03.02/2016) gällde i stor omfattning handlingar och informationsmaterial som samlas i yrkeshögskolor, även studerande- och studieuppgifter. Beslutet möjliggjorde digital arkivering av ursprungligen digitalt informationsmaterial.
Riksarkivet har även givit ett beslut som gäller examensarbeten. Med beslutet 18.9.2014 (AL/2897/07.01.01.03.01/2014, pdf på finska) föreskrev Riksarkivet om varaktig förvaring av studerandenas studieprestationer som utförts som slutarbete som klassificerats som lärdomsprov (352/2003 § 4) och som ingår i en yrkeshögskoleexamen och högre yrkeshögskoleexamen vid yrkeshögskolorna och deras föregångare, de tillfälliga yrkeshögskolorna (391/1991).
Riksarkivet har digitaliserat gallringsbeslutshandlingarna i pappersform för 1952–2006 och ställt dem till förfogande i nättjänsterna Astia och Vakka samt i Digitalarkivet. Handlingarna kan hämtas från ovannämnda tjänster i materialhelheterna Riksarkivet I och Riksarkivet II. Mer information om strukturen hos beskrivningen av handlingar och hur de används finns i ett separat meddelande (på finska).
Förfrågningar om enstaka gallringsbeslut enligt aktör och informationssystem kan göras hos Riksarkivets registratorskontor ([email protected]).
För närvarande (10/2021) svarar Kommunförbundet inte för utarbetandet av gallringsframställningar för kommunala aktörers bevarandeanalys till Riksarkivet.
Riksarkivets, Kommunförbundets och Informationshanteringsnämndens mål är att Riksarkivet framöver i stor omfattning ska kunna bestämma om handlingar som ska arkiveras inom den offentliga förvaltningen (inkl. kommunsektorn) på basis av Informationshanteringsnämndens rekommendationer om förvaringstider. Hur verksamhetsmodellen fungerar har dock ännu inte testats i praktiken (10/2021).
Enskilda kommuner ska fortfarande lämna framställningar om analoga handlingars bevarandeform till Riksarkivet. En kommunal aktör kan också ensam eller tillsammans med andra kommunala aktörer göra gallringsframställningar om bevarandeanalys till Riksarkivet. Besluten bereds i samarbete med de kommunala aktörerna.
Merparten av Riksarkivets och dess föregångares gallringsbeslut ingår i ovan nämnda publikationer, som även finns tillgängliga i digital form på Finlands Kommunförbunds webbplats. Förfrågningar om gallringsbeslut jämte promemoria som inte ingår i dessa publikationer kan göras hos Riksarkivets registratorskontor ([email protected]). Sådana är till exempel de senaste sektorspecifika gallringsbesluten och gallringsbeslut gällande handlingar från folkskolor och folkförsörjningsnämnder som inte ingår i publikationerna 1989.
Skicka frågorna om tillämpningen och tolkningen av beslut till Riksarkivet ([email protected]).
Arkivlagen (1 § 1 mom. 6 punkten) tillämpas på privata aktörer när de utför ett offentligt uppdrag till den del det som en följd av uppdraget upprättas eller inkommer handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Det offentliga uppdraget bestäms med andra ord genom offentlighetslagens tillämpningsområde. När det gäller dessa aktörer är gränsen mellan privat och offentlig verksamhet i vissa fall ganska svårdefinierbar. Tillämpningen av arkivlagen på dessa aktörer har inte heller varit på något sätt tydlig, många beslut har fattats från fall till fall i samarbete med aktören. Grundläggande kriterier för tillämpningen är uppdragets författnings- eller föreskriftsgrund, utövandet av offentlig makt vid skötseln av uppdraget och iakttagandet av offentlighetslagen vid skötseln av uppdraget som särskilt föreskrivs om i lag eller förordning. Om något eller alla av dessa kriterier uppfylls kan det tolkas som att den berörda aktören omfattas av arkivlagens tillämpningsområde.
