Säilytysmuodon määräytyminen
Asiakirjatiedot arkistoidaan pääsääntöisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa. Tällöin ne ovat tasapuolisemmin saatavissa ja käytettävissä kuin analogiset asiakirjatiedot, joiden käyttö on riippuvaista ajasta ja paikasta. Digitaalisessa muodossa olevien asiakirjatietojen monipuolinen yhdisteltävyys tarjoaa tutkimukselle ja muihin käyttötarkoituksiin aiempaa laajempia lähdeaineistoja.
Alkujaan digitaaliset arkistoidaan digitaalisesti
1.1.2022 alkaen alkujaan digitaalisessa muodossa olevat asiakirjatiedot arkistoidaan yksinomaan digitaalisessa muodossa. Digitaalisia asiakirjatietoja ei tulosteta analogiseen muotoon arkistointia varten. Alkujaan digitaalisille asiakirjatiedoille ei haeta erikseen sähköistä arkistointia mahdollistavaa seulontapäätöstä, vaan Kansallisarkiston määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta (KA/15906/07.01.01.00/2021) edellyttää sähköistä arkistointia.
Ennen 1.1.2022 muodostuneiden alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen muodosta Kansallisarkisto on määrännyt ja määrää erikseen.
Kansallisarkisto on antanut 1990-luvulta alkaen lukuisia seulontapäätöksiä, joissa alkujaan digitaaliset asiakirjatiedot on määrätty pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa. Pääosa päätöksistä on yksittäisille toimijoille tai tietojärjestelmien asiakirjatiedoille annettuja seulontapäätöksiä, mutta osa on yleispäätöksiä, jotka koskevat monien toimijoiden asiakirjatietoja. Nämä annetut seulontapäätökset ovat edelleen voimassa ja ohjaavat pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen digitaalista arkistointia.
Sähköisen arkistoinnin mahdollistavat seulontapäätökset
- Päätöksessä 12.9.2016 (AL/16465/07.01.01.03.02/2016) on määrätty kaikki asiankäsittelyjärjestelmiin kertyneet digitaaliset rekisteröintitiedot ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa niin pitkältä ajalta kuin niitä on saatavissa sähköisessä muodossa.
- Päätös kohdistuu niiden diaarien ja asiankäsittelyjärjestelmien rekisteröintitietoihin ja pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin, jotka eivät täytä arkistolaitoksen SÄHKE1- tai SÄHKE2-normien vaatimuksia.
- Toimija- ja tietojärjestelmäkohtaiset seulontapäätökset asiakirjatietojen arkistoinnista yksinomaan sähköisessä muodossa.
- Näitä päätöksiä ovat mm. SÄHKE1- ja SÄHKE2-määräyksiin perustuvat asianhallinnan tietoja koskevat toimijakohtaiset päätökset, jotka mahdollistavat pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen arkistoinnin yksinomaan digitaalisessa muodossa.
- Yksittäiset toimija- ja tietojärjestelmäkohtaiset päätökset on lähetetty seulontaesityksen tehneille toimijoille. Toimijat vastaavat päätösten toimeenpanosta.
- Päätöksessä 22.8.2016 (AL/6411/07.01.01.03.01/2016) om määrätty, että kunnallisten toimielinten ja julkista tehtävää hoitavien organisaatioiden toimielinten pöytäkirjat liitteineen on säilytettävä pysyvästi sähköisessä muodossa.
- Päätöksessä 13.5.2016 (AL/24541/07.01.01.03.02/2015, pdf) on määrätty kaikkien kunnallisten organisaatioiden pysyvästi säilytettävät rakennusvalvonnan asiakirjatiedot säilytettäviksi pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa niin pitkältä ajanjaksolta kuin ne ovat sähköisessä muodossa.
- Päätöksessä 2.1.2019 (KA/13089/07.01.01.03.01/2018) on määrätty varhaiskasvatuksen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niiden säilytysmuodosta. Päätös koskee niitä asiakirjatietoja, jotka ovat muodostuneet 1.8.2017 alkaen.
- Päätöksessä 3.2.2020 (KA/8377/07.01.01.03.01/2019, pdf) on määrätty pysyvästi säilytettävät kuntien ympäristönsuojelun asiakirjatiedot. Päätöstä sovelletaan 1.3.2000 alkaen kertyviin kuntien ympäristönsuojelun asiakirjoihin ja tietoihin.
