Arkivering och begrepp inom arkivbranschen 

Arkivering är en del av livscykeln för handlingar som ska arkiveras. Begreppen och arkiveringsprinciperna inom arkivbranschen ändrades när lagen om informationshantering trädde i kraft. Det rum för tolkningar som finns i lagstiftningen kommer sannolikt att förtydligas i samband med att arkivlagen förnyas.    

• Arkiveringen planeras eller har planerats som en del av planeringen av den övriga informationshanteringen. 
• Terminologin inom informationshantering och arkivbranschen har ändrats.

Informationsmaterialens livscykel

Dokumentinformationens livscykel omfattar upprättandet av en handling eller att en handling anländer till en organisation, anslutning av den till organisationens informationslager och användning av den i organisationen. Därefter förstörs eller arkiveras dokumentinformationen. Hela livscykelhanteringen kräver planering och målet är att dokumentinformationen ska bevaras tillgänglig och beviskraftig. I planeringen av organisationens informationshantering som helhet ingår också planering av arkiveringen.  

Lagen om informationshantering (lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019) medförde från början av 2020 ändringar både i begreppen och principerna för arkivering inom arkivbranschen och i livscykeltänkandet vad gäller informationsmaterial. Lagen innehåller emellertid inga egentliga bestämmelser om arkivering. Innan lagen om informationshantering trädde i kraft har informationsmaterialets livscykel beskrivits med några olika modeller, av vilka de mest kända i den finländska arkivvärlden har varit indelningen i tre livscykelfaser: aktiv, passiv och historisk fas.  

Bild: Modell för livscykeltänkande innan lagen om informationshantering trädde i kraft, Källa: Arkistotoimi ja asiakirjahallinto (Arkivfunktionen och dokumentförvaltningen). Helsingfors 1994, s. 53.

Bild: Förvaring och arkivering av informationsmaterial i enlighet med lagen om informationshantering.

Nya begrepp inom informationshantering och arkivering vid sidan av de gamla 

Lagen om informationshantering som trädde i kraft 2020 har påverkat begreppen inom arkivbranschen i större utsträckning än livscykeltänkandet. Innan lagen om informationshantering trädde i kraft och fortfarande i arkivlagen avses med begreppet "varaktig förvaring" informationsmaterial som enligt Riksarkivets föreskrifter ska förvaras varaktigt och som bland begreppen i lagen om informationshantering motsvarar informationsmaterial som ska arkiveras. I lagen om informationshantering avses med varaktig förvaring att informationsmaterialet förvaras för det ursprungliga användningsändamålet. Riksarkivet kan bestämma om arkivering av dessa informationsmaterial som ska förvaras varaktigt för det ursprungliga användningsändamålet. 

Bild: Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (lagen om informationshantering) 906/2019 definierar begreppen på nytt.

Arkivlagen förnyas som bäst och i och med reformen förenhetligas begreppen med begreppen i lagen om informationshantering. Ändringen av begreppen har förståeligt medfört utmaningar och till och med missförstånd i informationshanteringen och arkiveringen. När det gäller tolkningen av begreppen är det viktigt att veta för vilken tid anvisningen, föreskriften eller beslutet gäller och hur de begrepp som används i den förhåller sig till de uppdaterade begreppen.

Tabell 1: Begrepp i arkivlagen och lagen om informationshantering

Mer information:

• Rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och åtgärder efter förvaringstidens slut, Finansministeriets publikationer 2022:54.