Om en privat aktör är osäker på om denne ska göra en gallringsframställan, kan aktören höra sig för hos Riksarkivet.
Vi håller på att införa ett ärendehanteringssystem som möjliggör digital arkivering inom kommunens ärendehantering och servicehantering. Riksarkivet har hittills utfärdat gallringsbeslut om bevarandeform för alla kommuner. Ska vår organisation ansöka om ett gallringsbeslut om bevarandeform hos Riksarkivet när materialet i regel börjar arkiveras i digital form?
Er organisation behöver inte göra en gallringsframställan till Riksarkivet och begära ett beslut om varaktig förvaring (arkivering) av handlingar enbart i digital form. Riksarkivets mål är att uppgifterna arkiveras i digital form när så är möjligt.
Tidigare utfärdade Riksarkivet tidsbestämda tillståndsbeslut för digital förvaring, men detta förfarande slopades 2017. Riksarkivet upphävde 2018 de tidigare tidsbestämda organisationsspecifika besluten och meddelade nya beslut som gäller tills vidare.
Riksarkivet har gett en allmän föreskrift i vilken föreskrivs att uppgifter som upprättas och inkommer från och med 1.1.2022 inom den offentliga förvaltningen i regel ska arkiveras endast i digital form. Genom föreskriften upphävs alla tidigare gallringsbeslut i fråga om de filformat som anges i dem. I fortsättningen definierar Riksarkivet de krävda filformaten för informationsmaterial som ska arkiveras genom en formatanvisning eller dylika instruktioner, vilket ger fler alternativ till hur det informationsmaterial som kan arkiveras kan bildas.
Det är viktigt att ta hänsyn till att förvaringen av uppgifter alltid är en aktiv och planmässig verksamhet. I förväg bör man också planera hur man ska säkerställa att uppgifterna kan bevaras och vilka åtgärder som ska vidtas till exempel när ett system körs ner i sinom tid. De uppgifter som ska arkiveras och eventuellt överföras till ett system för förvaring eller långtidsbevarande ska likaså kunna identifieras och specificeras tillförlitligt i systemet.
Tekniska och administrativa åtgärder för dataskydd och datasäkerhet stöder också digital förvaring. Ur arkiveringens och förvaringens perspektiv ska man dessutom särskilt se till att uppgifterna är begripliga och tillgängliga. Det är viktigt att beskrivningarna av informationshanteringen, beskrivningen och dokumentationen av uppgifterna och metadata beskriver uppgifternas ursprung, struktur, kontext, innehåll, relationer till andra uppgifter samt användningsbegränsningar och hantering i alla skeden av livscykeln.
Informationshanteringsnämnden ger anvisningar om datasäkerheten.
Hyvinvointialueiden 1.1.2023 alkaen muodostuneisiin tietoaineistoihin voidaan toistaiseksi soveltaa kyseisille tietoaineistoille aiemmin annettuja seulontapäätöksiä.
Hyvinvointialueille siirrettyihin ennen 1.1.2023 muodostuneisiin tietoaineistoihin sovelletaan kyseisille tietoaineistoille annettuja seulontapäätöksiä.
On kaksi eri asiaa arvioida aineiston tietosisällön arkistollista arvoa ja arkistoitavan aineiston analogisten ilmentymien kulttuurihistoriallista arvoa. Arkistollinen arvo perustuu tietoaineiston sisältöön ja kontekstiin. Kulttuurihistoriallinen arvo tietoaineiston fyysiseen olomuotoon.
Aineiston tietosisällön arkistollisesta arvosta Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksessä julkishallinnon toimijan tekemän esityksen pohjalta. Arkistoitavan aineiston analogisten ilmentymien säilytysmuodon kulttuurihistoriallisista arvoa julkishallinnon toimija arvioi itse (ks. säilytysmuodon yleispäätös KA/15927/28.02.01/2023).
