Säilytysmuodon määräytyminen
Asiakirjatiedot arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Tällöin ne ovat tasapuolisemmin saatavissa ja käytettävissä kuin analogiset asiakirjatiedot, joiden käyttö on riippuvaista ajasta ja paikasta. Digitaalisessa muodossa olevien asiakirjatietojen monipuolinen yhdisteltävyys tarjoaa tutkimukselle ja muihin käyttötarkoituksiin aiempaa laajempia lähdeaineistoja.
Alkujaan digitaaliset arkistoidaan digitaalisesti
1.1.2022 alkaen alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjatiedot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Digitaalisia asiakirjatietoja ei tulosteta analogiseen muotoon arkistointia varten. Alkujaan digitaalisille asiakirjatiedoille ei haeta erikseen sähköistä arkistointia mahdollistavaa seulontapäätöstä, vaan Kansallisarkiston määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (KA/15906/07.01.01.00/2021) edellyttää sähköistä arkistointia.
Ennen 1.1.2022 muodostuneiden alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen muodosta Kansallisarkisto on määrännyt ja määrää erikseen.
Kansallisarkisto on antanut 1990-luvulta alkaen lukuisia seulontapäätöksiä, joissa alkujaan digitaaliset asiakirjatiedot on määrätty pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa. Pääosa päätöksistä on yksittäisille toimijoille tai tietojärjestelmien asiakirjatiedoille annettuja seulontapäätöksiä, mutta osa on yleispäätöksiä, jotka koskevat monien toimijoiden asiakirjatietoja. Nämä annetut seulontapäätökset ovat edelleen voimassa ja ohjaavat pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen digitaalista arkistointia.
Sähköisen arkistoinnin mahdollistavat seulontapäätökset
- Päätöksessä 12.9.2016 (AL/16465/07.01.01.03.02/2016) on määrätty kaikki asiankäsittelyjärjestelmiin kertyneet digitaaliset rekisteröintitiedot ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisessä muodossa.
- Päätös kohdistuu niiden diaarien ja asiankäsittelyjärjestelmien rekisteröintitietoihin ja pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin, jotka eivät täytä arkistolaitoksen SÄHKE1- tai SÄHKE2-normien vaatimuksia.
- Toimija- ja tietojärjestelmäkohtaiset seulontapäätökset asiakirjatietojen arkistoinnista yksinomaan sähköisessä muodossa.
- Näitä päätöksiä ovat mm. SÄHKE1- ja SÄHKE2-määräyksiin perustuvat asianhallinnan tietoja koskevat toimijakohtaiset päätökset, jotka mahdollistavat pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen arkistoinnin yksinomaan digitaalisessa muodossa.
- Yksittäiset toimija- ja tietojärjestelmäkohtaiset päätökset on lähetetty seulontaesityksen tehneille toimijoille. Toimijat vastaavat päätösten toimeenpanosta.
- Päätöksessä 22.8.2016 (AL/6411/07.01.01.03.01/2016) om määrätty, että kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pöytäkirjat liitteineen on säilytettävä pysyvästi sähköisessä muodossa.
- Päätöksessä 13.5.2016 (AL/24541/07.01.01.03.02/2015) on määrätty kaikkien kunnallisten organisaatioiden pysyvästi säilytettävät rakennusvalvonnan asiakirjatiedot säilytettäviksi pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin ne ovat sähköisessä muodossa.
- Päätöksessä 2.1.2019 (KA/13089/07.01.01.03.01/2018) on määrätty varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta. Päätös koskee niitä asiakirjatietoja, jotka ovat muodostuneet 1.8.2017 alkaen.
- Päätöksessä 3.2.2020 (KA/8377/07.01.01.03.01/2019) on määrätty pysyvästi säilytettävät kuntien ympäristönsuojelun asiakirjatiedot. Päätöstä sovelletaan 1.3.2000 alkaen kertyviin kuntien ympäristönsuojelun asiakirjoihin ja tietoihin.
- Päätöksessä 19.10.2020 (KA/27492/07.01.01.03.01/2017) on määrätty pysyvästi säilytettävät kuntien ympäristöterveydenhuollon asiakirjatiedot. Päätöstä sovelletaan 1.3.2000 alkaen kertyneisiin ja kertyviin ympäristöterveydenhuollon asiakirjoihin.
Kansallisarkisto antaa tarvittaessa säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä myös ennen 1.1.2022 muodostuneille alkujaan digitaalisille asiakirjatiedoille. Ota yhteyttä sähköpostitse ([email protected]), mikäli organisaatiosi alkujaan digitaalisilta asiakirjatiedoilta puuttuu säilytysmuotoa koskeva päätös ja haluat tehdä seulontaesityksen Kansallisarkistolle. Vastaamme myös kysymyksiin aiemmin annettujen seulontapäätöksen soveltamisesta ja tulkinnasta.
