Arkiston järjestämisen yhteydessä arkisto täytyy seuloa, jos sitä ei ole aiemmin jo tehty. Arkistoja järjestettäessä on ymmärrettävä mitä seulonnalla tarkoitetaan ja lisäksi on tiedettävä, minkä Kansallisarkiston antamien päätösten perusteella järjestettävänä olevia asiakirjoja seulotaan.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat seulotaan vuodesta 2000 alkaen Kansallisarkiston vuonna 2014 antaman päätöksen sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilytyksestä perusteella.
Ennen vuotta 2000 muodostuneiden sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen seulontaan käytetään Valtionarkiston vuoden 1989 päätöstä kunnallisille asiakirjoille (osa 5. Sosiaalitoimen ja holhoustoimen asiakirjat).
Mikä on seulontapäätös?
Kansallisarkiston tärkeimpiä yhteiskunnallisia tehtäviä on määritellä, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjatiedot arkistoidaan ja missä muodossa (arkistolaki 831/1994, 8 §, 11 § ja 14 a §). Näitä päätöksiä kutsutaan seulontapäätöksiksi ja ne ovat viranomaisia sitovia määräyksiä. Kansallisarkiston antamat seulontapäätökset perustuvat viranomaisten sille tekemiin seulontaesityksiin, joissa viranomainen arvioi, mitkä sen tehtävissä kertyvät asiakirjat säilytetään määräajan ja mitkä arkistoidaan. Seulontapäätökset voivat koskea yhtä tiettyä viranomaista, hallinnonalaa tai esimerkiksi kaikkia kuntatoimijoita.
Nykyinen arkistolaki (831/1994) ei anna Kansallisarkistolle toimivaltaa määrätä määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen pituudesta. Kansallisarkisto on vuoden 1994 arkistolain voimaan tulosta lähtien ottanut seulontapäätöksissä kantaa vain siihen, mitkä asiakirjat arkistoidaan. Sitä ennen Kansallisarkisto (ent. Valtionarkisto) määräsi myös, kuinka pitkään määräajan säilytettäviä asiakirjoja tuli säilyttää.
Seulontapäätösten tulkintaa
Kansallisarkiston (ent. Valtionarkiston) ennen vuotta 1994 antamia seulontapäätöksiä sovellettaessa on hyvä muistaa, että seulontapäätöksen määräykset määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajan pituudesta ovat nykyään suosituksia. Päätöksiin sisältyvät määräykset arkistoitavista asiakirjoista ovat edelleen viranomaisia sitovia määräyksiä.
Seulontapäätökset sisältävät myös määräyksiä siitä, mistä lähtien kertyneisiin asiakirjatietoihin niitä noudatetaan ja miten ne suhteutuvat Kansallisarkiston aiemmin antamiin seulontapäätöksiin.
Sosiaalihuollon seulontapäätökset
Ennen vuotta 1989
Kunnallisten asiakirjojen ja samalla sosiaalihuollon asiakirjojen osalta merkittäviä päätöksiä asiakirjojen hävittämisestä ovat aikoinaan olleet ainakin
Valtionarkiston ohjeet erinäisiin kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä 10.4.1979 (Valtionarkiston yleinen ohje n:o 6).
Molemmat edellä mainitut päätökset on kumottu Valtionarkiston päätöksellä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989.
1989
Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 kattaa kunnan eri toimialat, myös sosiaalihuollon (Osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat). Sitä sovelletaan vuodesta 1920 alkaen. Kaikki ennen vuotta 1920 muodostuneet kunnallisten toimijoiden asiakirjat ovat arkistoitavia. Sosiaalihuoltoa koskevaa seulontapäätöstä sovelletaan vuoden 1999 loppuun saakka. Vuoden 1994 arkistolain (831/1994) perusteella alun perin määräyksenä annetut määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat muuttuivat suosituksiksi. Arkistoitavien asiakirjojen osalta on edelleen kyse määräyksestä. Pääsääntöisesti päätöksessä on määrätty arkistoitaviksi 8., 18. ja 28. päivinä syntyneiden erikseen määritellyt asiakirjat.
Kuva: Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 -päätössarja. (Kansallisarkisto 2023)
2014
Vuodesta 2000 alkaen arkistoitavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on määritelty Kansallisarkiston vuoden 2014 päätöksessä Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilytyksestä. Kansallisarkiston 1.12.2014 antaman seulontapäätöksen (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) mukaan kaikki Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirrettävät tiedot ovat arkistoitavia pois lukien tositteet. Tämä määräys koskee myös niiden asiakkaiden asiakasasiakirjoja ja tietoja, jotka eivät ole syntyneet jonkin kuukauden 8., 18. tai 28. päivänä. Myös vanhemmat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot, jotka on siirretty sosiaalihuollon tietojärjestelmistä taannehtivasti sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ovat arkistoitavia. Organisaation omissa järjestelmissä olevia tietoja ei ole tarpeen tulostaa paperille, vaan ne voidaan säilyttää digitaalisessa muodossa ja siirtää myöhemmin Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.
Kansallisarkiston 1.12.2014 antaman päätöksen perusteella pelkästään analogisessa muodossa olevien asiakasasiakirjojen seulonta perustuu suurelta osin edelleen syntymäpäiväotantaan. Tiedonhallintayksikössä on kuitenkin huomioitava se, että vuonna 2014 annetussa päätöksessä otanta on voinut muuttua ja koskee nyt tietyissä palvelutehtäväluokissa kaikkia otantapäivinä syntyneiden asiakkaiden asiakasasiakirjoja ja -tietoja. Vuoden 1989 päätöksessä arkistoitavia ovat vain tietyt erikseen määritellyt asiakirjat. Rajaus on siis muuttunut vuonna 1989 annetusta päätöksestä.