Arkistollista arvoa ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallista arvoa arvioidaan eri kriteereillä, molemmat kriteeristöt löytyvät Arvonmääritys- ja seulontapolitiikasta.
Säilytysmuodoltaan kulttuurihistorialliset arvokkaat asiakirjat otetaan siirtovelvollisilta vastaan sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.
Digitalisering
Först lönar det sig att göra ett gallringsförslag till Riksarkivet om förvaringsformen för digitaliserade analoga handlingar. För upprättande av gallringsförslag finns anvisningar på Riksarkivets bevarande- och gallringstjänsts webbplats.
Gallringsförslag ska göras med blankett för gallringsframställan och vid behov med blankett för bilagor. Det är skäl att reservera tillräckligt med tid för upprättande av gallringsförslag och det lönar sig att påbörja ifyllandet av blankettens utkastsversion redan i början av arbetet.
I gallringsförslaget görs ett förslag om det kulturhistoriska värdet för den analoga förvaringsformen för handlingar i pappersform (bedömningen görs utifrån bevarande- och gallringspolicyns bilaga kategorier och kriterier, pdf). I gallringsförslaget motiveras varför man vill ersätta de handlingar som ska förvaras varaktigt (arkiveras) med digitalt material, alltså digitala förekomster av informationen, och varför man vill förstöra de analoga originalen.
Utgångspunkten för Riksarkivets krav på digitalisering är att digitalisering av handlingar som ska förvaras varaktigt genomförs med metoder som inte försvagar handlingens beviskraft, integritet och autenticitet. Riksarkivet har upprättat två olika specifikationer för digitalisering av olika analoga material som ska efterföljas då det analoga materialet förstörs efter digitaliseringen
- Riksarkivets specifikationer för digitalisering som syftar till förstöring av det analoga uttrycket 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019)
- Riksarkivets definitioner för digitalisering av specialmaterial som ska arkiveras 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020)
Syftet med specifikationerna är att för handlingar som ska förvaras varaktigt, dvs. arkiveras, säkerställa att informationsinnehållet bevaras och att användbarheten garanteras efter förstörandet av det analoga uttrycket. Specifikationerna fungerar även som specifikationer för vilken typ av digitaliseringsprocess och dess slutresultat som möjliggör förstörande av det analoga materialet. Genom att iaktta specifikationerna säkerställer man samtidigt att det som slutresultat för digitaliseringsprocessen bildas digitalt material som i framtiden kan överföras till Riksarkivets system.
Päätöksessä ei aseteta aikarajaa digitoinnin toteuttamiselle, vaan toimijat voivat edetä digitoinnissa omien tarpeidensa ja resurssiensa mukaisesti. Siirtovelvollisten on kuitenkin hyvä huomata, että Kansallisarkistoon siirrettävät aineistot tulee olla digitaalisessa muodossa.
Päätöksessä määrätään kulttuurihistoriallisen arvon kriteereistä ja toimijat vastaavat kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista noudattaen päätöksen kriteereitä ja dokumentoivat arviointitiedot.
Mikäli julkishallinnon toimija on päätöksen perusteella arvioinut, että arvioinnin kohteena olevalla analogisella aineistolla on säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallista arvoa, arkistoidaan aineisto sekä analogisessa että digitaalisessa muodossa.
Allmänt om tjänsten
Tällä hetkellä tietoaineistojaan voivat siirtää valtion viranomaiset (ArkL 14 §). Vuoden 2025 aikana Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu laajenee koko julkishallinnon käyttöön eli vastaisuudessa myös esimerkiksi kunnat, korkeakoulut ja hyvinvointialueet voivat arkistoida tietoaineistonsa Kansallisarkistoon.
Palvelun laajentaminen liittyy keskeisesti uudistettavan arkistolain tavoitteisiin sekä tukee julkisen hallinnon strategiaa lisäämällä kuntien ja valtion välistä yhteistyötä.
