Arkistonmuodostussuunnitelma ja tiedonohjaussuunnitelma

Viranomaisten on lakisääteisesti ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Siinä arkistonmuodostaja määrittelee tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat. 

Arkistonmuodostussuunnitelma ohjaa organisaation arkistonmuodostusta, joka koostuu arkistoinnista, rekisteröinnistä ja seulonnasta. Sähköiseen asiakirjahallintaan ja tiedonohjaukseen on sen pohjalta kehitetty tiedonohjaussuunnitelma.

Asiakirjatiedon hallinta

Arkistonmuodostuksella tarkoitetaan suunnitelmallista toimintojen kokonaisuutta, jonka tuloksena arkisto syntyy. Arkistonmuodostuksen ydintoimintoja ovat rekisteröinti, arkistointi ja seulonta, mukaan lukien tietojen arvonmääritys. 

Asiakirjatiedon hallintaan on kehitetty erilaisia järjestelmiä, joita ovat mm. arkistonmuodostussuunnitelma / tiedonohjaussuunnitelma, diaari, erityisrekisterit, erilaiset asiankäsittelyjärjestelmät, arkistoluettelot ja -kuvailut. Rekisteröinnin ja luetteloinnin ohella asiakirjallista tietoa hallitaan tarkoituksenmukaisilla säilytys- eli arkistointijärjestelmillä sekä seulonnalla. 

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS)

Arkistonmuodostussuunnitelma on tiedonhallinnan keskeisin työväline. AMS tuli Suomen hallintoon vuoden 1981 arkistolain edellyttämänä. Arkistolaki (831/1994) edellyttää viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitemaa. Laissa säädetään, että arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja -tavat sekä ylläpidettävä niistä AMS:a. AMS:n minimitietosisältö on näin ollen hyvin suppea ja kattaa vain asiakirjat sekä niiden säilytysajat ja säilytystavat. Suunnitelmaan on kuitenkin hyödyllistä merkitä muutakin asiakirjojen ja tietojen säilytykseen, käsittelyyn ja käyttöön liittyviä tietoja. 

AMS palvelee ensisijaisesti organisaatiota itseään sekä julkisuusperiaatteen toteutumista hallinnossa. Organisaation näkökulmasta AMS:n perustehtävä on ohjata organisaation arkistonmuodostusta, joka koostuu asiakirjallisten tietoaineistojen suunnitelmallisesta arkistoinnista, rekisteröinnistä ja seulonnasta. Sen avulla on myös mahdollista tehostaa organisaation tietopalvelua.

AMS perustuu organisaation tehtäviin ja toimintaan. Sen runkona toimii tehtäväluokitus. Suunnitelma osoittaa, mitä asiakirjasarjoja ja muita asiakirjallisia tietoaineistoja toiminnan yhteydessä muodostuu ja miten aineisto rekisteröidään, säilytetään ja arkistoidaan. 

AMS on myös seulonta- eli säilytysaikasuunnitelma. Se osoittaa, mitkä asiakirjat ovat arkistoitavia ja mitkä tiettyjen määräaikojen kuluttua tuhottavia. Säilytysaikatieto on usein suunnitelmissa ilmoitettu niin, että merkitään kuinka kauan ao. asiakirjaryhmää säilytetään työpisteessä ja mikä on aineiston kokonaissäilytysaika. 

Kunnissa on käytetty AMS:sta myös termejä arkistointisuunnitelma, asiakirjahallinnan suunnitelma ja tiedonhallinnan suunnitelma.

Tiedonohjaussuunnitelma (TOS)

Tiedonohjaussuunnitelma liittyy sähköiseen asiakirjahallintaan ja tiedonohjaukseen. Tiedonohjauksen avulla voidaan sähköisessä toimintaympäristössä turvata asiakirjatiedon saatavuus, käytettävyys, eheys, alkuperäisyys, säilyttäminen ja tuhoaminen. 

Nykyään TOS on korvannut AMS:n viranomaisten arkistonmuodostusta ohjaavana työkaluna. TOS:n tietosisältö on kehitetty AMS:n tietosisällöstä, mutta on paljon yksityiskohtaisempi. TOS:sta käytettiin aiemmin nimeä sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma (eAMS), joka kehitettiin arkistolaitoksen Sähke-määräysten kehittämisen ja laatimisen yhteydessä. 

TOS sisältää luokituksen, käsittelyprosessien kuvaukset, niihin kuuluvat toimenpiteet ja asiakirjatyypit sekä näiden oletusmetatietoarvot. Tiedonohjaussuunnitelma toimii tietojärjestelmän taustalla.