Edellä mainitun Kansallisarkiston antaman seulontapäätöksen mukaan 1.1.2000 lähtien sosiaalihuollon seuraavissa palvelutehtävissä muodostuneista asiakasasiakirjoista ja -tiedoista arkistoidaan analogisessa muodossa 8., 18. ja 28. päivinä syntyneiden henkilöiden kaikki asiakasasiakirjat, jos tietoja ei ole siirretty Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon:
adoptioneuvonta
ikääntyneiden palvelut
isyyden selvittäminen
kehitysvammaisten erityishuolto
lapsen elatusavun vahvistaminen
lapsen huollon ja tapaamisoikeuden turvaaminen
päihdehuolto
sosiaalihuoltolain mukaiset palvelut
toimeentulotuki
vammaispalvelut
vammaisten henkilöiden työllistymisen tukeminen
Seuraavissa palvelutehtävissä arkistoitavat asiakirjat määräytyvät edellä mainitun Kansallisarkiston seulontapäätöksen perusteella muulla tavoin:
Kotipalveluiden palvelutehtävään sisältyvät kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneitä asiakkaita koskevat päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset arkistoidaan.
Kotoutumisen edistämisen palvelutehtävään sisältyvät kaikkia asiakkaita koskevat asiakasasiakirjat ja -tiedot arkistoidaan.
Lastensuojelun palvelutehtävään sisältyvät kaikkia asiakkaita koskevat kaikki päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset arkistoidaan.
Omaishoidon tuen palvelutehtävään sisältyvät kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneitä asiakkaita koskevat päätökset, suunnitelmat ja asiakaskertomukset arkistoidaan.
Puolison elatusavun vahvistamisen palvelutehtävässä kaikki vahvistetut puolison elatussopimukset arkistoidaan.
Seulontapäätös määrää, että seuraavissa palvelutehtävissä kertyvät asiakasasiakirjat ovat määräajan säilytettäviä, jos niitä ei ole siirretty Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon:
kasvatus- ja perheneuvonta
koulun sosiaalityö (opiskeluhuollon kuraattoripalvelu)
perheasioiden sovittelu
sosiaaliasiamiestoiminta
sosiaalinen luototus
työttömien työllistymisen tukeminen
Ennen 1.1.2000 kertyneisiin analogisiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoihin ja -tietoihin sovelletaan Valtionarkiston 1.9.1989 antamaa päätöstä (osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat). Tässä seulontapäätöksessä arkistoitavia asiakirjoja ovat pääsääntöisesti eri palvelutehtävissä kertyvät sosiaalikertomukset/huoltokertomukset, joista tulee tehdä syntymäpäiväotanta.
Sosiaalikertomus/huoltokertomus on asiakkaan sekä tämän perheen huollon yhteydessä kertyvä asiakirjakokonaisuus. Sosiaalikertomukseen/huoltokertomukseen kuuluvat:
asiakirjat, jotka sisältävät sosiaalisen/psykologisen/taloudellisen/lääketieteellisen huollon tarpeen arviointiin tarvittavat tiedot
kuntoutus-/ huoltosuunnitelma
hoitosuunnitelma ja kasvatussuunnitelma
edellä lueteltuihin rinnastettavat muut asiakirjat
Sosiaalikertomuksia/huoltokertomuksia on kertynyt päätöksen mukaan seuraavissa tehtäväkokonaisuuksissa:
avohuolto- ja toimeentuloturva
perhehoito ja lasten lomatoiminta yksityisperheissä
kotipalvelu
suojatyö ja työhön kuntoutus
asumispalvelut
laitoshuolto
lapsen elatus, huolto ja tapaamisoikeus
adoptio
Arkistoitaviksi on määrätty myös muita edellä mainituissa tehtäväluokissa muodostuneita asiakirjoja.
Päätöksessä määrätään, että myös seuraavissa tehtävissä kertyy syntymäpäiväotannan perusteella arkistoitavia asiakirjoja:
päivähoito ja lasten kotihoidontuki
lapsen elatuksen turvaaminen
isyyden selvittäminen
Nuorten rikoksentekijöiden henkilötutkinta-asiakirjat arkistoidaan kaikkien henkilöiden osalta.
äitiysavustushakemukset vuosilta 1938–46, 1950, 1955 ja 1960
asevelvollisten odotusrahan ja sen lisäyksen hakemukset
asevelvollisten kurssirahan lisäyksen ja asumiserolisän hakemukset
kodinperustamislaina-, perhelisä- ja erityislapsilisähakemukset ja päätökset sekä niihin liittyvä kirjeenvaihto vuosilta 1938–1946, 1950, 1955 ja 1960
Sosiaalihuollon arkistoihin sisältyy myös muita asiakirjoja kuin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Pääsääntöisesti nämä asiakirjat ovat yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoja.
Sosiaalihuollossa muodostuu myös potilasasiakirjoja. Lisäksi muita kuin edellä mainittuja asiakirjoja voi sisältyä sosiaalihuollon arkistoihin. Asiakirjojen seulonnassa voidaan soveltaa ainakin seuraavia seulontapäätöksiä:
.png/89dd1b8f-ee40-5ed5-f975-c46fb5374931?t=1682581627196)