Mahdollista digitaalinen arkistointi
Kansallisarkisto ei ota kantaa siihen, missä toimijan tietojärjestelmissä arkistoitavat digitaaliset asiakirjatiedot tulisi säilyttää. Toimijan on kuitenkin turvattava arkistoitavaksi määrättyjen asiakirjatietojen säilyvyys ja käytettävyys, kunnes asiakirjatiedot siirretään sähköiseen arkistoon, joka täyttää sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen tai arkistoinnin vaatimukset. Mikäli asiakirjatiedot siirretään Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun, löydät tarkemman ohjeistuksen alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen siirrosta Sähköisen arkistoinnin palvelusta.
Analogiset asiakirjatiedot digitoidaan
1.1.2022 alkaen muodostuneet analogiset asiakirjatiedot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Ne digitoidaan arkistointia varten. Analogisille asiakirjatiedoille ei haeta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä. Jos asiakirjoille ei ole tunnistettu perusteita analogiseen arkistointiin, voi analogiset asiakirjatiedot hävittää arkistoitavien asiakirjojen muotoa koskevan määräyksen nojalla (KA/15906/07.01.01.00/2021), kun ne on digitoitu Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti. Hävittäminen ei saa vaarantaa asiakirjatietojen todistusvoimaisuutta, säilymistä ja käytettävyyttä.
Päätöksessä (KA/15927/28.02.01.2023) muutettiin määräyksen (KA/15906/07.01.01.00/2021) perustelumuistion 4 §:ssä kuvattu seulontapäätösmenettely siten, että Kansallisarkisto ei enää arvioi 1.1.2022 alkaen muodostuvien asiakirjojen kulttuurihistoriallista arvoa ja säilytysmuotoa, vaan toimija suorittaa arvioinnin itse kyseistä päätöstä soveltaen.
Kansallisarkisto määrää toimijan esityksestä ennen 1.1.2022 muodostuneiden asiakirjatietojen digitoinnin jälkeisestä säilytysmuodosta seuraavissa tapauksissa:
- Analogisten asiakirjatietojen ja samansisältöisten digitaalisten (alkujaan digitaaliset tai aiemmin digitoidut) ilmentymien tietosisällöt eivät vastaa toisiaan ja asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista. Todistusvoimaisuus voidaan varmistaa digitoimalla analogiset asiakirjatiedot.
- Digitoidut asiakirjat eivät täytä Kansallisarkiston ajantasaisia digitointivaatimuksia tai digitointia ei ole tehty vuoden 2016 annettujen laatuvaatimusten mukaisesti.
Jos digitaaliseen muotoon muuttaminen vaarantaa todistusvoimaisuuden tai analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon, arkistoidaan asiakirjatiedot vain analogisessa muodossa, kunnes digitaaliseen muotoon muuttaminen on mahdollista.
Seulontaesitystä ei tarvitse tehdä, jos Kansallisarkisto on määrännyt asiakirjatiedot ja niihin sisältyvät tiedot pysyvään säilytykseen yksinomaan digitaalisessa muodossa.
Alkujaan digitaalisina todistusvoimaisesti pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjatietojen analogisilla ilmentymillä (tulosteet) ei ole kulttuurihistoriallista arvoa. Toimija voi hävittää samansisältöiset analogiset asiakirjatiedot varmistettuaan digitaalisten asiakirjatietojen todistusvoimaisuuden. Mikäli analogisten ja alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen tietosisällöt eivät vastaa toisiaan ja niiden asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista, toimija tekee seulontaesityksen Kansallisarkistolle, joka määrää analogisten ja digitaalisten asiakirjatietojen säilytysmuodosta.
Jos asiakirjojen säilytysmuodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa, seulontapäätösmenettelyn yhteydessä Kansallisarkisto ja toimija varmistavat, voidaanko analogiset asiakirjatiedot korvata jo olemassa olevilla samasisältöisillä alkujaan digitaalisilla tai digitoiduilla asiakirjatiedoilla. Jos korvaaminen ei ole mahdollista, seulontapäätös velvoittaa toimijaa digitoimaan analogiset asiakirjatiedot Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti. Päätöksen antamisen jälkeen korvaaminen ei ole mahdollista.
Analogisen tiedon korvaaminen ja sen arviointi
Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo ja sen arvioiminen
Analogisten asiakirjatietojen digitointi ei edellytä seulontaesityksen tekemistä
Päätöksessä KA/15927/28.02.01/2023 määrätään, että toimija itse tekee asiakirjoille kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnin. Digitointi on tehtävä Kansallisarkiston vaatimusten mukaisesti. Poikkeustapauksissa Kansallisarkistolle tehdään asiakirjojen säilytysmuotoa koskeva esitys, jos ennen 1.1.2022 muodostuneet digitoidut asiakirjat eivät täytä Kansallisarkiston ajantasaisia digitointivaatimuksia tai digitointia ei ole tehty vuoden 2016 annettujen laatuvaatimusten mukaisesti.