Tietoaineiston tulee olla Kansallisarkiston arkistoitavaksi määräämää eli sillä tulee olla voimassa oleva arvonmääritys- ja seulontapäätös.
Lisätietoa arvonmäärityksestä.
Viranomaisella tulee olla myös voimassa oleva siirtosopimus Kansallisarkiston kanssa. Sopimus on siirtäjäkohtainen ja saman sopimuksen puitteissa voi tehdä useita aineistosiirtoja.
Tietoaineisto voi olla julkista tai salassa pidettävää, mutta ei turvallisuusluokiteltua. Aineisto voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä sekä rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja.
Palveluun voi siirtää syntydigitaalista ja digitoitua tietoaineistoa
- Kansallisarkiston SÄHKE2-metatietomallia soveltavaa tietoaineistoa; asiankäsittelyn yhteydessä syntyneet asiakirjatiedostot sekä asioiden, toimenpiteiden ja asiakirjojen metatiedot.
- Diaarien ja rekistereiden tietosisällöistä tuotettuja datakoosteita tai muuta rakenteisessa muodossa olevaa tietoaineistoa, esimerkiksi tilastotietoaineistoa.
- SIARD-tiedostomuotoon tallennettua tietokanta-aineistoa.
- Muilla tavoin muodostunutta aineistoa, esimerkiksi verkkolevyille kertyneitä tietoaineistokokonaisuuksia ja AV-aineistoa.
- Digitoitua kuva-aineistoa:
- Kansallisarkiston vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin 2019 (KA/3357/07.01.02.04.02/2019): sidokset, A4- ja foliokokoiset asiakirjat ja niiden joukossa olevat yksittäiset kuvat, kartat, piirustukset jne.
- Kansallisarkiston määritykset arkistoitavien erikoisaineistojen digitointiin 2021 (KA/15780/07.01.02.04.02/2020): kartta-, valokuva- piirustuskokoelmat, lasinegatiivit ja muut negatiivit ja diat, mikrofilmit ja sidokset, joissa tieto esitetään aukeamittain.
Säilyttämisen käsite viittaa tietoaineistojen säilytysaikaan. Tällä tarkoitetaan tietoaineistojen säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia, oikeusturvan toteuttamista ja virkavastuun todentamista varten.
Pysyvä säilyttäminen määritetään laissa ja tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten ilman määriteltyä aikarajaa, ei arkistointia.
Arkistointi tarkoittaa tietoaineiston säilyttämistä säilytysajan päättymisen jälkeen osana kansallista kulttuuriperintöä. Arkistovaiheessa ensisijainen käyttötarkoitus on tutkimuskäyttö. Käsite arkistointi vastaa arkistolain käsitettä pysyvä säilytys.
Vastuu säilytysajan määrittelystä on viranomaisella itsellään. Jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, tiedonhallintayksikön pitää määrittää säilytysvaiheen kesto tiedonhallintalain 21 §:n mukaisesti.
Kansallisarkisto määrää arvonmääritys- ja seulontapäätöksillä, mitä viranomaisen aineistoja arkistoidaan ja missä laajuudessa. Päätöksestä puhutaan yleisesti muodossa seulontapäätös
Sähköiset diaarit ja niitä vastaavat sähköiset asia- ja päätöshakemistot, jotka eivät täytä SÄHKE1- tai SÄHKE2-metatietomallien vaatimuksia, voidaan arkistoida yleispäätöksen AL 16465/07.01.01.03.02/2016 nojalla, jolloin niistä siirretään yleispäätöksen mukaisesti kaikki tiedot.
Erityisrekisterit ja tietokannat tarvitsevat seulontapäätöksen, jossa arkistoitavat tiedot on eritelty tietotasolla. Mikäli seulontapäätös on puutteellinen tai vanhentunut, tulee olla yhteydessä Arvonmääritys- ja seulontapalveluun [email protected].