- Päätöksessä 19.10.2020 (KA/27492/07.01.01.03.01/2017, pdf) on määrätty pysyvästi säilytettävät kuntien ympäristöterveydenhuollon asiakirjatiedot. Päätöstä sovelletaan 1.3.2000 alkaen kertyneisiin ja kertyviin ympäristöterveydenhuollon asiakirjoihin.
Kansallisarkisto antaa tarvittaessa säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä myös ennen 1.1.2022 muodostuneille alkujaan digitaalisille asiakirjatiedoille. Ota yhteyttä sähköpostitse ([email protected]), mikäli organisaatiosi alkujaan digitaalisilta asiakirjatiedoilta puuttuu säilytysmuotoa koskeva päätös ja haluat tehdä seulontaesityksen Kansallisarkistolle. Vastaamme myös kysymyksiin aiemmin annettujen seulontapäätöksen soveltamisesta ja tulkinnasta.
Mahdollista digitaalinen arkistointi
Kansallisarkisto ei ota kantaa siihen, missä toimijan tietojärjestelmissä arkistoitavat digitaaliset asiakirjatiedot tulisi säilyttää. Toimijan on kuitenkin turvattava arkistoitavaksi määrättyjen asiakirjatietojen säilyvyys ja käytettävyys, kunnes asiakirjatiedot siirretään sähköiseen arkistoon, joka täyttää sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen tai arkistoinnin vaatimukset. Mikäli asiakirjatiedot siirretään Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palveluun, löydät tarkemman ohjeistuksen alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen siirrosta Sähköisen arkistoinnin palvelusta.
Analogiset asiakirjatiedot digitoidaan
1.1.2022 alkaen muodostuneet analogiset asiakirjatiedot arkistoidaan niin ikään yksinomaan digitaalisessa muodossa. Ne digitoidaan arkistointia varten. Analogisille asiakirjatiedoille ei haeta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä kuin poikkeustapauksissa, jos arkistonmuodostaja tai sitä edustava toimija tai vaihtoehtoisesti Kansallisarkisto on tunnistanut asiakirjojatietoja, jotka on perusteltua arkistoida myös analogisessa muodossa kulttuurihistoriallisen arvon takia. Jos niille ei ole tunnistettu perusteita analogiseen arkistointiin, voi analogiset asiakirjatiedot hävittää arkistoitavien asiakirjojen muotoa koskevan määräyksen nojalla (KA/15906/07.01.01.00/2021), kun ne on digitoitu Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti. Hävittäminen ei saa vaarantaa asiakirjatietojen todistusvoimaisuutta, säilymistä ja käytettävyyttä.
Kansallisarkisto määrää toimijan esityksestä ennen 1.1.2022 muodostuneiden asiakirjatietojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä säilytysmuodosta seuraavissa tapauksissa:
- Kansallisarkisto tai sen edeltäjä on aiemmin määrännyt asiakirjatiedot pysyvään säilytykseen yksinomaan analogisessa muodossa.
- Asiakirjatiedot ovat muodostuneet yksinomaan analogisessa muodossa.
- Analogisten asiakirjatietojen ja samansisältöisten digitaalisten (alkujaan digitaaliset tai aiemmin digitoidut) ilmentymien tietosisällöt eivät vastaa toisiaan ja asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista. Todistusvoimaisuus voidaan varmistaa digitoimalla analogiset asiakirjatiedot.
Seulontapäätökset on annettava ennen digitointia, millä varmistetaan muun muassa mahdollisen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon säilyvyys. Jos Kansallisarkisto ei ole antanut näiden osalta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä, analogisia asiakirjatietoja ei saa hävittää digitoinnin jälkeen, vaikka digitointi olisi suoritettu Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti.
Jos digitaaliseen muotoon muuttaminen vaarantaa todistusvoimaisuuden tai analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon, arkistoidaan asiakirjatiedot vain analogisessa muodossa, kunnes digitaaliseen muotoon muuttaminen on mahdollista.
Seulontaesitystä ei tarvitse tehdä, jos Kansallisarkisto on määrännyt asiakirjatiedot ja niihin sisältyvät tiedot pysyvään säilytykseen yksinomaan digitaalisessa muodossa.
