Aineistojen kartoittamisella tarkoitetaan kaikkien aineistokokonaisuuteen kuuluvien tietoaineistojen tunnistamista niiden sijaintipaikasta riippumatta. On tärkeää, että järjestämistyötä aloitettaessa kaikki järjestettävät aineistot on koottu yhteen ja aineistosta voidaan muodostaa kokonaiskäsitys.
Kaikkien järjestettävänä olevien asiakirjojen sijaintipaikat on tunnistettava.
Asiakirjoja saatetaan säilyttää muuallakin kuin arkistotiloissa.
Järjestämisestä on tiedotettava organisaation sisällä, jotta asiakirjat saadaan paikannettua.
Järjestämistyö aloitetaan asiakirjojen kartoittamisella ja yhteen kokoamisella. Tässä yhteydessä selvitetään asiakirjojen sijoituspaikat ja määrät. Työn tekemiseen on hyvä varata työtilat, joissa on riittävästi laskutilaa myös seuraavia järjestämistyön työvaiheita ajatellen.
Asiakirjat voivat olla hajallaan tai järjestämättä päätearkiston lisäksi esimerkiksi työhuoneissa tai varastotiloissa. Asiakirjojen kartoittamisen ja kokoamisen helpottamiseksi organisaatiossa tulee tiedottaa asiakirjojen järjestämisen aloituksesta ja painottaa asian tärkeyttä. Myöhemmin löytyvien asiakirjojen liittäminen arkistoon valmistelutyön kuluessa tai lisäluovutuksina on hankalaa. Se vaikeuttaa myös arkiston käyttöä tai rikkoo jopa sen yhtenäisyyden ja järjestyksen.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoilla ei ole organisaatiossa sellaista yhtä selkeää väliarkistoa kuin mitä esimerkiksi potilasasiakirjoilla useimmiten on. Asiakasasiakirjoja voi olla sosiaalityöntekijöiden työhuoneissa, lähi- ja väliarkistoissa. Sen lisäksi esim. tilankäytöllisistä syistä myös säilytysvaiheessa olevia asiakasasiakirjoja voi olla kunnan tai hyvinvointialueen päätearkistossa.
Järjestämistyön laajuus riippuu asiakirja-aineiston määrästä ja hahmottuu kartoittamisen yhteydessä. Jos arkistonmuodostus on tapahtunut suunnitelmallisesti ja asiakirjat on alun perin sijoitettu ja/tai tarvittaessa järjestetty, koteloitu ja luetteloitu Kansallisarkiston ohjeiden mukaan, riittää asiakirjojen järjestyksen tarkastaminen ja asiakirja-aineiston kevyt puhdistus. Laajan ja sekaisin olevan arkiston järjestäminen vaatii sen sijaan aikaa.
Kuvat: Aineistojen kartoittamisen yhteydessä tavoitteena on paikantaa kaikki aineistoon kuuluvat asiakirjat. Asiakirjoja voi olla esimerkiksi työhuoneissa tai väliaikaisissa säilytysratkaisuissa arkistotiloissa.
Järjestämistyön alussa kerätään yhteen myös olemassa oleva ohjeistus. Järjestäjän tulee tutustua aineiston taustatietoihin keräämällä vanhat luettelot, ohjeet, arkistosäännöt, AMS:t, säilytysaikapäätökset ja säädöstausta yhteen sekä perehtymällä arkistonmuodostajan historiaan ja toimintaan. Seulontapäätökset on luettava tarkasti ja selvitettävä minkä aikakauden asiakirjoja päätös koskee ja mistä alkaen mitäkin päätöstä voi soveltaa. Jos seulontapäätöstä voidaan noudattaa takautuvasti, on päätöksissä pääsääntöisesti määritelty päivämäärä, josta alkaen niitä voidaan noudattaa.
Kartoituksen yhteydessä selvitetään lisäksi, onko kyse yhden ja saman arkistonmuodostajan aineistoista. Jos arkistonmuodostajan nimi on vaihtunut, on selvitettävä, onko kysymys vain nimen vaihtumisesta vai onko aineistossa eri arkistonmuodostajien asiakirjoja, kuten edeltäjä-seuraaja. Asiakirjojen tunnistamisessa auttavat vanhat arkistoluettelot, aineiston tuntevat työntekijät sekä viranomaisen tehtäviin ja lainsäädäntöön tutustuminen.
Onko kaikki saman arkistonmuodostajan aineistoa?
Rajauksen yhteydessä voi myös ilmetä, että arkistoon on sekoittunut aineistoa, jolla ei ole siihen mitään yhteyttä, esim. samoissa tiloissa aikaisemmin toimineen viraston tai organisaation asiakirjoja. Tällainen aineisto palautetaan oikealle omistajalleen tai sen toiminnan jatkajalle, samoin omistajalleen palautetaan selvästi henkilökohtainen aineisto.
.png/89dd1b8f-ee40-5ed5-f975-c46fb5374931?t=1682581627196)
