Beaktande av arkivering i informationssystem

Digital information behandlas och förvaras i informationssystem. Därför ska förutsättningarna för hantering av informationens livscykel och för arkivering av information vara en del av planeringen av verksamhetsprocesserna och informationssystemen.  De lösningar som tagits fram för att hantera livscykeln ska också administreras.

Information som överförts till arkivfasen används inte längre i dess ursprungliga eller därmed jämförbara syfte. Med andra ord innebär arkivering att informationens användningsändamål förändras. Förutsättningen för digital arkivering är alltså en tillförlitlig specificering av den information som ska arkiveras och avgränsning av den från information som används aktivt eller som är i förvaringsfasen.

Antalet informationssystem och olika plattformar för digital information ökar snabbt. Hanteringen av informationens livscykel och fastställandet av informationens förvaringsvärde har inte alltid beaktats i dem. I samband med systemutvecklingen är det dock bra att planera hela livscykeln för både informationssystemet och den information som behandlas i det.

Med tanke på arkivering ska man i informationssystemet ta hänsyn till följande

  • specificering av material som befinner sig i olika faser av livscykeln

  • åtskiljande av den information som ska arkiveras från den övriga informationen

  • överföring av den information som ska arkiveras till arkivet eller till ett annat informationssystem

  • förvaring av den information som ska arkiveras i systemet fram till överföringen

  • att den information som ska arkiveras bevaras i begriplig och beviskraftig form

  • den arkiverade informationens bevarandeform, tillgänglighet och begriplighet

  • förstöring av den information som framgångsrikt överförts till arkivet i informationssystemet

Digital information som överförts till arkivfasen kan hanteras till exempel genom

  • statusförändringar i det informationssystem där informationen har behandlats
    • Exempel: Statusinformationen för material i arkivfasen är ”Arkiverat”, och för materialet finns behörigheter enligt denna statusinformation.
  • att överföra det informationsmaterial som ska arkiveras till ett annat informationssystem, till exempel ett förvaringssystem
  • att överföra informationsmaterialet till arkivet och för långtidsbevarande

I informationssystem och informationsprocesser skapas det ofta sådana beroendeförhållanden mellan uppgifter, som kan göra det svårt att framför allt förstöra information som redan har överförts till arkivet eller som ska förvaras en bestämd tid.

Riksarkivets lösning enligt SÄHKE2-bestämmelsen är att informationens livscykel hanteras med hjälp av en enhetlig struktur, metadata och på dem baserade hanteringsregler. Funktionerna baserar sig på informationsstyrning, dvs. en elektronisk arkivbildningsplan.

Informationens livscykel i olika informationssystem

Se också

Av ärendehanterings- och ärendebehandlingssystemens informationsstrukturer framgår den offentliga förvaltningens registrerings- och registerpraxis samt kraven på hantering av administrativa ärenden enligt lagstiftningen. Information som tillkommer och behandlas integreras i aktörens uppgifter och verksamhetsprocesser (strukturen ärende-åtgärd-handling).

I ärendehanterings- och ärendebehandlingssystemens har också fastställandet av informationens bevarandevärde och förvaringstid vanligen beaktats. Efter att förvaringstiden gått ut kan man hantera en rättidig förstöring av information som ska förvaras en bestämd tid eller arkiveringsåtgärder för hantering av information som ska arkiveras.

I andra informationssystem grundar sig informationens struktur sällan på lösningar som är typiska för ärendebehandling. Den referensram (kontext) som krävs för att kunna hantera och förstå information som ska arkiveras ska i andra informationssystem skapas med hjälp av andra strukturer, metadata och metoder för informationshantering. Likaså ska man planera de funktioner och rutiner som garanterar rättidig förstöring och arkivering av information.

Om funktionerna inte kan genomföras i ett informationssystem ska arkiveringen säkerställas genom planering av informationens och systemets livscykel samt genom manuell hantering av informationen utöver dokumentation av informationen och informationsstrukturerna.

Läs mer