-THL:än ja Kansallisarkiston logot sekä otsikko: Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annetun lain (254/2015), asiakastietolain (703/2023) ja Kansallisarkiston vuonna 2014 antaman seulontapäätöksen (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) soveltaminen edellyttää sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tunnistamista. Tässä osiossa perehdytään sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määritykseen ja asiakirjojen tunnistamiseksi tarjolla oleviin apuvälineisiin.

  • Kun säilytysajat tai arkistoitavat tietoaineistot on määritelty vain sosiaalihuollon palvelutehtävittäin, on tiedettävä mitä asiakirjoja sisältyy kyseiseen palvelutehtävään.
  • Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely voi joissakin tilanteissa olla haasteellista. 
  • Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen määrittämisen apuna voi käyttää THL:n tuottamia asiakirjakuvauksia.

Laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015), laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023) ja Kansallisarkiston 1.12.2014 antamassa seulontapäätöksessä (AL/20064/07.01.01.03.01/2014) arkistoitavista sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista asiakirjojen säilytysajat ja/tai arkistoitavat asiakirjat on määritelty palvelutehtävien tarkkuudella. Yksittäisiä asiakirjoja ei mainita kuin muutaman palvelutehtävän kohdalla. Minkään palvelutehtävän osalta ei asiakirjoja määritellä kattavasti. Edellä mainittuja lakeja ja päätöstä sovellettaessa onkin tiedettävä, mitä asiakirjoja kyseiseen palvelutehtävään sisältyy. On myös tiedettävä, milloin kyse on sosiaalihuollon asiakasasiakirjasta ja milloin jostakin muusta asiakirjasta, jonka säilytysaikoja ei ole määritelty sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja koskevissa säädöksissä. 

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan tunnistaminen voi tietyissä tilanteissa olla haastavaa. Eräänlaisena nyrkkisääntönä voi pitää sitä, että kaikki asiakirjat, jotka liittyvät sosiaalihuollon tuen tarpeeseen ovat asiakasasiakirjoja asian vireille tulosta ja asiakkuuden alkamisesta alkaen. Muutoksenhaku- ja maksuasiakirjat puolestaan eivät pääsääntöisesti ole asiakasasiakirjoja. Rajanveto voi kuitenkin olla haastavaa, kun arvioidaan, mikä on asiakasasiakirja ja mikä ei ole. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on tuottanut verkkosisältöjä, joita voi käyttää apuna arvioitaessa asiakirjan luonnetta. Haastavissa tilanteissa on myös hyvä käydä vuoropuhelua sosiaalihuollon asiantuntijoiden kanssa asiakirjoista ja siitä luokitellaanko asiakirja asiakasasiakirjaksi vai ei. 

Punatukkainen tyttö miettii, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittäminen ei ole helppo tehtävä. THL:n määrityksen mukaan sosiaalihuollon asiakasasiakirja on henkilön sosiaalihuollon tuen tarpeen tai sosiaalihuollon asiakkuuden perusteella laadittu tai asiakkuuteen muuten liittyvä asiakasasiakirja. Asiakasasiakirjat sisältävät sosiaalihuollon asiakasta koskevat tiedot ja niistä käy ilmi asian käsittely ja annetut sosiaalipalvelut. Asiakasasiakirjan laatija voi olla sosiaalihuollon palvelunantaja, asiakas tai muu henkilö tai taho.  

Laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023, voimassa 1.1.2024 alkaen) asiakasasiakirjalla tarkoitetaan asiakirjaa, joka on laadittu tai vastaanotettu tai joka sisältää tietoja asiakkaan sosiaali- tai terveyspalvelujen tarpeen arviointia varten, tarvittavien palvelujen järjestämistä tai toteuttamista varten taikka lääkkeen toimittamista varten. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakasta koskevaa asiakasasiakirjaa. Sosiaalihuollon asiakastiedolla tarkoitetaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan ja muuhun sosiaalihuollossa laadittuun asiakirjaan sisältyvää sosiaalihuollon asiakkaan tuen tarvetta, hänen asiansa käsittelyä tai hänelle annettavaa sosiaalipalvelua koskevaa asiakastietoa. 

Apua asiakasasiakirjan määrittämiseen

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tunnistamiseen voi käyttää apuna Kanta-palvelujen yhteydessä tuotettuja kuvauksia asiakasasiakirjoista. Kuvaukset on laadittu digitaalisille tietoaineistoille. Ne eivät kaikilta osin ole suoraviivaisesti sovellettavissa analogisiin asiakirjoihin. Tärkeimpiä Kanta-palvelujen yhteydessä laadittuja apuvälineitä ovat:

Esimerkkejä sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen määrittelyistä

Alla olevat esimerkit kuvaavat asiakasasiakirjojen määrittelyn tilannetta 21.3.2023. Määrittelyissä voi tapahtua myöhemmin muutoksia lainsäädännön muuttumisen tai muiden syiden vuoksi.

Ainakin seuraavien asiakirjojen tunnistamisessa on ollut haasteita:

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.