Alkujaan digitaalisina todistusvoimaisesti pysyvään säilytykseen määrättyjen asiakirjatietojen analogisilla ilmentymillä (tulosteet) ei ole kulttuurihistoriallista arvoa. Toimija voi hävittää samansisältöiset analogiset asiakirjatiedot varmistettuaan digitaalisten asiakirjatietojen todistusvoimaisuuden. Mikäli analogisten ja alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen tietosisällöt eivät vastaa toisiaan ja niiden asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista, toimija tekee seulontaesityksen Kansallisarkistolle, joka määrää analogisten ja digitaalisten asiakirjatietojen säilytysmuodosta.
Jos asiakirjojen säilytysmuodolla ei ole kulttuurihistoriallista arvoa, seulontapäätösmenettelyn yhteydessä Kansallisarkisto ja toimija varmistavat, voidaanko analogiset asiakirjatiedot korvata jo olemassa olevilla samasisältöisillä alkujaan digitaalisilla tai digitoiduilla asiakirjatiedoilla. Jos korvaaminen ei ole mahdollista, seulontapäätös velvoittaa toimijaa digitoimaan analogiset asiakirjatiedot Kansallisarkiston digitointivaatimusten mukaisesti. Päätöksen antamisen jälkeen korvaaminen ei ole mahdollista.
Analogisen tiedon korvaaminen ja sen arviointi
Analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo ja sen arvioiminen
Kansallisarkisto tukee analogisten asiakirjatietojen digitointia
Kansallisarkisto tukee julkishallinnon analogisessa muodossa olevien arkistoitavien asiakirjatietojen laajamittaista digitointia. Digitoinnin mahdollistamiseksi Kansallisarkisto antaa analogisten asiakirjatietojen säilytysmuotoa koskevia seulontapäätöksiä toimijoiden tekemien seulontaesitysten perusteella.
Kansallisarkisto antaa päätöksiä toimijoille, jotka siirtävät arkistoitavia asiakirjatietoja Kansallisarkistoon. Päätökset valmistellaan pääsääntöisesti massadigitoinnin tiekartan ja sitä tarkentavine vuosittaisten digitointisuunnitelmienmukaisessa järjestyksessä. Kansallisarkisto on yhteydessä toimijoihin ja määrittelee yhteistyössä heidän kanssaan seulontaesitysten ja -päätösten valmisteluaikataulun osana tiekarttaan perustuvaa siirtosuunnittelua. Toimijan tulee viime kädessä itse varmistaa ennen siirrosta sopimista, että aineistolle on tehty arvonmääritys ja analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallinen arvo on arvioitu osana säilytysmuodosta päättämistä.
Kansallisarkisto tekee analogisia asiakirjatietoja koskevia seulontapäätöksiä myös muille toimijoille. Kuntaorganisaatioita ja arkistolakia noudattavia julkisoikeudellisia toimijoita pyydetään ottamaan yhteyttä Kansallisarkistoon ([email protected]) ennen seulontaesityksen tekemistä, jotta voimme neuvoa toimijoita esityksen laatimisessa ja varautua tulevaan päätösvalmisteluun.
Analogisen ja sähköisen arkistoinnin tausta
Julkisen hallinnon toiminnassa muodostuneet arkistoitavat asiakirjatiedot on pääsääntöisesti säilytetty analogisessa muodossa aina viime vuosiin saakka. Asiakirjatietojen arkistointi analogisessa muodossa on perustunut Kansallisarkiston edeltäjien Valtionarkiston ja arkistolaitoksen antamiin seulontapäätöksiin. 2000-luvun puolivälin jälkeen annettujen SÄHKE-normien (SÄHKE1 ja SÄHKE2) myötä arkistolaitos pystyi määräämään eräiden sähköiseen asianhallintaan siirtyneiden toimijoiden digitaaliset asiakirjatiedot arkistoitavaksi säilytysmuodoksi. Analoginen säilyttäminen pysyi kuitenkin pääsääntöisenä arkistointimuotona aina 2010-luvun alkuun saakka. Toimintatavan seurauksena julkishallinnon toimijoiden hallussa on suuri määrä analogista aineistoa: esimerkiksi valtionhallinnon hallussa on arvioitu olevan noin 135 hyllykilometriä arkistoitavaa aineistoa.
