Siirrot massadigitoinnissa

Viranomainen voi siirtää analogisessa muodossa olevan aineiston Kansallisarkistolle osana massadigitoinnin palvelua, jossa aineistot keskitetysti digitoidaan, säilytetään ja arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa.

Siirron vaiheet

Massadigitoinnin tiekartan mukaisesti käynnistyvä siirto muodostuu neljästä vaiheesta.

Siirrosta sopimisen yhteydessä siirtävän viranomaisen ja Kansallisarkiston välille laaditaan sopimus, jossa sovitaan vastuut ja oikeudet aineiston siirtoon, vastaanottoon ja käyttöön liittyen. Sopimuksessa otetaan kantaa esimerkiksi siihen, onko siirrettävä aineisto säilyttämisen vai arkistoinnin vaiheessa. Lisäksi laaditaan siirtosuunnitelma, jonka avulla muodostetaan käsitys siirrettävästä aineistosta ja sen siirtovalmiudesta sekä tehdään aikataulutusta ja varataan resursseja. Tarvittaessa siirrettävälle aineistolle tehdään riskikartoitus.

Viranomainen tekee tarvittavan viranomaisvalmistelun Kansallisarkiston ohjeistuksen mukaisesti. Yksi keskeisistä viranomaisvalmistelun vaiheista on siirrettävän aineiston luettelointi ja kuvailu Kansallisarkiston AHAA-järjestelmään. Luettelointi- ja kuvailutiedot ovat edellytys aineiston käytettävyydelle. Viranomaisvalmistelun jälkeen aineisto kuljetetaan Kansallisarkistoon.

Aineiston vastaanoton yhteydessä Kansallisarkisto tarkastaa, että aineisto täyttää siirrolta edellytetyt Kansallisarkiston vaatimukset. Kansallisarkisto toimittaa viranomaiselle kirjallisen vahvistuksen hyväksytystä siirrosta.

Koko siirtoprosessiin on hyvä varata riittävästi aikaa. Seuraavassa on kuvattu siirron aikajana siirrosta sopimisesta siihen hetkeen, kun aineisto voidaan siirtää Kansallisarkistoon.

Ajantasainen seulontapäätös ennen siirron käynnistymistä

Viranomainen tarvitsee hyvissä ajoin, ennen siirrosta sopimista, ajantasaisen seulontapäätöksen, jotta siirrosta voidaan sopia ja viranomainen pystyy tekemään tarvittavat viranomaisvalmistelutoimet.

Viranomaisen tulee varmistaa, että siirrettävälle aineistolle on tehty arvonmääritys ja aineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallista arvoa on arvioitu osana säilytysmuodosta päättämistä. Tarkemmat ohjeet seulontaesityksen laadinnasta löytyvät Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapalvelun sivuilta. 

Siirto-ohjeistus

Kansallisarkisto on laatinut viranomaisia varten siirto-oppaan, jossa kuvataan yleisiä siirtoperiaatteita sekä siirtoihin liittyvät eri työvaiheet. Tutustu tarkemmin siirto-oppaaseen (pdf). 

Ohjepankissa on nähtävillä muuta siirto-ohjeistusta sekä siirrosta sopimisen yhteydessä käytettäviä asiakirjapohjia, kuten sopimus ja siirtosuunnitelma. Tutustu myös massadigitoinnin usein kysyttyihin kysymyksiin.