Digitalt material

Med digitalt informationsmaterial avses både ursprungligen digitalt material och digitaliserat material. På dessa webbsidor finns anvisningar och information om hur du planerar och hanterar arkiveringen av digital information i din organisation.

När det gäller digital information ska man ta hänsyn till att det är beroende av utrustning, programvaror och format. Ett enskilt informationssystems livscykel är alltid kortare än livscykeln för den information som ska arkiveras. Men arkivmaterial ska finnas tillgängligt och kunna användas om hundratals år – på samma sätt som gamla handlingar i pappersform fortfarande finns tillgängliga för oss i dag.

För att garantera bevarandet och arkiveringen av digital information krävs framförhållning och underhåll. Ett tillförlitligt sätt att förvara information ska säkerställas i alla faser av informationens livscykel. Det material som ska arkiveras ska också kunna specificeras och avgränsas från annat informationsmaterial.

Framgångsrik arkivering kan garanteras genom livscykelplanering, där man bland annat använder sig av en arkivbildningsplan och andra planer för och beskrivningar av informationshanteringen. Vid sidan av dessa behövs tillräckliga beskrivande uppgifter och dokumentation om själva materialet och till exempel om relaterade begrepp, metadata och kodlistor. Materialet ska dessutom förvaltas i godkända informationsstrukturer och format.

Det är viktigt att samarbeta med olika experter på informationshantering. Bland annat tekniska och administrativa åtgärder som rör dataskydd och informationssäkerhet stöder den digitala förvaringen och säkerställandet av arkiveringen. Samtidigt stöder metoderna för arkivering och förvaring genomförandet av dataskyddet och informationssäkerheten.

Informationshanteringsnämnden ger rekommendationer om informationssäkerheten inom den offentliga förvaltningen.