-THL:än  ja Kansallisarkiston logot sekä otsikko: Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus.

Sosiaalihuollon seulontapäätökset

Arkiston järjestämisen yhteydessä arkisto täytyy seuloa, jos sitä ei ole aiemmin jo tehty. Arkistoja järjestettäessä on ymmärrettävä mitä seulonnalla tarkoitetaan ja lisäksi on tiedettävä, minkä Kansallisarkiston antamien päätösten perusteella järjestettävänä olevia asiakirjoja seulotaan. 

Mikä on seulontapäätös?

Kansallisarkiston tärkeimpiä yhteiskunnallisia tehtäviä on määritellä, mitkä julkisen hallinnon tuottamat asiakirjatiedot arkistoidaan ja missä muodossa (arkistolaki 831/1994, 8 §, 11 § ja 14 a §). Näitä päätöksiä kutsutaan seulontapäätöksiksi ja ne ovat viranomaisia sitovia määräyksiä. Kansallisarkiston antamat seulontapäätökset perustuvat viranomaisten sille tekemiin seulontaesityksiin, joissa viranomainen arvioi, mitkä sen tehtävissä kertyvät asiakirjat säilytetään määräajan ja mitkä arkistoidaan. Seulontapäätökset voivat koskea yhtä tiettyä viranomaista, hallinnonalaa tai esimerkiksi kaikkia kuntatoimijoita. 

Nykyinen arkistolaki (831/1994) ei anna Kansallisarkistolle toimivaltaa määrätä määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen pituudesta. Kansallisarkisto on vuoden 1994 arkistolain voimaan tulosta lähtien ottanut seulontapäätöksissä kantaa vain siihen, mitkä asiakirjat arkistoidaan.  Sitä ennen Kansallisarkisto (ent. Valtionarkisto) määräsi myös, kuinka pitkään määräajan säilytettäviä asiakirjoja tuli säilyttää. 

Arkistokotelo-piirroshahmo peukku ylhäälä. Seulontapäätösten tulkintaa

Kansallisarkiston (ent. Valtionarkiston) ennen vuotta 1994 antamia seulontapäätöksiä sovellettaessa on hyvä muistaa, että seulontapäätöksen määräykset määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajan pituudesta ovat nykyään suosituksia. Päätöksiin sisältyvät määräykset arkistoitavista asiakirjoista ovat edelleen viranomaisia sitovia määräyksiä.

Seulontapäätökset sisältävät myös määräyksiä siitä, mistä lähtien kertyneisiin asiakirjatietoihin niitä noudatetaan ja miten ne suhteutuvat Kansallisarkiston aiemmin antamiin seulontapäätöksiin. 

Sosiaalihuollon seulontapäätökset

Ennen vuotta 1989

Kunnallisten asiakirjojen ja samalla sosiaalihuollon asiakirjojen osalta merkittäviä päätöksiä asiakirjojen hävittämisestä ovat aikoinaan olleet ainakin

  • sisäasiainministeriön päätöksessä 13.9.1956 (487/56) julkaistut Valtionarkiston yleisohjeet eräiden kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä
  • Valtionarkiston ohjeet erinäisiin kunnallisiin arkistoihin kuuluvien asiakirjojen hävittämisestä 10.4.1979 (Valtionarkiston yleinen ohje n:o 6).

Molemmat edellä mainitut päätökset on kumottu Valtionarkiston päätöksellä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989.

1989

Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 kattaa kunnan eri toimialat, myös sosiaalihuollon (Osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat). Sitä sovelletaan vuodesta 1920 alkaen. Kaikki ennen vuotta 1920 muodostuneet kunnallisten toimijoiden asiakirjat ovat arkistoitavia. Sosiaalihuoltoa koskevaa seulontapäätöstä sovelletaan vuoden 1999 loppuun saakka. Vuoden 1994 arkistolain (831/1994) perusteella alun perin määräyksenä annetut määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysajat muuttuivat suosituksiksi. Arkistoitavien asiakirjojen osalta on edelleen kyse määräyksestä. Pääsääntöisesti päätöksessä on määrätty arkistoitaviksi 8., 18. ja 28. päivinä syntyneiden erikseen määritellyt asiakirjat.

Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä -julkaisusarjan julkaisuja. Kuva: Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 -päätössarja. (Kansallisarkisto 2023) 

2014

Vuodesta 2000 alkaen arkistoitavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat on määritelty Kansallisarkiston vuoden 2014 päätöksessä Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyvästä säilytyksestä. Kansallisarkiston 1.12.2014 antaman seulontapäätöksen (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) mukaan kaikki Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirrettävät tiedot ovat arkistoitavia pois lukien tositteet. Tämä määräys koskee myös niiden asiakkaiden asiakasasiakirjoja ja tietoja, jotka eivät ole syntyneet jonkin kuukauden 8., 18. tai 28. päivänä. Myös vanhemmat sosiaalihuollon asiakasasiakirjat ja -tiedot, jotka on siirretty sosiaalihuollon tietojärjestelmistä taannehtivasti sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ovat arkistoitavia. Organisaation omissa järjestelmissä olevia tietoja ei ole tarpeen tulostaa paperille, vaan ne voidaan säilyttää digitaalisessa muodossa ja siirtää myöhemmin Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Kansallisarkiston 1.12.2014 antaman päätöksen perusteella pelkästään analogisessa muodossa olevien asiakasasiakirjojen seulonta perustuu suurelta osin edelleen syntymäpäiväotantaan. Tiedonhallintayksikössä on kuitenkin huomioitava se, että vuonna 2014 annetussa päätöksessä otanta on voinut muuttua ja koskee nyt tietyissä palvelutehtäväluokissa kaikkia otantapäivinä syntyneiden asiakkaiden asiakasasiakirjoja ja -tietoja. Vuoden 1989 päätöksessä arkistoitavia ovat vain tietyt erikseen määritellyt asiakirjat. Rajaus on siis muuttunut vuonna 1989 annetusta päätöksestä. 

Taulukko: Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen seulontaan sovellettavat seulontapäätökset

Tietoaineisto Sovellettava päätös
Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon siirrettävät tiedot  Kansallisarkiston 1.12.2014 antama päätös (pdf)
1.1.2000 alkaen muodostuneet sosiaalihuollon analogiset asiakasasiakirjat Kansallisarkiston 1.12.2014 antama päätös (pdf)
Ennen 1.1.2000 muodostuneet sosiaalihuollon analogiset asiakasasiakirjat

Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989, osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat: Osa 1 (pdf)

Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989, osa 5. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat: Osa 2 (pdf)

Mies raapii päätään, ja pohtii, mitkä seulontapäätökset on huomioitava sosiaalihuollon arkistoja järjestettäessä, piirroskuva.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.