Analogisten asiakirjojen korvaaminen digitaalisilla ilmentymillä tietojärjestelmissä on mahdollista sähköisiin diaareihin sekä asianhallintajärjestelmiin tai muutoin SÄHKE1- tai SÄHKE2-määräykset täyttäviin järjestelmiin talteen otettujen analogiset asiakirjojen osalta ilman seulontaesitystä päätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) ja sen perustelumuistiossa kuvatulla tavalla.
Analogisen ja sähköisen arkistoinnin tausta
Julkisen hallinnon toiminnassa muodostuneet arkistoitavat asiakirjatiedot on pääsääntöisesti säilytetty analogisessa muodossa aina viime vuosiin saakka. Asiakirjatietojen arkistointi analogisessa muodossa on perustunut Kansallisarkiston edeltäjien Valtionarkiston ja arkistolaitoksen antamiin seulontapäätöksiin. 2000-luvun puolivälin jälkeen annettujen SÄHKE-normien (SÄHKE1 ja SÄHKE2) myötä arkistolaitos pystyi määräämään eräiden sähköiseen asianhallintaan siirtyneiden toimijoiden digitaaliset asiakirjatiedot arkistoitavaksi säilytysmuodoksi. Analoginen säilyttäminen pysyi kuitenkin pääsääntöisenä arkistointimuotona aina 2010-luvun alkuun saakka. Toimintatavan seurauksena julkishallinnon toimijoiden hallussa on suuri määrä analogista aineistoa: esimerkiksi valtionhallinnon hallussa on arvioitu olevan noin 135 hyllykilometriä arkistoitavaa aineistoa.
Arkistolaitos muutti julkishallinnon asiakirjatietojen säilyttämisen tavoitteita vuoden 2012 seulontastrategiassaan, jossa lähtökohtana on pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa aina, kun se on mahdollista. Lisäksi Kansallisarkisto on edelleen vahvistanut tavoitettaan edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia vuoteen 2025 ulottuvassa strategiassaan ja vuoden 2020 arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa (pdf).
Esimerkkejä säilytysmuotoa koskevista seulontaesityksistä
Toimija on päättänyt digitoida arkistoitavia analogisia asiakirjoja, jotka ovat muodostuneet ennen 1.1.2022.
Asiakirjoilla ei ole seulontapäätöstä eli Kansallisarkisto ei ole määrännyt asiakirjojen arkistoinnista.
- Älä aloita digitointia, ennen kuin aineistolle on annettu seulontapäätös.
- Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi.
- Arvioi asiakirjojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Arvioi sekä tehtäviä että asiakirjojen tietosisältöjä.
- Perustele seulontaesityksessä asiakirjojen arkistointi tai määräaikainen säilytys arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa.
- Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.
Kansallisarkisto ei kuitenkaan ole määrännyt tietoaineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä arkistoinnin säilytysmuodosta.
Toimi näin:
- Tutustu ennen digitointia Kansallisarkiston antamaan seulontapäätökseen (KA/15927/28.02.01/2023), jossa määrätään julkishallinnon arkistoitavien (pysyvästi säilytettävien) digitoitujen ja digitoitavien asiakirjojen säilytysmuodosta ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arviointitietojen arkistoimisesta.
- Päätös mahdollistaa ennen 1.1.2022 muodostuneiden analogisten asiakirjojen hävittämisen digitoinnin jälkeen, jos digitointi on tehty Kansallisarkiston ajantasaisten digitointivaatimusten mukaan, ja kyseisessä päätöksessä ja sen perustelumuistiossa kuvatulla tavalla sekä varmistettu asiakirjan todistusvoimaisuus.
- Mikäli ennen 1.1.2022 muodostunut tietoaineisto on
- analogisessa muodossa tai
- tietoaineisto on jo digitoitu Kansallisarkiston ajantasaisten digitointimääritysten mukaisesti tai
- tietoaineisto on jo digitoitu ennen 1.1.2022 vuoden 2016 digitointivaatimusten (AL/11130/07.01.02.04.02/2008) mukaan, voit soveltaa omatoimisesti Kansallisarkiston antamaa päätöstä (KA/15927/28.02.01/2023), eikä Kansallisarkistolle tarvitse tehdä seulontaesitystä säilytysmuodosta. Päätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) määrätään digitoitavien ja digitoitujen asiakirjojen säilytysmuodosta ja kulttuurihistoriallisesta arvosta.
- Mikäli ennen 1.1.2022 muodostunut tietoaineisto on jo digitoitu ennen 1.1.2022 eivätkä digitoidut ilmentymät täytä Kansallisarkiston ajantasaisia digitointimäärityksiä tai vuonna 2016 annettuja laatuvaatimuksia, tehdään Kansallisarkistolle seulontaesitys säilytysmuodosta.
- Tällöin Kansallisarkisto arvioi niiden digitoitujen analogisten asiakirjojen korvaavuutta, jotka eivät täytä päätöksessä (KA/15927/28.02.01/2023) esitettyjä vaatimuksia.