Valokuvien käsittelyohje

Ohjetta voi soveltaa myös silloin, kun valmistelet analogisessa muodossa olevaa aineistoa digitointia varten.

Fyysinen käsittely ja kunnostaminen

Käsittele kuvia puuvillakäsinein ja puhtaalla työalustalla. Älä altista kuvia turhaan päivänvalolle.
Vältä merkintöjen tekemistä suoraan kuviin, äläkä kirjoita kuvien päällä.
Puhdista varovaisesti irtolika ja pöly.
Pura muovitasku- ja kontaktimuovialbumit sekä albumit, joista kuvat irtoilevat; suositeltava kuvien kiinnitysmenetelmä albumeihin on pahviset kulmapalat.
Poista aineistosta muovitaskut, kuminauhat, helposti irtoavat teipit ja tarrat sekä klemmarit yms. metalliliittimet.

Älä tee sellaisia puhdistus- tai kunnostustoimenpiteitä, jotka voivat vahingoittaa kuvia. Esimerkiksi älä poista albumista kuvia, jotka ovat tarttuneet kuvapinnasta kiinni albumissa käytettyyn muoviin.

Poista kaksoiskappaleet ja valitse parhaat samaa kohdetta tai tilannetta toistavat otokset.
Jos olet epävarma jonkin aineiston säilytysarvosta, ota yhteyttä Kansallisarkistoon.

Valokuvien valinnan ja seulonnan tarkemmista kriteereistä katso ohje Valokuvien seulontakriteereitä (pdf).
Huomaa, että aineisto, joka seulontaohjeen mukaan on seulottavaa, voi olla säilyttämisen arvoinen osana kokonaisuutta.

Peruslähtökohta: säilytä aiemmin muodostetut kuvakokonaisuudet ja niille aiemmin luotu järjestys.
Siltä osin kuin aineisto on järjestämätön, ryhmittele kuvia tarvittaessa aiheen tai kuvatyypin mukaan.
Kuvia voidaan säilyttää asianmukaisesti suojattuna siinä arkistollisessa yhteydessä, mihin ne kuuluvat (esim. osana tutkimusaineistoa).
Esimerkki valokuvien ryhmittelystä
- Suku- ja perhealbumit
- Henkilökuvat (henkilöittäin)
- Ryhmäkuvat (esim. luokka- ja kokouskuvat)
- Matkailukuvat (matkoittain)
- Muut vapaa-ajan kuvat
- Rakennuskuvat
- Maisemakuvat
- Perinnekuvat
- Sota-ajan kuvat
- Juhlakuvat

Pyri tunnistamaan valokuvat (aihe, kuvaaja, kuvauspaikka ja -aika) ja erityisesti valokuvissa esiintyvät henkilöt.
Nimeä kuvat ja luetteloi ne juoksevaan numerojärjestykseen tai valitsemasi ryhmittelyperiaatteen mukaisesti.
Merkitse kuvan luettelotunnus (numero) suojakuoreen/albumiin kuulakärkikynällä. Jos suojakuoressa on useampi kuva, merkitse tunnus pehmeällä lyijykynällä valokuvan taakse ja kuvien jakso (esim. kuvat 1-10) suojakuoreen.

Valokuvia voi nimetä ja kuvailla myös suoraan albumiin tai suojakuoreen, mutta se ei poista erillisen valokuvaluettelon tarvetta. Valokuvaluettelon ja sen sisältämän kuvailutiedon tarkkuudesta sovitaan Kansallisarkiston kanssa.

Säilytä irrallisia valokuvavedoksia erityisissä suojakuorissa.
Albumin tai suojakuoren sisällä olevat vedokset eivät saa olla suorassa kosketuksissa toisiinsa.
Säilytä toistaan erillään paperivedokset ja negatiivit sekä väri- ja mustavalokuvat/-negatiivit.
Säilytä diakuvia ja lasinegatiiveja arkistokelpoisissa rasioissa tai laatikoissa, lasinegatiiveja vaaka-asennossa.
Valokuva-aineistoja varten on saatavilla niitä varten valmistettuja suojavälineitä. Suurikokoisia aineistoja voidaan suojustaa suojapaperilla.

Suojustaminen voidaan tehdä Kansallisarkistossa, missä tapauksessa luovuttaja vastaa materiaalikustannuksista.
Tutustu ohjeeseen pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista.

Selvitä kuviin mahdollisesti liittyvät tekijänoikeudet.
Tekijänoikeus valokuvateoksiksi tulkittuihin valokuviin on 70 vuotta tekijän kuolinvuodesta. Lisäksi valokuvaajalla on yksinoikeus määrätä valokuvasta, kunnes 50 vuotta on kulunut valmistusvuodesta. Ks. tekijänoikeuslaki 404/1961.