Sosiaalihuollon tiedonhallinnan ohjausvastuut

Hallitusohjelmaa toteuttavan sosiaali- ja terveysministeriön (STM) vastuulla on sosiaali- ja terveyspolitiikan suunnittelu, ohjaus ja toimeenpano. STM:n vastuulla on myös hallinnonalansa lainsäädännön ja keskeisten uudistusten valmistelu. Lisäksi uudistusten toteuttamisen ohjaus kuuluu viime kädessä STM:lle, vaikka ohjausvastuu olisi käytännössä jonkin toisen organisaation tehtävä.  

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on sosiaali- ja terveysministeriön alainen valtion asiantuntija- ja tutkimuslaitos. Toimintansa THL aloitti vuonna 2009, kun Kansanterveyslaitos ja Stakes yhdistettiin. THL:n toiminta perustuu lakiin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 668/2008 ja valtioneuvoston asetukseen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta 675/2008 sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen laaturekistereistä 801/2022. THL:n keskeisiä tehtäviä on ihmisten hyvinvoinnin, terveyden ja turvallisuuden edistäminen. Sidosryhmilleen THL tuottaa tietoa ja ratkaisuja mm. ohjaamalla sosiaali- ja terveydenhuollon digitaalista tiedonhallintaa.

Kansaneläkelaitoksen (Kela) asema, tehtävät ja hallinto on määritelty laissa Kansaneläkelaitoksesta 731/2001. Kelan vastuulla on mm. Kanta-palvelujen ylläpito ja hallinnointi. Yhdessä THL:n kanssa Kela luo ohjeistukset Kantaan vietäville aineistoille ja palveluiden käytölle.

Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) valmistelee hallinnonalansa lakeja, asetuksia ja päätöksiä. Lisäksi ministeriön vastuulla on budjettivarojen käyttöön liittyviä asioita. OKM:n vastuulle kuuluvat mm. arkisto-, museo- ja yleinen kirjastotoimi. Ministeriö ohjaa oman hallinnonalansa toimintaa. Lisäksi sen tehtäviin kuuluu edustaa Suomea EU:n toimielimissä ja kansainvälisessä yhteistyössä.

Kansallisarkisto on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen viranomainen, jonka tehtävistä ja vastuista määrätään laissa Kansallisarkistosta 1145/2016 ja arkistolaissa 831/1994 sekä valtioneuvoston asetuksessa Kansallisarkistosta 39/2017. Kansallisarkiston aiemmat nimet ovat arkistolaitos ja Valtionarkisto, jotka esiintyvät organisaation tuottamissa vanhemmissa määräyksissä, ohjeissa ja päätöksissä.

Kansallisarkiston vastuulla on tietoaineistojen arkistoinnin ohjaus. Kansallisarkisto määrää seulontapäätöksillä siitä, mitkä tietoaineistot arkistoidaan. Päätökset pohjautuvat Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikkaan, jossa kuvataan tarkemmin aineistojen kulttuurihistoriallisen arvon ja myöhemmän tutkimuskäytön arvon määrittämisestä. Kansallisarkiston seulontapäätöksistä voit lukea lisää täältä.

Valtiovarainministeriön yhteydessä toimiva tiedonhallintalautakunta on viranomainen, jonka toiminta perustuu monialaiseen asiantuntijayhteistyöhön. Tiedonhallintalautakunnan tehtävät liittyvät tiedonhallintalakiin. Lautakunnan tehtävä on edistää laissa säädettyjen tiedonhallintaan ja tietoturvallisuuteen liittyvien toimintatapojen toteuttamista. 

Tiedonhallintalautakunnan vastuu tietoaineistojen elinkaaren osalta rajautuu aineistojen säilytysvaiheeseen. Lautakunta on julkaissut suosituksia, kuten Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (2023). 

Suomen Kuntaliiton jäseniä ovat Suomen kunnat ja kaupungit. Lisäksi toimintaan kuuluvat maakuntien liitot, kuntayhtymät sekä kuntataustaiset osakeyhtiöt. Kuntaliiton rooli on tarjota jäsenilleen asiantuntijapalveluita sekä toimia näiden edunvalvojana. 

Kuntaliitolla on aiemmin ollut aktiivisempi rooli tietoaineistojen hallinnoinnin ohjauksessa. Vanhempia ohjeita ja oppaita tietoaineistoille löytyy Kuntaliiton sivuilta. Kunnallisten asiakirjojen säilytysajat -sarjan julkaisut löytyvät Kansallisarkiston verkkosivuilta.