Katso ohjeet seulontapäätöksen tekemiselle arvonmääritys- ja seulontapalveluiden verkkosivuilta.
Palveluun voi siirtää sopimusperusteisesti myös säilytysvaiheessa olevaa aineistoa.
Säilytysvaiheessa olevaan siirrettävään tietoaineistoon ei saa kohdistua enää muutostarpeita.
Säilytysvaiheessa oleva aineisto voidaan siirtää esimerkiksi silloin, kun aineistolla on pitkä säilytysaika ennen arkistointia ja viranomaisella on aineistolle hyvin vähän käyttöä, tai esimerkiksi silloin, kun tietojärjestelmää ollaan ajamassa alas.
Muutosten tekeminen kuvailutietoihin
Siirretyn tietoaineiston metatietoja voi siirron jälkeen tarkentaa tai korjata, mutta tämä edellyttää yhteydenottoa Kansallisarkistoon.
Muutosten tekeminen tietoaineistoon
Siirtäjä toimii siirron jälkeen säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston rekisterinpitäjänä. On huomioitava, että jo siirrettyyn, Kansallisarkistossa säilytyksessä olevaan tietoaineistoon ei voi tehdä sisällöllisiä muutoksia.
Pakottavista syistä, mikäli siirrettyyn tietoaineistoon on tehtävä sisällöllisiä korjauksia, voidaan alkuperäinen siirretty tietoaineisto palauttaa Siirtäjälle, joka tarvittavien muutosten toteuttamisen jälkeen siirtää tietoaineiston uudelleen Kansallisarkistoon.
Riksarkivet bestämmer genom gallringsbeslut vilka myndighetsmaterial ska arkiveras, överföras till tjänsten för digital arkivering och i vilken omfattning.
De elektroniska diarierna och motsvarande elektroniska ärende- och beslutskataloger som inte uppfyller kraven i SÄHKE1- eller SÄHKE2-metadatamodellerna kan arkiveras med stöd av ett allmänt beslut AL 16465/07.01.01.03.02/2016 (finns endast på finska), varvid alla uppgifter i dem överförs i enlighet med det allmänna beslutet.
Särskilda register och databaser behöver ett gallringsbeslut där de uppgifter som ska arkiveras specificeras på uppgiftsnivå. Om informationsmaterialet har ett gallringsbeslut där det har bestämts att det ska arkiveras, men de uppgifter som ska arkiveras inte har specificerats, ska ett preciserande gallringsbeslut ansökas för materialet före överföringen. Ett preciserande gallringsbeslut ska sökas också om innehållet i databasen eller registret eller en uppgift i anslutning därtill har ändrats efter värderingen. Se anvisningar för hur gallringsbeslut fattas på webbsidan för bevarande och gallring.
Aineiston siirtäminen ja palvelussa säilyttäminen on Siirtäjälle ilmaista, mutta Siirtäjä vastaa aineiston siirtokuntoon saattamisen kuluista.
Sähköisen arkistoinnin palvelu laajenee koko julkishallinnon käyttöön vuoden 2025 aikana.
Siirtoihin liittyvän hinnoittelumallin selvittäminen on käynnissä. Päätetystä mallista tiedotetaan vuoden 2024 loppupuolella.
Beskriva material och åtkomstbegränsningar
Med hjälp av beskrivningen tillvaratas kontexten för informationsmaterialets uppkomst, till exempel i vilket system och för vilket användningsändamål informationsmaterialet har uppkommit, och andra uppgifter som är väsentliga för materialets användbarhet och begriplighet. Med hjälp av beskrivningen säkerställs också att materialet får behövliga åtkomstbegränsningar.
