Tjänsten för digital arkivering
Riksarkivet tillhandahåller en tjänst för digital arkivering och långtidsförvaring. Vi ser till att nationellt värdefull digital dokumentinformation bevaras som en del av kulturarvet för kommande generationer. Vi är det digitala minnet för vår nation.
Vi gör den digitala arkiveringen så smidig som möjligt så att beviskraften för den information som ska arkiveras bevaras under alla förhållanden. Det lyckas vi med endast genom samarbete. Vi förbinder oss att alltid beakta behoven och de särskilda kraven hos våra kunder och deras material.
Tjänsten för digital arkivering är en del av arkiveringshelheten
Tjänsten för digital arkivering är avsedd för organisationer inom statsförvaltningen och den offentliga förvaltningen (nedan ”Överföraren”). Överföringen Tjänsten för av digitala material är en mångsidig process som avslutas, när Riksarkivet har godkänt tagit emot de digitala informationsmaterialen.
Från och med 2025 är Riksarkivets tjänst för digital arkivering tillgänglig för hela den offentliga förvaltningen, det vill säga till exempel kommuner, högskolor och välfärdsområden kan också arkivera sina material hos Riksarkivet. Läs mer om utvidgningen.
Tjänstebeskrivning (på finska) av Tjänsten för digital arkivering.
Digitalt informationsmaterial kan överföras till Riksarkivet av de arkivbildare som nämns i arkivlagens 1 § och de aktörer som definieras i 14 § 3 mom.
Digitalt informationsmaterial som enligt arkivlagen har bestämts att ska arkiveras kan överföras till Riksarkivet.
Informationsmaterialet kan vara offentligt eller åtkomstbegränsat och innehålla personuppgifter, särskilda kategorier av personuppgifter eller personuppgifter om fällande domar i brottmål och överträdelser. Säkerhetsklassificerat material kan dock inte överföras till tjänsten.
Informationsmaterial kan överföras till Riksarkivet för förvaring, när
- materialen vad gäller livscykeln är i arkivfasen
- det finns inte längre behov av att redigera materialet
- Materialen har en lång förvaringstid och informationsservicen kring dem är liten
Överföraren ansvarar för eventuella kostnader som uppkommer för att göra informationsmaterialet överföringsklart. Själva överföringen till Riksarkivet är i princip avgiftsfri.
Enligt 4 § 1 mom. i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) är förvaring av informationsmaterial avgiftsfritt för de informationshanteringsenheter som nämns i momentet. För andra överförande aktörer är förvaringen av informationsmaterial avgiftsbelagd.
Kundkanalerna för Tjänsten för digital arkivering
Våra kunder befinner sig i olika situationer och har olika behov. Identifiera din egen kundkanal och kontakta Tjänsten för digital arkivering enligt anvisningarna.
Handledningsprogrammet SAPA-expert är ett program som riktar sig till aktörer som överför informationsmaterial för första gången, under vilket man i detalj går igenom överföringsprocessens faser, dokument och anvisningar samt genomför själva överföringen av informationsmaterial. Vi har byggt en färdig tidtabell i SAPA-experten, inom vilket överföringen framskrider stegvis. Läs mer om SAPA-experten (på finska).
En självständig överförare har redan erfarenhet av överföringsprocessen i Tjänsten för digital arkivering och av att överföra informationsmaterial till Riksarkivet. Överföraren kan använda sig av de anvisningar som finns på webbplatsen, planera överföringen av informationsmaterial utifrån Överförarens ansvarsområden och självständigt producera den dokumentation som behövs i Tjänsten för digital arkivering. Överföringsprocessen börjar med att fylla i kontaktformuläret (på finska) och därefter håller Överföraren och Riksarkivet ett startmöte för överföringen.
Ett brådskande fall gäller ofta en nedstängning av ett datasystem eller en annan situation där överföringen har en strikt tidtabell. Överföringsprocessen börjar med att fylla i kontaktformuläret och därefter håller Överföraren och Riksarkivet ett startmöte för överföringen.
Så här förbereder du dig för överföringen
Överföringen av informationsmaterial bör betraktas som ett projekt där Överföraren och Riksarkivet har egna ansvarsområden. Överföringsprocessen kräver att alla parter förbinder sig att genomföra processen ända från början till slut. Överföraren bör åtminstone förstå följande saker när planeringen av överföring av informationsmaterial inleds. Bekant dig också med överförarens checklista.
Utforma den informationshelhet i din organisation som du vill överföra till Riksarkivet för långvarig förvaring. Materialet ska enligt ett gallringsbeslut arkiveras (enligt arkivlagen 831/1994 förvaras varaktigt).
Säkerställ att informationsmaterialet har ett uppdaterat gallringsbeslut. Du behöver gallringsbeslutets ärendenummer för ansökan. Om materialet inte har något gallringsbeslut eller om det inte är uppdaterat, kontakta viranomaisohjaus@kansallisarkisto.fi.
Är materialet i överförbart format? På sidan Skapa överföringspaket finns närmare beskrivningar av överföringsstrukturerna och de filformat som tas emot.
Fundera på vilken kompetens som behövs vid överföringen med tanke på materialets karaktär. Finns den nödvändiga kompetensen inom organisationen (t.ex. en ämnesexpert) eller behöver man eventuellt ta hjälp av av en tredje part (t.ex. en systemleverantör).
Användning av informationsmaterialen
När det digitala materialet har överförts via tjänsten för elektronisk arkivering, kan det laddas ned från webbtjänsten Astia. Ta del av webbtjänsten Astia och villkoren för användning av tjänsten.
Kontakta oss
Har du frågor om överföring av digitalt material? Börja planera överföringen genom att sätta dig in i innehållet på webbplatsen och i materialet på instruktionsbanken. Se också vanliga frågor av Tjänsten för digital arkivering (på finska).
Om ditt ärende gäller en ny överföring av material, ska du fylla i ett kontaktformulär (på finska). På formuläret ber vi dig att lämna preciserande information om det material som ska överföras. I andra ärenden ber vi dig kontakta oss per e-post på [email protected].
Beakta att material som ska överföras ska ha ett gällande gallringsbeslut. Om gallringsbeslut saknas, ska du kontakta Bevarande- och gallringstjänsten.
Om du söker information om överföring av analogt material eller massdigitalisering, bekanta dig med webbsidor om överföringar.
Om du behöver information om mottagande och överföring av privatarkiv till Riksarkivet, gå till sidan Så här överlåter du ditt privata arkiv till Riksarkivet
Om du har allmänna frågor om bevarande och gallring, arkivbildning och -förvaltning eller planering av digitalisering, ta kontakt :[email protected].