Överföring av information som ska arkiveras

Hantering av information som ska arkiveras kräver att informationen minst en gång överförs från den ursprungliga systemmiljön till en annan. I idealfallet är den första överföringen samtidigt en överföring till det slutliga arkivet. Ofta är man dock tvungen att före överföringen till arkivet överföra informationsmaterialet till andra informationssystem eller förvaringssystem.

Aktören ansvarar för att det material som ska arkiveras efter varje överföring under sin livscykel är beviskraftigt, tillgängligt och begripligt.

I praktiken är överföringen av informationsmaterial som ska arkiveras alltid ett projekt som kräver en noggrann planering och specifikationer, arbete som utförs av systemleverantören, tjänsteleverantören eller någon annan teknisk partner samt beredskap för kostnader.

Man kan inverka på kostnaderna genom att bland annat planera hanteringen av informationens livscykel i informationssystem och verksamhetsprocesser. 

Planering av arkivöverföring

Med stöd av arkivlagen och genom Riksarkivets gallringsbeslut fastställs de handlingar och informationsmaterial som ska förvaras varaktigt (arkiveras). Vid planering och genomförande av arkiveringen och arkivöverföringen är det viktigt att identifiera den helhet som ska arkiveras enligt gallringsbeslutet. Helheten kan finnas i en eller flera informationskällor (till exempel informationssystem).

Den helhet som ska arkiveras ska vara tillräckligt omfattande och detaljerad. Annars kan den inte senare användas i forskningssyfte. Materialet ska också alltid medföljas av de metadata som dokumenterar och beskriver materialet.

Ta del av anvisningarna om identifiering av digitalt material som ska arkiveras och andra anvisningar om arkivöverföringar på webbplatsen för Riksarkivets Tjänst för digital arkivering.

Förvaringssystem

Information som lagras i de så kallade förvaringssystemen kan vara information som ska förvaras en bestämd tid, information som ska förvaras varaktigt eller information som ska arkiveras. I systemen har man vanligtvis beaktat klassificeringen av informationen, fastställandet av bevarandevärdet och förvaringstiderna, bevarandet av informationen i oförändrad form, förstöringen av onödigt informationsmaterial och överföringen av informationsmaterial till exempelvis ett arkiv.

Även vid planeringen och ibruktagandet av ett förvaringssystem är det bra att säkerställa att den information som ska arkiveras är användbar, bevaras i begriplig form och överförs när förvaringssystemets livscykel går ut.

När information som ska arkiveras överförs till ett förvaringssystem ska man förutom den innehållsmässiga och tekniska integriteten också planera omfattningen, noggrannheten och begripligheten hos den informationshelhet som ska överföras med tanke på den framtida forskningen.

Testa på många olika sätt

Informationsmaterialet eller den information som gäller det får inte oavsiktligt eller uppsåtligen förändras när det material som ska överföras sammanställs och överförs. Eventuella förändringar ska alltid kunna spåras och dokumenteras.

Omfattningen och integriteten av den information som ska överföras ska bedömas och testas

• i de olika faserna av överföringsprocessen
• ur flera olika perspektiv

Utöver informationens tekniska integritet ska informationsinnehållets integritet testas. Därför är det bra att involvera förutom tekniska experter även experter på informationshantering och ursprungliga användare av informationen.

Testning är alltid viktig, men särskilt när man avser att avveckla den ursprungliga applikationen eller det ursprungliga systemet och informationens integritet inte längre kan verifieras i den ursprungliga miljön.