Siirrot Massadigitoinnin palvelussa

Massadigitoinnin palvelu on tarkoitettu valtionhallinnon viranomaisorganisaatioille (jatkossa siirtäjä), jotka voivat siirtää analogisessa muodossa olevan aineiston Kansallisarkistoon digitoitavaksi ja arkistoitavaksi yksinomaan digitaalisessa muodossa.

Siirron vaiheet

Massadigitoinnin palvelussa siirto muodostuu neljästä vaiheesta.

Siirrosta sopimisen yhteydessä siirtäjän ja Kansallisarkiston välille laaditaan sopimus, jossa sovitaan muun muassa vastuut ja oikeudet aineiston siirtoon, vastaanottoon ja käyttöön liittyen. Sopimuksen liitteeksi laaditaan siirtosuunnitelma, jonka avulla kuvataan siirrettäväksi suunniteltu aineisto ja siihen liittyvät käyttörajoitukset sekä otetaan kantaa, onko aineisto säilytys- vai arkistointivaiheessa. Lisäksi varmistetaan aineiston siirtovalmius sekä tehdään aikataulutusta ja varataan resursseja. Koko siirtoprosessiin on hyvä varata riittävästi aikaa.

Tarvittaessa siirrettävälle aineistolle tehdään riskiarvio, jonka tarkoituksena on kartoittaa ja arvioida riskejä, jotka liittyvät aineiston analogisesta muodosta digitaaliseen muotoon muuttamiseen. Aineiston olomuoto analogisesta digitaaliseen ja siten tavat käsitellä aineistoa muuttuvat.

Siirtäjä tekee tarvittavan viranomaisvalmistelun Kansallisarkiston ohjeistuksen mukaisesti. Yksi keskeisistä viranomaisvalmistelun vaiheista on siirrettävän aineiston luettelointi ja kuvailu Kansallisarkiston metatietojärjestelmään. Luettelointi- ja kuvailutiedot ovat edellytys aineiston säilyvyydelle ja käytettävyydelle. Viranomaisvalmistelun jälkeen aineisto kuljetetaan Kansallisarkistoon.

​​​Aineiston vastaanoton yhteydessä Kansallisarkisto tarkastaa, että aineisto täyttää siirrolta edellytetyt Kansallisarkiston vaatimukset. Kansallisarkisto toimittaa siirtäjälle kirjallisen vahvistuksen hyväksytystä siirrosta.

Ajantasainen seulontapäätös ennen siirron käynnistymistä

Siirtäjän tulee varmistaa, että siirrettävälle aineistolle on tehty arvonmääritys eli aineisto on määrätty arkistoitavaksi (pysyvästi säilytettäväksi) osana asiakirjallista kulttuuriperintöä. Lisäksi siirtäjä on arvioinut, että aineistolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa, jolloin se voidaan hävittää digitoinnin jälkeen. Tarkemmat ohjeet arvomäärityksestä ja seulonnasta ovat Kansallisarkisto kotisivuilla. Kulttuurihistoriallisen arvon arviointia koskevaan ohjeistukseen voit tutusta täältä.

​​​​​​Siirto-ohjeistus

Siirtäjiä varten on laadittu siirto-opas, jossa kuvataan yleisiä siirtoperiaatteita sekä siirtoihin liittyvät eri työvaiheet. Tutustu tarkemmin siirto-oppaaseen (pdf) . 

Ohjepankissa on nähtävillä muuta siirto-ohjeistusta sekä siirrosta sopimisen yhteydessä käytettäviä asiakirjapohjia, kuten sopimus ja siirtosuunnitelma.