Tässä ohjauskokonaisuuden osiossa perehdytään analogisten arkistojen järjestämiseen. Arkiston järjestämisellä tarkoitetaan epäjärjestykseen joutuneiden asiakirjojen palauttamista oikeille paikoilleen ja alkuperäisiin yhteyksiinsä.
Järjestäminen kuuluu perinteisiin arkistotehtäviin ja se kohdistuu useimmiten viranomaisen vanhaan aineistoon, joka on muodostunut ennen arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) käyttöönottoa. Järjestämistyön laajuuteen vaikuttaa se, kuinka järjestelmällisesti aineistoa on käsitelty. Arkistonmuodostuksen tultua viranomaisissa entistä suunnitelmallisemmaksi, on järjestämisen merkitys muuttunut. Nykyisin tavoitteena on, että arkisto saa lopullisen rakenteensa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ja syntyvä aineisto vain liitetään vanhaan päätearkistoon. Näin vältytään jälkikäteen tapahtuvalta järjestämistyöltä.
Analogisten arkistojen järjestäminen -osiossa käydään läpi järjestämistyön vaiheet:
Järjestämistyön ensimmäinen vaihe on järjestämättömien asiakirjojen kartoittaminen ja kokonaisuuden hahmottaminen.
Työn alkuvaiheessa etsitään myös olemassa oleva ohjeistus, eli arkistokaavat, arkistoluettelot, säilytysaikaohjeet, seulontapäätökset ja muu mahdollinen arkistointia koskeva ohjeistus, joka auttaa arkiston järjestämisessä. Lisäksi on hyvä tuntea arkistonmuodostajan historiaa ja arkistonmuodostukseen liittyvät muutokset.
Jokaisella aikakaudella on omat säilytysaika- ja järjestämisohjeet. Vanhoja aineistoja ei saa hävittää nykypäivän ohjeilla, ellei ohjeessa ole selkeästi mainittu, että sitä sovelletaan takautuvasti.
Inventointivaiheessa kootaan yhteen kaikki järjestettävät asiakirjat ja laaditaan inventointiluettelo.
Inventointivaiheessa aineistokokonaisuus ja siinä olevat mahdolliset aukot hahmottuvat aineiston järjestäjälle. Inventointitason kuvaus on tärkeää tehdä varsinkin, jos aineisto on kokonaisuudessaan järjestämätön.
Älä luota vanhoihin merkintöihin, vaan tarkista jokainen kansio ja asiakirja.
Asiakirjojen seulonnalla tarkoitetaan määräajan säilytettävien asiakirjojen erottamista arkistoitavista asiakirjoista. Seulonta tehdään lainsäädännön, Kansallisarkiston seulontapäätösten ja määräysten perusteella.
Määräajan säilytettävät asiakirjat tuhotaan tietoturvallisella tavalla, kun niiden säilytysaika on kulunut umpeen.
Tuhottavien asiakirjojen osalta on tehtävä hävitysluettelo organisaation oman ohjeistuksen mukaisesti.
Aineistot saa tuhota vasta sen jälkeen, kuin hävitysluettelo on hyväksytty.
Kun järjestämistyötä tehdessä käydään läpi yksittäisiä analogisia asiakirjoja, on hyvä muistaa alla kuvattu listaus. Tämä koskee varsinkin arkistoitavia asiakirjoja, joiden käsittelyssä on otettava huomioon Kansallisarkiston antamat määräykset.
Muista analogisten aineistojen kunnostamisen perussäännöt!
Älä tee mitään, mitä et osaa.
Älä tee asiakirjalle mitään peruuttamattomia toimenpiteitä.
Älä tee uusia taitoksia.
Älä käytä liimaa, teippiä tai saksia. Teipit poistaa konservaattori.
Älä poista irtoilevia palasia tai reunoja asiakirjoista.
.png/89dd1b8f-ee40-5ed5-f975-c46fb5374931?t=1682581627196)
