Beskrivning av arkivering och dokumenthantering

Sedan 1980-talet har man försökt hantera handlingar och information med olika planer. Deras gemensamma mål är att stödja hanteringen av informationens livscykel och informationens användbarhet samt att besvara frågan om vilken information myndigheten äger och vilken information den ansvarar för.

Den arkivbildningsplan (AMS) som föreskrivs i arkivlagen innehåller de handlingar som tillkommer i myndigheternas verksamhet och handlingarnas förvaringstider och förvaringssätt, och är särskilt lämplig för hanteringen av analogt material. Till AMS-guiden (pdf, på finska).

I början av 2000-talet utvecklades en plan för informationsstyrning (TOS) för förvaltning av digital information som bygger på verksamhetsbaserad klassificering och fungerar som ett integrerat verktyg för skapande av metadata och hantering av livscykeln i informationssystemet.

Informationshanteringsmodellen (THM) bygger på lagen om informationshantering (2019). Den strävar efter att hantera en större helhet än tidigare samt att minska överlappande beskrivningar, och kan innehålla tidigare beskrivningar, till exempel AMS och TOS. Informationsförvaltningsnämnden har utfärdat en rekommendation om innehållet i informationshanteringsmodellen.

Beskrivningen ur perspektiven livscykel och arkivering

Läs mer om informationsstyrning

Arkivbildningsplanen och informationsstyrningsplanen innehåller typiskt organisationens nuvarande verksamheter och material som ständigt bildas. Ur arkivhanteringens synvinkel är det viktigt att myndigheten även har beskrivningar av de informationsmaterial som inte längre samlas in. 

Den uppgift och uppgiftskategori som används i arkivbildningsplanen och informationsstyrningsplanen är en aspekt av den information som dokumenterar informationens kontext, hantering och andra skeden av livscykeln. När handlingar upprättas, tas emot och behandlas anknyter de dessutom till bl.a.

  • annat informationsmaterial 
  • olika driftprocesser
  • olika aktörer - till exempel upprättaren, mottagaren, informationshanteringsenheten, enheten
  • plats och plats - stad, mark, fastighet, byggnad
  • olika tidpunkter - tid för utarbetande, tidpunkt för färdigställande, överföringstid 

Läs mer om uppgiftsklassificering