Förvaring av digital information som ska arkiveras
Målen och metoderna för förvaring, arkivering och långtidsbevarande av digital information stöder varandra. I vardagsspråket avses med förvaring ofta säkerställande av handlingars och informationsmaterials bevarande, oavsett om det är fråga om förvaring av information i det ursprungliga eller därmed jämförbara användningsändamålet eller arkivering.
Förvaring, arkivering och långtidsbevarande av digital information
Tekniska, administrativa och strategiska åtgärder för att säkerställa informationens bevarande och integritet innan informationen i enlighet med dess förvaringstid antingen arkiveras eller förstörs.
Arkivering omfattar förutom teknisk förvaring även identifiering och tillhandahållande av material som är betydelsefullt med tanke på kulturarv och forskningsvärde.
Förvaring av information i felfri och självständigt begripligt form så länge att det är nödvändligt att beakta tekniska förändringar, nya lagringsmedier, filformat och förändringar i användargrupperna.
Innan information som ska arkiveras övergår i arkivfasen i sin livscykel kan den användas och förvaras en mycket lång tid i det ursprungliga eller därmed jämförbara användningsändamålet. Alternativt kan tiden vara tämligen kort. Hela informationssystemets livscykel kan också upphöra före materialet som ingår i systemet övergår i arkivfasen.
Information i arkivfasen kan förvaras i sitt ursprungliga system eller till exempel i ett separat förvaringssystem. Till dess att materialet överförs till arkivaktören ska aktören dock alltid säkerställa äktheten, bevarandet och användbarheten av den dokumentinformation som ska arkiveras. Arkivorganisationen sörjer för långtidsbevarandet av informationen och tillhandahållandet av informationen för forskningssyften.
Arkiverad information ska kunna användas även om användaren inte känner till materialet eller dess historia och ursprungliga användningssätt. Vid sidan av de övriga metoderna för hantering av digital information används därför särskilt klassificering, beskrivning och dokumentation av information vid arkivering. Samma synvinklar ska också beaktas när förvaringstiden i det ursprungliga användningsändamålet eller som bevis för rättigheter eller skyldigheter är mycket lång.
Informationshanteringsnämndens Rekommendationssamling om tillämpningen av vissa bestämmelser om informationssäkerhet handlar också förvaring av information och hantering av därmed sammanhängande risker.
Information i arkivfasen är integrerad och beviskraftig
- Informationen dokumenterar på ett uttömmande och korrekt sätt de åtgärder, uppgifter eller fakta för vilka den förvaras som bevis. Dokumentationen är inte bristfällig, motstridig eller selektiv.
- Av informationen framgår vilken instans eller vilket informationssystem som har skapat, ändrat eller registrerat informationen och vid vilken tidpunkt.
- Informationen har skyddats mot obehöriga tillägg, raderingar och ändringar. Oavsiktliga ändringar kan upptäckas, identifieras och spåras.
- Genom klassificering, metadata och dokumentation har informationen ställts in i nödvändiga sammanhang (kontext) så att den kan lokaliseras och hämtas.
- Informationen är tillgänglig i enlighet med aktuella behörigheter.
- Genom klassificering, metadata och dokumentation har informationen ställts in i nödvändiga sammanhang (kontext) så att den kan användas och tolkas.
- Informationen finns i godkända och stödda informationsstrukturer och format.
Filformat för material som ska arkiveras
Digitalt långtidsbevarande bygger på kontrollerade migrationer (konversioner) där materialet alltid vid behov och förlustfritt konverteras till ett nytt filformat som lämpar sig för förvaring.
Migration där filens alla centrala egenskaper bevaras på ett tillförlitligt sätt bygger på ett noggrant iakttagande av filformatsstandarderna och på automatisk kvalitetssäkring. Därför ska materialet överföras till arkivet för långtidsbevarande i ett sådant filformat för vilket nödvändiga konversioner kan göras.
Informationen om filformat som är godkända för långtidsbevarande uppdateras utifrån teknisk utveckling och erfarenheter av mottagande och förvaring av digitalt material. Det är bra att följa med utvecklingen och försöka planera förvaringen och hanteringen av den egna digitala informationen även ur denna synvinkel.
Dessutom ska filerna alltid kunna användas självständigt. Användningen eller tolkningen av dem får med andra ord inte vara beroende av sådana externa informationslager, applikationer eller tjänster som inte förvaras i samband med filen.
Alla modifieringar som görs under informationsmaterialets livscykel kan äventyra bevarandet av informationens integritet i tekniskt eller innehållsmässigt hänseende. Onödiga filkonversioner bör undvikas, och filer behöver inte rutinmässigt konverteras till ett annat filformat med anledning av arkivering. När man gör väl genomtänkta konversioner är det bra att noga kontrollera kvaliteten på dem.
Det ursprungliga filformatet bör bevaras vid sidan av den eventuella arkivversionen (till exempel PDF/A-version). I arkivfasen kan det vara det bästa alternativet med tanke på användbarheten, men också när det gäller informationsinnehållet, långtidsbevarandet och arkiveringen. Läs mer om pdf-formatet.
På webbplatsen för Riksarkivets Tjänst för digital arkivering finns en uppdaterad förteckning över de filformat som Riksarkivet tar emot (pdf på finska). Förteckningen kan utnyttjas även om organisationen inte tänker överföra något material till Riksarkivet just nu. För närvarande finns till exempel många av de format som skapas med de vanligaste kontorsprogrammen bland de filformat som Riksarkivet tar emot.