Arkistolaitos muutti julkishallinnon asiakirjatietojen säilyttämisen tavoitteita vuoden 2012 seulontastrategiassaan, jossa lähtökohtana on pysyvästi säilytettävien asiakirjatietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa aina, kun se on mahdollista. Lisäksi Kansallisarkisto on edelleen vahvistanut tavoitettaan edistää julkisen hallinnon sähköistä arkistointia vuoteen 2025 ulottuvassa strategiassaan ja vuoden 2020 arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa (pdf).
Esimerkkejä säilytysmuotoa koskevista seulontaesityksistä
Toimija on päättänyt digitoida arkistoitavia analogisia asiakirjoja, jotka ovat muodostuneet ennen 1.1.2022.
Asiakirjoilla ei ole seulontapäätöstä eli Kansallisarkisto ei ole määrännyt asiakirjojen arkistoinnista ja arkistoitavasta säilytysmuodosta.
- Älä aloita digitointia, ennen kuin aineistolle on annettu seulontapäätös.
- Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi.
- Arvioi asiakirjojen arkistollista arvoa arvonmääritys- ja seulontapolitiikan menetelmien ja kriteerien mukaisesti. Arvioi sekä tehtäviä että asiakirjojen tietosisältöjä.
- Perustele seulontaesityksessä asiakirjojen arkistointi tai määräaikainen säilytys arvonmääritys- ja seulontapolitiikan kriteereillä ja esitä perustelut seulontaesityslomakkeessa.
- Arvioi seuraavaksi onko analogisilla asiakirjoilla kulttuurihistoriallista arvoa. Tee arviointi soveltaen Kansallisarkiston kulttuurihistoriallisen arvon kriteereitä.
- Perustele arviointisi seulontaesityksessä ja esitä ne seulontaesityslomakkeessa.
- Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.
Toimija on päättänyt digitoida arkistoitavia analogisia tietoaineistoja, jotka ovat muodostuneet 31.12.2021 mennessä.
Tietoaineistolla on arkistolaitoksen seulontapäätös, jossa se on määrätty arkistoitavaksi, mutta Kansallisarkisto ei ole määrännyt aineiston analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta ja digitoinnin jälkeisestä arkistoinnin säilytysmuodosta.
- Älä aloita digitointia, ennen kuin aineistolle on annettu seulontapäätös.
- Organisoi ja toteuta seulontaesityksen laatiminen organisaatiossasi.
- Arvioi onko analogisilla asiakirjoilla kulttuurihistoriallista arvoa. Tee arviointi soveltaen Kansallisarkiston kulttuurihistoriallisen arvon kriteereitä.
- Perustele arviointisi seulontaesityksessä ja esitä ne seulontaesityslomakkeessa.
- Tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.
Arkistoitava analoginen tietoaineisto on muodostunut 1.1.2022 alkaen.
Kansallisarkisto on määrännyt (Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta, KA/15906/07.01.01.00/2021) 1.1.2022 alkaen muodostuneet analogiset asiakirjat arkistoitavaksi yksinomaan sähköisessä muodossa, lukuun ottamatta analogiselta säilytysmuodoltaan kulttuurihistoriallisia asiakirjoja.
1.1.2022 alkaen muodostuvilla analogisilla asiakirjoilla ei lähtökohtaisesti ole kulttuurihistoriallista arvoa analogisessa muodossa. Aineistoille ei haeta säilytysmuotoa koskevaa seulontapäätöstä kuin poikkeustapauksissa, jos julkishallinnon toimija on tunnistanut asiakirjoja, jotka on perusteltua arkistoida myös analogisessa muodossa.
- Arvioi onko analogisella aineistolla kulttuurihistoriallista arvoa.
- Tee arviointi soveltaen Kansallisarkiston kulttuurihistoriallisen arvon kriteereitä.
- Seulontaesitystä ei tarvitse tehdä, jos aineistolla ei ole arviosi mukaan kulttuurihistoriallista arvoa.
- Jos taas tunnistit arvioinnissa kulttuurihistoriallisesti arvokkaita aineistoja, tee seulontaesitys ohjeiden mukaisesti.