Järjestämistyön päättäminen

Järjestämistyön päättämisen työvaiheita ovat asiakirjojen kokoaminen yhteen ja sijoittaminen säilytysvälineisiin. Lopuksi säilytysvälineet vielä nimiöidään. 

Järjestämistyön loppuvaiheessa asiakirjat kootaan yhteen ja yhdistetään tarvittaessa sarjakokonaisuudet. Lopuksi asiakirjat käydään vielä läpi siten, että niiden keskinäinen järjestys tarkistetaan ja tarvittaessa korjataan. 

Suojustaminen

Asiakirjojen suojustaminen tarkoittaa asiakirjojen suojaamista vaurioitumiselta sekä valolta, pölyltä, kosteudelta ym. sijoittamalla ne arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin. Kansallisarkisto on julkaissut suojamateriaaliohjeen, johon on suositeltavaa tutustua. 

Huonokuntoiset säilytysvälineet korvataan uusilla, ja jos asiakirjat ovat esim. kierrekansioissa, on ne korvattava arkistokoteloilla. Asiakirjat tulee sijoittaa asianmukaisiin ja oikean kokoisiin suojalehtiin ja koteloihin. Arkistokoteloita on eri kokoisia: A4, foliokoko ja erikoiskoot. Lisäksi kortistoille on arkistolaatikoita. 

Koteloiden liiallinen täyttäminen tai tyhjäksi jättäminen vaurioittaa asiakirjoja ja vie turhaan tilaa. Vajaasti täytetyissä koteloissa asiakirjat pääsevät valumaan ja taittumaan ja liian täysissä koteloissa asiakirjat repeilevät. 

Kuva: Etualalla oleva liian täysinäinen arkistokotelo pullistelee, kun taas taempi kotelo, jossa asiakirjoja on sopiva määrä, sulkeutuu nätisti. (Kansallisarkisto)

Asiakirjaniput voi kääntää puolivälistä toisin päin koteloon, jolloin mahtuu enemmän ja tasaisemmin asiakirjoja. Yli 10 cm leveiden koteloiden käyttöä on vältettävä, koska ne ovat täyteen pakattuina painavia ja hankalampia käsitellä työturvallisuuden kannalta. 

Metallisten tai muovisten kiinnitysmekanismien tai liimasidosten käyttöä tulee välttää, koska ne tuhoavat asiakirjaa. 

Suojavälineet valitaan asiakirjojen koon ja ominaisuuksien mukaan. Asiakirjat suojataan A4- tai foliokokoisella suojapaperilla. Vähintään kotelon alin ja ylin asiakirja tulisi suojata suojapaperilla, kun asiakirjat sijoitetaan arkistokoteloon. Samaan koteloon voidaan sijoittaa yksi tai useampi arkistoyksikkö. Samaan arkistoyksikköön kuuluvat asiakirjat sijoitetaan suojalehden väliin ja suojalehteen kirjoitetaan aineiston yksilöivä tieto (arkistonmuodostajan nimi ja arkistoyksikön tunnus) ja tieto mahdollisesta salassapidosta.

Kuva: Suojapaperilla suojataan arkistokotelossa olevia asiakirjoja. (Kansallisarkisto)

Kuva: Suojalehti, jossa nimiöintitarra. (Kansallisarkisto)

Kotelon tunnistetiedot

Säilytysvälineisiin merkitään tunnistetiedot, joiden avulla löydetään arkistoluetteloon merkityt aineistot. Tunnistetiedot voidaan merkitä koteloon nimiöin tai kirjoittamalla kotelon päätyyn. Nimiölaput kiinnitetään liimaamalla tai käytetään soveltuvia tarranimiöitä.  Varmin tapa on liimaaminen arkistokelpoisella liimalla. Nimiöstä tulee ilmetä arkistonmuodostajan ja asiakirjasarjan nimi, aineiston aikarajaus, arkistotunnus (signum esim. Aa 1), tarvittaessa hävitysvuosi sekä tarvittavat muut tunniste- ja käsittelytiedot, esimerkiksi käyttörajoitukset. Nimiöt olisi hyvä liimata samalle korkeudelle koteloiden alareunasta. 

Kuva: Näissä ajantasaisissa arkistokoteloissa nimiöt on sijoitettu siististi samalle korkeudelle. (Kansallisarkisto 2023)    

Kuva: Vanhat nimiöt voivat vaatia päivittämistä. Samalla on syytä arvioida arkistokoteloiden arkistokelpoisuutta ja sitä, tulisiko kotelot uusia. (Kansallisarkisto)

Salassa pidettävien asiakirjojen tulee käydä ilmi kotelosta ja nimiöstä ilman, että luettelosta pitää tarkistaa käyttörajoitukset

• mikäli saman säilytysyksikön sisällä osa asiakirjoista on salassa pidettäviä ja osa julkisia, tulee merkinnät tehdä arkistoyksiköihin
• mikäli koko sarja on salassa pidettävä, riittävät säilytysyksiköihin (nimiöön) tehdyt merkinnät

Kuva: Nimiöön on merkitty käyttörajoitus. (Kansallisarkisto 2023)