Beskrivning och dokumentation av information som ska arkiveras

Metadata, beskrivningar och annan dokumentation gällande den information som ska arkiveras stöder informationens beviskraft och användbarhet.

Metadata är information som beskriver informationens innehåll, struktur, tillkomsthistoria, användningsvillkor och tekniska egenskaper. När det gäller digitalt informationsmaterial är skillnaden mellan egentlig information och kompletterande och beskrivande metadata inte alltid entydig. Ofta beror skillnaden också på perspektivet eller på hur informationen används.

Vid arkivering bidrar metadata särskilt till att informationsmaterialet är begripligt, enkelt att hitta och användbart och bevaras oberoende av tid och plats. Metadata som dokumenterar och beskriver materialet ska alltid medfölja materialet när det överförs till exempel från ett informationssystem till ett annat.

Beskrivningar och kompletterande dokumentation

Förutom metadata stöds informationens beviskraft och användbarhet även av beskrivningar och kompletterande dokumentation om informationsmaterialet. De säkerställer att materialets struktur och informationsinnehåll är begripligt i alla faser av materialets livscykel.

Till exempel arkivering av databasmaterial kräver förutom ett lämpligt förvaringsformat även en beskrivning av databasens struktur och innehåll.

Dokumentation och beskrivning samt förvaringsform och tekniska beskrivningar säkerställer att

• Framtida användare av informationen kan förstå informationsinnehållet.
• Framtida användare av informationen kan tolka användningsändamålet och tillkomstkontexten.
• Materialet kan behandlas maskinellt.
• Materialet kan bevaras utan att dess integritet har äventyrats.

Det ursprungliga systemet, den ursprungliga applikationen och användarexpertisen kommer inte längre att vara tillgängliga för eller hjälpa användare av informationen i de senare faserna av informationens livscykel. Detta bör man komma ihåg när man dokumenterar informationsmaterial som ska arkiveras. Även anvisningar om informationssystem och användning av dem dokumenterar förutom systemen och informationsstrukturerna också själva informationen.

Det är bra att dokumentera och beskriva informationsmaterialet och informationssystemen regelbundet under deras livscykel. Senast när det bara är få i organisationen som känner till innehållet i och användningen av informationsmaterialet bör man se till att materialet och användningssätten beskrivs och dokumenteras på ett mångsidigt sätt.