Arkiston kuntoon saattamisen projektointi 

Projekti lähtee liikkeelle tarpeesta. Tarve tulee olla osoitettavissa ja rajattavissa, jotta projektin laajuus on mahdollista saada selville. Esimerkiksi, kun kyse on järjestämättömistä analogisista asiakirjoista, jotka kuuluvat useampaan arkistokokonaisuuteen, on tehtävä rajaus siitä, koskeeko projekti kaikkien aineistojen järjestämistä vai vain yhden arkistokokonaisuuden järjestämistä.  

Huolellinen valmistelu, jossa perustellaan tarpeet projektin toteuttamiselle, helpottaa projektin viemistä eteenpäin suunnitteluvaiheeseen. 

Kun projektin toteuttamisesta on päätetty, alkaa yksityiskohtaisempi suunnitteluvaihe. Suunnitteluvaiheessa määritellään tarkemmalla tasolla projektin laajuus ja tavoitteet, selvitetään eri ratkaisuvaihtoehtoja tavoitteiden saavuttamiseksi ja valikoidaan näistä aikataulullisesti ja resursseiltaan toteutuskelpoisin vaihtoehto. 

Projektille annetut tavoitteet antavat raamit niille toimille, joiden avulla tavoitteisiin päästään. Esimerkiksi kun järjestettäviä analogisia asiakirjoja on 100 hyllymetriä, ei pelkkä tieto määrästä vielä auta hahmottamaan vaadittavia toimia. On tiedettävä tarkemmin mm. se, onko aineisto osa suurempaa jo järjestettyä kokonaisuutta, joka tulee antamaan tehtävälle järjestämistyölle valmiita malleja, vai lähdetäänkö ns. puhtaalta pöydältä, jolloin järjestämisen pohdinta aloitetaan siitä, minkä periaatteen mukaan aineistoa lähdetään järjestämään ja miksi.  

Myös asiakirjojen laatu ja säilytysvälineet voivat vaikuttaa järjestämistyön nopeuteen, esim. sidoksista koostuvan arkiston järjestäminen on usein nopeampaa kuin koteloissa olevien sekalaistenkin asiakirjojen järjestäminen. Tällaiset yksityiskohdat ja erot määrittävät sen, kuinka paljon aikaa ja henkilötyötunteja on varattava järjestämistyöhön. Aikataulun määrittäminen voikin olla toisinaan haasteellista, jos järjestettävänä olevaa asiakirjakokonaisuutta ei tunneta tarkemmin. 

Suunnitteluvaiheessa tehtävään projektisuunnitelmaan on määritettävä lisäksi esimerkiksi kustannukset, henkilöresurssit sekä mahdolliset työtehtävät ja toteutusaikataulu. Projektisuunnitelmassa on hyvä tuoda esille myös mahdolliset riskit ja ongelmakohdat, sekä näihin liittyen valmistella varautumissuunnitelma. 

Toteutusvaiheessa projektisuunnitelma viedään käytäntöön. Projektityö on tavoitteellista ja siksi usein myös intensiivistä. Toteutusvaiheessa on hyvä säännöllisesti seurata ja valvoa työn edistymistä ja pitää kirjaa sekä työn etenemisestä suunniteltuun aikatauluun nähden että resurssien käytöstä.  

Mikäli projektin etenemisessä havaitaan ongelmia, on korjaustoimenpiteisiin ryhdyttävä pikaisesti, jottei projekti jää keskeneräiseksi. Esimerkiksi ennakkoon tehty arkistoaineistoon tutustuminen on voinut olla aineiston koosta riippuen satunnaista valintaa. Tällöin aineistosta voi löytyä yllätyksiä, kuten vaikeasti tunnistettavia aineistokokonaisuuksia tai vaikka homekasvustoa. Toteutusvaiheessa on siis mahdollista, että käytännön työn kautta havaitaan tarve päivittää projektisuunnitelmaa.  

Projektin päättäminen on sen viimeinen vaihe ja se tulee yleensä ajankohtaiseksi, kun haluttuihin tavoitteisiin on päästy. Tavoitteisiin pääsy ja työn laatu varmistetaan tarkastamalla työn tulokset. Tämän jälkeen projektipäällikkö laatii loppuraportin, joka on yhteenveto projektin toteutuksesta.

Loppuraportissa tuodaan esille myös mahdolliset alkuperäisestä projektisuunnitelmasta poikkeavat muutokset toteutuksen aikana. Loppuraportin työstäminen ja dokumentointi edesauttavat projektista oppimista ja tietoa voidaan sitten hyödyntää tulevissa projekteissa. Viimeisenä viedään päätökseen kaikki projektin toteuttamiseen ja hallintaan liittyvät toimenpiteet, ja projekti päätetään virallisesti.