Metadata och arkivbeskrivning

Med arkivmetadata avses en metadatahelhet som är nödvändig med tanke på användningen av informationsmaterial i arkiveringssyften. Målet är att säkerställa att de informationsmaterial som ska arkiveras ska kunna användas i arkivssyften för verksamhet och användning samt att beakta kraven och behoven av arkivering under informationens livscykel.

Handlingar och information som lagstiftats eller bestämts bli arkiverade förvaras utan tidsgräns som en del av handlingskulturarvet. Då betonas särskilt utnyttjandet av dem i mångsidigt forskningsbruk.

Arkivbeskrivning består av arkivmetadata som beskriver informationsmaterialet och dess kontexter och som beskriver materialets:

• innehåll
• struktur
• ursprung, såsom uppgifter och aktörer som har anknytning till hur informationsmaterialet uppstod
• behandling och livscykelhantering och aktörer med anknytning till dessa
• förhållande till annan information och informationsmaterial
• andra sammanhang
• begränsningar för användningen

Förutom beskrivande metadata omfattar arkivmetadata även administrativ metadata, som styr arkiveringen av informationsmaterial.

Bild 1: Arkivmetadata bildar en arkivbeskrivning som beskriver objektets kontext, innehåll och struktur samt hanteringen och behandlingen av det under hela dess livscykel. Den styr även för sin del arkiveringen av informationsmaterial. Riksarkivet håller som bäst på att fastställa en grundmetadatahelhet för arkiveringen. Med det avses en miniminivå för arkivmetadata med tanke på användning i arkiveringssyfte och styrning av arkivering.

Arkiveringen av informationsmaterial och annan livscykelhantering, lagring och användning av dem är förknippade med kvaliteten hos metadatan om dem. Med arkivbeskrivning säkerställs att informationsmaterial som ska arkiveras ska vara förståeliga, ha beviskraft, kunna identifieras och kunna tas i bruk även efter arkiveringen. Samtidigt stödjer man den kontinuerliga livscykelhanteringen av informationsmaterial som ska arkiveras eller har arkiverats.

Högkvalitativ arkivmetadata produceras på ett tillförlitligt sätt enligt standarder och enligt anvisningar och rekommendationer som har gjorts utgående från dem. Metadata ska vara riktig, tillräcklig till sin mängd, aktuell, förståelig och maskinläsbar. Metadatas ursprung ska dokumenteras.

Kvaliteten på metadata kan utvärderas till exempel med hjälp av Kvalitetskriterierna för informationsmaterial (pdf), som har producerats av Statistikcentralen.

Arkivbeskrivning som uppgift och process

Arkivbeskrivning innebär förutom arkivmetadata som beskriver informationsmaterialet även den uppgift och den process med vilka arkivmetadata produceras för objektet som ska beskrivas. Beskrivningen börjar i praktiken när informationsmaterialet som ska arkiveras bildas och fortsätter genom hela dess livscykel. Som uppgift är den därför inte begränsad till beskrivning i arkivet, utan det hör till informationshanteringsuppgiften av en aktör inom den offentliga förvaltningen att beakta arkiveringsändamålen för informationsmaterial vid produktionen av metadata.

I en digital verksamhetsmiljö är det ändamålsenligt att i en så stor utsträckning som möjligt producera den metadata som är nödvändig med tanke på arkiveringsändamålen med samma metoder och samtidigt med den metadata som är nödvändig med tanke på annan informationshantering. Därför ska man i sådana processer och informationssystem där det bildas informationsmaterial som ska arkiveras beakta synvinkeln och behoven av arkivbeskrivning.

Arkivmetadatans förhållande till annan metadata

Arkiverat informationsmaterial förvaras utan tidsgräns och användningssätten för det är i princip gränslösa. Informationens ursprungliga användningskontext, informationssystem, applikation eller sakkunskap hos producenterna och användarna av informationen är oftast inte längre tillgängliga och som stöd för den som utnyttjar arkiverad information.

Metadatadefinitionerna för arkivering strävar för sin del efter att säkerställa informationsmaterialens beviskraft och stödja deras användbarhet oberoende av sättet, tidpunkten och platsen för återanvändningen av informationen. Därför kan en viss metadata i samband med en arkivbeskrivning vara nödvändig även om kontexten, standarderna, praxis, lagstiftning eller ett enskilt informationssystem för informationshantering inte skulle förutsätta det.  Även krav som gäller nominellt samma metadata kan vara annorlunda ur arkivbeskrivningens synvinkel än ur synvinkeln av organisationens andra informationshantering.  En stor del av arkivmetadata är dock enhetlig med den metadata som betjänar och dokumenterar annan informationshantering.

Det väsentliga med tanke på metadata för informationsmaterial som ska arkiveras är att beakta deras framtida verksamhets- och användningskontext. Endast på så sätt är det möjligt att överföra och hantera den hela tiden växande digitala datamassan och låta människor använda den i arkiv. Det är viktigt att säkerställa beskrivningen av digitala informationsmaterial samt upprätthållandet av beskrivningsuppgifterna under materialens hela livscykel. Till exempel metoder för automatisk innehållsigenkänning kan minska behovet av beskrivningar för informationsinnehållet i informationsmaterialen. Däremot ökar betydelsen av beskrivningen av datastruktur och materialets bruksanvisningar i fråga om vissa digitala informationsmaterial.

Information kan tappa sin förståelighet mycket snabbt när den inte aktivt används eller när den har tagits ut från den kontext där den har producerats och där den har använts. Detta kan hända till exempel då när digital information överförs iväg från det system där den har bildats. Arkivmetadata stöder organisationens informationshantering särskilt när organisationen ansvarar för förvaringen av arkiverad information själv eller förvaringstiderna för informationsmaterial är långa.

Arkivmetadata och ärendehanteringens metadata

Om ärenderegister och den nödvändiga metadatan för ärendehantering föreskrivs i lagen om informationshantering. Den offentliga förvaltningens informationshanteringsnämnd ger metadatarekommendationer om ärendehantering och tjänsternas informationshantering med stöd av lagen om informationshantering. Dessutom finns det metadatakrav för informationshantering och ärendehantering bland annat i allmän lag och special lag.

Förhållandet mellan ärendehanteringens och arkiveringens metadatakrav kan bedömas ut användningsändamålens och målens synvinkel. Målet med ärendehanteringens metadata är att möjliggöra bland annat att följa upp med ärendehantering och stöda överföringen av information från myndighetens handlingar. Målet med arkiveringens metadata i sin tur är att säkerställa bevarandet, tillgängligheten, förståeligheten och användbarheten av handlingskulturarvet i arkiveringsändamål på mycket lång sikt.

Ärendehanteringens metadata inkluderas i eller de samlas i informationsmaterial i samband med att de bildas och används och hanteras enligt deras ursprungliga användningsändamål. De består av handlingsspecifik metadata och registreringsuppgifter och annan metadata som har samband med hanteringsprocessen för ärendet.  Till dessa för såväl informationen om ärendet som hanteras som hanteringsskedena och åtgärderna i samband med det samt aktörerna och de fastställda tiderna som har samband med ärendehantering. Denna metadata stöder även arkiveringsändamålet. Det är dock ofta nödvändigt att komplettera och precisera metadata för arkiveringsändamål.