-THL:än ja Kansallisarkiston logot sekä otsikko: Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus.

Sosiaalihuollon tiedonhallinnan ohjausvastuut

Tässä osiossa käydään läpi mitkä eri organisaatiot ohjaavat sosiaali- ja terveydenhuollon tietoaineistojen hallintaa ja mitkä ovat ohjaavien tahojen vastuut. Osion lopussa käsitellään määräysten, ohjeiden ja suositusten merkitystä ja velvoittavuutta.

Tietoaineistojen tiedonhallinnassa tärkeää on koko elinkaaren ajan toteutettu järjestelmällinen tietojen käytettävyyden, löydettävyyden ja eheyden varmistaminen. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaa ohjaavat monet eri tahot, ja ohjauksen taustalla on lainsäädäntö.

Taulukko 1: Sosiaalihuollon arkistoinnin ohjausvastuut. Avaa kuva isommaksi tästä linkistä (png).

Sosiaalihuollon arkistoinnin ohjausvastuu jakautuu usean viranomaisen kesken.  

Määräys, ohje vai suositus? 

Sosiaalihuollon ohjaustyötä tekevät viranomaiset tuottavat muun muassa määräyksiä, ohjeita ja suosituksia. Alla käsitellään lyhyesti mitä nämä tarkoittavat käytännössä ja mikä on niiden velvoittavuus. 

Määräys

Määräystä tulee noudattaa. Määräys on velvoittava. Määräys on lakia ja asetuksia alemman asteinen ja määräyksenantovalta perustuu lainsäädäntöön. Säädöksillä on oma hierarkiansa. Alemman tason säädös tai määräys ei saa olla ristiriidassa ylemmän tason säädöksen, kuten perustuslain tai EU:n asetusten kanssa.

Ohje

Neuvo, opastus tai ohjeistava teksti, jonka noudattaminen on vapaaehtoista. Viranomaiset antavat ohjeita, joiden noudattaminen ei ole pakollista. Ohjeet voivat kuitenkin perustua lakiin, esimerkiksi laissa annettuun viranomaistehtävään taikka ne voivat antaa tarkempaa tietoa säännösten edellyttämien tehtävien käytännön soveltamistavasta. Esimerkiksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen siirto-ohje antaa tarkempaa käytännön tason ohjeistusta lain sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta (616/2021) 64 § mukaisten siirtojen toteuttamisesta. Vaikka ohjeen noudattaminen on vapaaehtoista, on kyseisen lainsäädännön noudattaminen velvoittavaa.   

Suositus

Suositusta suositellaan noudatettavaksi. Suositus ei ole velvoittava. Suositus voi olla esimerkiksi ohje, jonka noudattamista suositellaan.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.