Arkivmaterialets användbarhet (beviskraft, tillgänglighet, begriplighet) grundar sig på högkvalitativa katalogiserings- och beskrivningsuppgifter som ackumuleras eller produceras under livscykeln för det material ska som arkiveras. Beskrivningen säkerställer materialets användbarhet även efter arkiveringen – alltså också med tanke på återanvändningen av det arkiverade materialet
Överlåtaren meddelar som en del av beredningen av överföringen de åtkomstbegränsningar som gäller materialet med hjälp av överföringsplanen och metadatablanketten. Överföringshanteraren kontrollerar innehållen i dessa och vid behov kommer uppgifterna om begränsningarna att gås igenom på nytt med överlåtaren. Överlåtaren kopplar de nödvändiga åtkomstbegränsningarna till överföringspaketen i överföringsgränssnittet, och efter att överföringen har godkänts gäller åtkomstbegränsningarna på ett korrekt sätt även i webbtjänsten Astia.
Strukturen av materialet som ska överföras
Filer som ska överföras ska vara intakta och giltiga samt i ett filformat som godkänts av Riksarkivet. Den teckenuppsättning som används i textfilen (t.ex. CSV eller xml) ska ha formatet ISO 8859-15, UTF-8, UTF-16 eller UTF-32. En förteckning över de filformat som tas emot samt andra krav som gäller filer finns i denna anvisning (pdf på finska).
För närvarande finns det tre överföringsstrukturer, strukturerat informationsmaterial, digitaliserat informationsmaterial och SÄHKE2-informationsmaterial. I slutet av 2022 publiceras den nya överföringsstrukturen för övrigt digitalt informationsmaterial.
- I överföringsstrukturen för strukturerat informationsmaterial kan man överföra strukturerade data – material i xml-, json- eller csv-format. Strukturerade data kan vara diariematerial eller annat registermaterial, datasammanställningar från databaser eller till exempel statistikmaterial. Se anvisning (pdf, på finska).
- SÄHKE2-överföringsstrukturen är avsedd för material enligt Riksarkivets SÄHKE2-datamodell, det vill säga främst för material som bildats i ärendehanteringssystem. Se anvisning (pdf, på finska).
- I överföringsstrukturen för digitaliserat informationsmaterial kan man överföra informationsmaterial som digitaliserats enligt Riksarkivets krav i fråga om digitalisering som inriktas på förstöring KA/3357/07.01.02.04.02/2019 och KA/15780/07.01.02.04.02/2020. Se anvisning (pdf, på finska).
- I överföringsstrukturen för övrigt digitalt informationsmaterial är det möjligt att överföra filer i kontorsprogramformat (Excel, pdf, Word osv.) och AV-format, ljud och levande bilder i samma överföringspaket. Se anvisning (pdf, på finska).
En överföringspost är en enskild logisk helhet som har bildats av det informationsmaterial som ska överföras. Informationsmaterialet kan delas upp i en eller flera överföringsposter.
Överföringsposten kan delas upp i ytterligare en eller flera mindre helheter, överföringspaketet. I praktiken är det inte meningsfullt att dela upp en överföringspost i ett omotiverat stort antal överföringspaket.
Överföringspaketet innehåller det material som ska arkiveras i ett format och en struktur som stämmer överens med den valda överföringsstrukturen.
Det material som ska överföras ska vara komprimerat till en TAR-fil, TAR-filen får dessutom komprimeras till ett förlustfritt GZIP- eller BZIP2-format. Den här filen är ett överföringspaket.
I SÄHKE2-material är materialet och överföringspaketet samma sak: materialet överförs ett paket åt gången. I de övriga överföringsstrukturerna preciseras materialets indelning i paket i samband med planeringen av överföringen.
Informationsmaterial kan delas upp i överföringsposter och -paket till exempel på basis av en tidsmässig avgränsning av materialet, materialets offentlighet eller materialets innehåll, såsom uppgiftsklass eller ärendegrupp.
