Efter överföringen

När informationsmaterial framgångsrikt har överförts till Riksarkivet ska det sörjas för informationstjänstansvar i anknytning till materialet. Användningen av materialet efter överföringen diskuteras redan i samband med överföringen. Riksarkivets tjänst Astia möjliggör också användningen av material som befinner sig i förvaringsfasen med tanke på informationstjänsten.

Granskning av informationsmaterial

Överlåtaren ska kontrollera att det informationsmaterial Riksarkivet tagit emot och storleken på det ursprungliga materialet (överföringspaketet) överensstämmer. När det gäller information i lagringsfasen ska överlåtaren också säkerställa informationsmaterialets integritet. Om överlåtaren upptäcker avvikelser ska hen kontakta tjänsten för digital arkivering [email protected]

Ansökan om åtkomsträttigheter till informationsmaterial i lagringsfasen görs i Astia.

Informationstjänst 

I princip är det Överlåtaren som har ansvaret för informationstjänsten vad gäller material i förvaringsfasen och Riksarkivet som har ansvaret för material i arkivfasen. Överlåtaren kan genomföra informationstjänsten antingen med hjälp av Riksarkivets webbtjänst Astia eller med hjälp av en materialkopia som överlåtaren har. Informationstjänsten för informationsmaterial som är i förvaringsfasen beskrivs närmare i tjänstebeskrivningen för Riksarkivets tjänst Astia och i bruksanvisningarna för Astia.  

När det gäller kopior av material är det viktigt att komma ihåg det ansvar som kommer från lagen när materialet överförs till arkivfasen. Enligt informationshanteringslagen (906/2019, § 21) ska informationsmaterial arkiveras eller förstöras omedelbart på ett säkert sätt efter att lagringstiden har löpt ut.

Om det är motiverat att överföra informationsmaterial som en offlineöverföring och materialet inte är tillgängligt via Astia, sörjer Riksarkivet vid behov för informationstjänsten på grundval av avtal även vad gäller material i förvaringsfasen.  

Användning av material

Material som överförts via överföringsgränssnittet för tjänsten för digital arkivering blir tillgängliga via ​​​​​​​Astia. Överföraren fastställer vilka som får användarrättigheterna till informationen som finns i lagringsfasen och ansöker om dem från Astia-tjänsten. 

Tillgängligheten av vissa offentliga informationsmaterial som innehåller personuppgifter regleras individuellt mellan överföraren och Riksarkivet genom Astia. Sådan informationsmaterial kan inkludera exempelvis material som har varit offentligt tillgängligt hos en myndighets webbsidor men innehåller namnet på den tjänsteman som hanterat ärendet. De överenskomna lösningarna presenteras individuellt i överföringsplanen.

Personuppgiftsansvar och behandling av personuppgifter

Enligt överföringsavtal är Riksarkivet personuppgiftsbiträde och Överlåtaren personuppgiftsansvarig för informationsmaterial som är i förvaringsfas. Parterna förbinder sig att följa gällande lagstiftning om behandling av personuppgifter och dataskydd i sin verksamhet. Riksarkivet är personuppgiftsansvarig för informationsmaterial som är i arkiveringsfas och som har överförts till Riksarkivet. Arkivet bär de ansvar och skyldigheter enligt dataskyddslagstiftningen som detta medför.

Säkerhetsincident

Om du upptäcker en säkerhetsincident relaterad till digitala informationsmaterial eller misstänker en sådan, fylla i registreringsformuläret på vår webbplats.

Anmäl säkerhetsincident

Respons om Astia-tjänsten

Om du upptäcker ett kritiskt fel relaterad till användning av informationsmaterial i Astia-tjänst (t. ex. användning av material är inte möjligt) eller misstänker ett fel i användarrättigheter, kontakta Tjänsten för digital arkivering, [email protected]. I övriga fall som gäller Astia-tjänsten, använd Astias responsblanketten.