Arkistotilat 

Arkistolain (831/1994) 12 §:ssä kuvataan vaatimuksia, jotka tulee huomioida asiakirjojen säilyttämisessä. Asiakirjojen tulee lain mukaan olla turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Arkistotilojen tuleekin tarjota asiakirjoille asianmukainen säilytyspaikka aineistojen jokaisessa elinkaarenvaiheessa, aktiivikäytöstä arkistointiin. 

• Aineistojen säilyttämisessä ja arkistoinnissa tulee huomioida aineiston elinkaaren vaihe.
• Arkistotilat jaetaan kolmeen ryhmään aineiston käyttötarkoituksen mukaan. 
• Arkistoitavien aineistojen säilyttäminen tulee toteuttaa Kansallisarkiston arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012) mukaisesti.
• Oikeanlaiset tilat ja olosuhteet varmistavat asiakirjojen säilymisen. 

Kansallisarkisto on antanut arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2012; 1.3.2013) (pdf). Määräys koskee arkistointivaiheessa olevia asiakirjoja, mutta sitä voi soveltaa myös määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytystilojen suunnittelussa. Arkistotilaa suunniteltaessa tule ottaa huomioon määräyksessä kuvatut rakenteelliset, paloturvallisuus-, ilmastointi- ja valaistus­ratkaisut. Viranomainen vastaa itse arkistotilojensa suunnittelusta, toteutuksesta ja hyväksymisestä.

Seuraavaksi käydään läpi muutamia perusasioita, joita on hyvä miettiä sekä nykyisten arkistotilojen kohdalla että arkistotilasuunnittelun yhteydessä. Arkistotilojen tulee suojata aineistoja asiakirjoille haitallisilta olosuhteilta ja rajoittaa aineistoihin pääsy vain henkilöille, joiden työtehtäviin aineistojen käsittely kuuluu.

Arkistotilat jaetaan käytön mukaan kolmeen ryhmään:

Lähi- ja päätearkistojen rakennustekniset vaatimukset ovat samat. Pienten viranomaisten asiakirjat voidaan säilyttää kokonaan lähiarkistotilassa, paloturvallisessa arkistokaapissa tai -holvissa.

Arkistotilojen tulee suojata aineistot:

• vedeltä ja haitalliselta kosteudelta
• tulelta ja palokaasuilta
• liialliselta lämpenemiseltä ja valolta
• ilman epäpuhtauksilta
• ilkivallalta, vahingonteolta ja luvattomalta käytöltä
• poikkeusoloissa

Arkistotilojen sijoitus ja rakenteellisia huomioita

Päätearkistotilan paras sijoituspaikka on ensimmäinen kerros tai ylimmät kellarikerrokset. Alinta kellarikerrosta ei suositella päätearkistotilan sijoituspaikaksi. Vesi- ja viemäriputket, palo- ja räjähdysherkät aineet sekä sähkökaapit on sijoitettava arkistotilan ulkopuolelle. Mikäli arkistotilassa on putkia, tulee niiden alle rakentaa suojakourut. Arkistotilassa pitää olla muusta kiinteistöstä erillinen lämmitys. Arkistotiloihin asennettavat sähkölaitteet tulee voida tehdä jännitteettömäksi tilan ulkopuolelta. 

Olosuhdevaatimukset 

Arkistotilan olosuhteiden tulee lämpötilan, ilman suhteellisen kosteuden ja puhtauden suhteen olla arkistoitaville asiakirjoille turvallisissa rajoissa. Asiakirjat säilyvät parhaiten matalissa lämpötiloissa. Arkistotiloissa on pyrittävä mahdollisimman tasaisiin olosuhteisiin, sillä suhteellisen kosteuden ja lämpötilan äkilliset vaihtelut rasittavat asiakirjoja eniten. 

Arkistotilan lämpötilan ja ilman suhteellisen kosteuden olosuhteita on valvottava säännöllisesti luotettavilla mittareilla mittaamalla. Mitatut arvot tulee kirjata ylös. Mittauksessa suositellaan käytettäväksi mittalaitteita (esim. kerääviä dataloggereita), jotka keräävät mittausdataa lyhyin väliajoin siten, että tuloksista saadaan havaittua äkilliset vaihtelut. Jos olosuhteissa tapahtuu olennaisia ja suositukset ylittäviä muutoksia, on ryhdyttävä toimenpiteisiin olosuhteiden korjaamiseksi. Suurin vaara arkistoaineiston säilymiselle on pitkäaikainen, korkea ilman suhteellinen kosteus.

Kalusteet ja välineet

Arkistotiloissa voidaan käyttää sekä kiinto- että siirtohyllykköjä. Siirtohyllyköt voivat olla käsi- tai sähkökäyttöisiä. Hyllyköiden tulee olla metallisia. Karttoja, piirustuksia, kortistoja, filmejä, nauhoja yms. säilytetään metallisissa kaapeissa tai laatikostoissa, joiden koko ja rakenne määräytyy säilytettävän aineiston koon ja muodon sekä säilytystavan mukaan. 

Esimerkkejä arkistohyllyistä

Uudemmissa arkistotiloissa voi olla sähköisesti liikkuvia ja lukittavia hyllyratkaisuja. Erilaisilla lukitusratkaisuilla pystytään rajoittamaan aineistoihin pääsy vain henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään.

Kuvat: Lukittavia arkistohyllyjä. (THL 2023.) 

Arkistotiloissa tulee olla ainakin yksi työpöytä sekä liikuteltavia laskutasoja asiakirjojen selaamista ja muuta käsittelyä varten. Arkistohuoneessa ei kuitenkaan tule työskennellä vakituisesti. 

Kuva: Esimerkki arkistotilan laskutasosta. (Kansallisarkisto 2023)

Kun asiakirjoja siirretään päätearkistoon, niiden tulee olla sijoitettuina suositusten mukaisiin arkistokelpoisiin ja umpinaisiin koteloihin tai laatikoihin. Hyvät säilytysvälineet suojaavat aineistoa olosuhteiden vaihteluilta ja jonkin verran mahdollisilta vesivahingoilta. Lue lisää arkistokelpoisista materiaaleista.

Arkistotilojen puhtaanapito

Arkistotilat tulee pitää siistinä. Tilat on siivottava säännöllisesti ja arkistoaineistot on puhdistettava pölystä vähintään kerran vuodessa. Arkistotilojen ja -aineistojen siivous tulisi sisällyttää viraston siivoussopimukseen. Arkistotila on tarkoitettu vain asiakirjojen säilyttämistä varten, eikä tilassa tule säilyttää tyhjiä koteloita, käyttämättömiä hyllytasoja tai mitään muuta sinne kuulumatonta.