Den kompletterande dokumentationen ska inbegripa dokumentation som stöder användningen av materialet och dess begriplighet. Det är bra att utarbeta den kompletterande dokumentationen på basis av dokumentation som upprättats om materialet under det ursprungliga användningsändamålet. Dokumentet Gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar (på finska) innehåller en förteckning över den dokumentation som ska förvaras tillsammans med elektroniskt material som förvaras varaktigt. Exempel på kompletterande dokumentation
- diariescheman
- koder som används i materialet och deras värdegrupper
- beskrivning av informationsmaterialets struktur; vilka datasammanställningar materialet består av, till exempel i tabellform
- beskrivning av datasammanställningarnas interna struktur, t.ex. beskrivningar av kolumner och fält i CSV-filer
- relationer; förhållanden mellan datasammanställningar
Tidsplan för överföring av material
Tidsplanen fastställs huvudsakligen av överlåtaren själv, eftersom den egentliga överföringen av materialet grundar sig på överlåtarens egen verksamhet. Skapandet av överföringspaket kan inledas även om avtalet fortfarande slutförs, om materialet är giltigt på basis av testmaterialet och de uppgifter som ska överföras är kända. Överlåtaren kan påskynda överföringsprocessen genom att utföra flera överföringssteg samtidigt. För Riksarkivets del kan överföringen göras mycket snabbt efter undertecknandet av avtalet.
Det lönar sig dock för överlåtaren att kontakta tjänsten för digital arkivering i god tid, helst ett halvår före den planerade tidpunkten för överföringen, särskilt om överlåtaren inte tidigare har överfört materialet till tjänsten för digital arkivering. Det är också bra för överlåtaren att se till att det informationsmaterial som ska överföras har ett gallringsbeslut som tar ställning till de uppgifter som arkiveras på uppgiftsnivå, eftersom värderingen är en process som är separat från överföringen.
Materialet är tillgängligt webbtjänsten Astia med ett par dagars fördröjning från överföringen.
Efter överföringen
Överlåtaren sörjer för materialets informationsservice under förvaringsfasen. I arkiveringsfasen överförs ansvaret för informationsservicen till Riksarkivet.
Myndigheten kan i regel förstöra material som överförts till Riksarkivet efter det att de på ett godkänt sätt kan sökas i webbtjänsten AstiaÖppna länk i nytt fönster.. Materialets livscykelfas bör dock beaktas:
- När det gäller material i förvaringsfasen är myndigheten fortfarande registeransvarig, och i regel tillhandahåller myndigheten själv också informationsservicen för dessa material. Bruksexemplar av materialet blir tillgängliga för sökning av myndigheten i webbtjänsten AstiaÖppna länk i nytt fönster., men överlåtaren kan enligt avtal förvara exemplaren under materialets förvaringsfas. Med tiden kan myndigheten söka bruksexemplar av materialet i Riksarkivets webbtjänst Astia, men i praktiken har flera myndigheter på grund av informationsservice hittills behållit bruksexemplaren hos sig själva.
- Riksarkivet är registeransvarig i fråga om materialen under arkiveringsfasen, och i fråga om dessa material ansvarar Riksarkivet också för informationsservicen. Därför ska myndigheten förstöra material som befinner sig i arkiveringsfasen när de på ett godkänt sätt kan sökas i webbtjänsten Astia. Informationshanteringsnämndens rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial belyser begrepp som hänför sig till förvaring, förstöring och arkivering av informationsmaterial och handlingar.
Materialet jämte beskrivningsuppgifter kommer att bli tillgängligt i Riksarkivets webbtjänst Astia enligt materialets åtkomstbegränsningar. Offentliga material, som inte innehåller personuppgifter, är fritt tillgängliga i Astia. Material som innehåller sekretessbelagda personuppgifter och andra uppgifter vars åtkomst ska begränsas kräver ett separat användningstillstånd. Beskrivningsuppgifter som förts in i metadatalagret är alltid offentliga.
Överföringen utförs av myndigheten själv i överföringsgränssnittet. Tjänsten för digital arkivering bistår i överföringen vid behov.
Vid problem kan du kontakta tjänsten för digital arkivering: [email protected].