Asiakirjojen järjestäminen ja luettelointi

Järjestämistyössä keskeistä on se, että asiakirjat ovat löydettävissä ja käytettävissä työn päätteeksi. Tiedot aineistoista onkin vietävä osaksi arkistoluetteloa. On eri asia liittää aineistoja osaksi jo olemassa olevaa, järjestettyä arkistoa kuin aloittaa epäjärjestyksessä olevan aineistokokonaisuuden järjestäminen. Samalla kun asiakirjoja järjestetään, tehdään myös aineiston kunnostamisen toimenpiteitä.

Arkistokokonaisuuden/-kokonaisuuksien rajaamisen ja muiden taustaselvitysten jälkeen voidaan ryhtyä itse asiakirjojen järjestämiseen. Tässä vaiheessa on siis jo kartoitettu ja rajattu järjestettävät aineistot, kerätty yhteen ja käyty läpi vanhat luettelot, ohjeet, arkistosäännöt ja arkistonmuodostussuunnitelmat (AMS:t) sekä selvitetty mitkä seulontapäätökset ja säädökset koskevat aineistoa.

Kun aineiston konteksti tunnetaan, toimitaan tunnistetun mallin (arkistonmuodostussuunnitelman) mukaisesti, ja aineistot liitetään osaksi jo olemassa olevaa kokonaisuutta. Suunniteltua arkistointijärjestystä tulee toteuttaa, eikä asiakirjojen järjestystä pidä muuttaa ilman perusteltua syytä. Mikäli muutoksia tehdään, on ne dokumentoitava huolellisesti. 

Tässä vaiheessa järjestämistyötä arvioidaan tarkemmin aineiston fyysinen kunto ja määritetään tarvittavat toimenpiteet. Mikäli aineistolle tehdään vain inventointi, on sen yhteydessä syytä huomioida nämä samat toimenpiteet!

• Asiakirjojen kunnostamisella tarkoitetaan asiakirjojen arkistoteknistä huoltamista (niittien poistaminen ym.), fyysistä kunnostamista ja konservointia. 
• Järjestämistyön yhteydessä asiakirjat oiotaan ja siistitään tarpeettomista liittimistä, kuminauhoista, roskista ja muovitaskuista. 
• Huonokuntoisen aineiston kunnostamisesta itse saattaa aiheutua enemmän haittaa kuin hyötyä ja se voi olla terveydelle vaarallista. Tästä voit lukea lisää sivulta Homeongelmat. Yleisenä periaatteena asiakirjojen korjauksessa pidetään, että asiakirjojen korjauksen suorittaa aina konservaattori. 

Järjestämistyötä varten tulee hankkia tarvikkeita, kuten:

• arkistosuojalehtiä
• koteloita ja muita säilytysvälineitä
• tarvittaessa pölyriepu ja -imuri, esiliina, käsineet, kasvosuoja

Viimeksi mainitut ovat tarpeen, jos kysymys on kovin likaisesta ja pölyisestä aineistosta. 

Säilytysvälineiden tulee olla arkistokelpoisia. Järjestämisen yhteydessä tehdyt tekniset toimenpiteet, kuten asiakirjojen oikominen, suojustus ja koteloiden vaihto, ovat osa järjestämisprosessia.

Tähän voi soveltaa toimintaohjeita, jotka löytyvät ohjauskokonaisuuden sivulta Inventointi.

Arkistoluettelon laatiminen

Työn rinnalla tehdään arkistoluettelo, johon merkitään aineistoihin liittyvää kuvailutietoa. Luettelo tulee toimimaan arkistohakemistona, joka sisältää tarpeen mukaan kuvailutietoa säilytys- ja arkistoyksiköistä. Luetteloon merkitään tiedot arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä tietoaineistoita. Mikäli arkistoluettelo on jo olemassa, voi siihen täydentää tiedot järjestettävästä aineistosta. 

Tiedot arkistoluetteloa varten saadaan, kun järjestämisen yhteydessä selvitetään tarkasti mitkä asiakirjat kuuluvat mihinkin sarjaan tai alasarjaan ja määritellään sarjojen alle kuuluvat arkistoyksiköt. Arkistointijärjestys suunnitellaan niin, että tietopalvelu ja asiakirjojen seulonta on myöhemmin mahdollisimman yksinkertaista. Jos säilytysaika on esim. 10 vuotta palvelun päättymisestä, niin asiakirjat kannattaa arkistoida palvelun päättymisvuoden mukaisesti aakkosjärjestykseen.   

Kuva: Arkisto rakentuu sarjoista ja arkistoyksiköistä.

Pääsarjaan kuuluu vaihteleva määrä eri sarjoja. Jokaiseen sarjaan kuluu useampi arkistoyksikkö. Yhteen arkistokoteloon eli säilytysyksikköön voi sijoittaa useamman arkistoyksikön.