Arkistointi ja arkistoalan käsitteet 

Arkistointi on osa arkistoitavien asiakirjojen elinkaarta. Arkistoalan käsitteisiin ja arkistointiperiaatteisiin on tullut muutoksia tiedonhallintalain voimaantultua. Osittain tulkinnanvarainenkin tilanne lainsäädännön osalta tulee todennäköisesti selkeytymään, kun arkistolaki saadaan uudistettua.  

• Arkistointi suunnitellaan tai on suunniteltu osana muun tiedonhallinnan suunnittelua. 
• Tiedonhallinnan ja arkistoalan termistöt ovat muuttuneet. 

Tietoaineistojen elinkaari 

Asiakirjatiedon elinkaari käsittää asiakirjan laatimisen tai saapumisen organisaatioon, sen liittämisen organisaation tietovarantoon ja sen käyttämisen organisaatiossa. Sen jälkeen asiakirjatieto joko tuhotaan tai arkistoidaan. Tämän koko elinkaaren hallinta vaatii suunnittelua ja tavoitteena on, että asiakirjatieto saadaan säilymään käytettävänä ja todistusvoimaisena. Organisaation tiedonhallinnan kokonaisuuden suunnitteluun sisältyy osana myös arkistoinnin suunnittelu.  

Tiedonhallintalaki (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) muutti vuoden 2020 alusta alkaen sekä arkistoalan käsitteitä ja arkistoinnin periaatteita että tietoaineistojen elinkaariajattelua. Siihen ei kutenkaan sisälly varsinaisesti arkistointia koskevia säädöksiä. Tietoaineistojen elinkaarta on ennen tiedonhallintalain voimaantuloa kuvattu muutamilla erilaisilla malleilla, joista tunnetuimpia suomalaisessa arkistomaailmassa on ollut jako kolmeen elinkaaren vaiheeseen: aktiivi-, passiivi- ja historiallinen vaihe.  

 

Kuva: Elinkaariajattelun malli ennen tiedonhallintalakia, Lähde: Arkistotoimi ja asiakirjahallinto. Helsinki 1994, s. 53.

Kuva: Tietoaineistojen säilytys- ja arkistointivaihe tiedonhallintalain mukaisesti.  

Tiedonhallinnan ja arkistoinnin uudet käsitteet vanhojen rinnalla 

Vuonna 2020 voimaan tullut tiedonhallintalaki on vaikuttanut arkistoalan käsitteisiin elinkaariajattelua laajemmin. Ennen tiedonhallintain voimaantuloa ja edelleen arkistolaissa käsitteellä ”pysyvä säilytys” viitataan Kansallisarkiston määräysten mukaisiin pysyvästi säilytettäviin tietoaineistoihin, jotka tiedonhallintalain käsitteistössä ovat arkistoitavia tietoaineistoja. Tiedonhallintalaissa pysyvä säilytys tarkoittaa pysyvää säilytystä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Kansallisarkisto voi määrätä nämä alkuperäisen käyttötarkoituksen vuoksi pysyvästi säilytettävät tietoaineistot arkistoitaviksi.  

Kuva: Laki julkisen tiedon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki) 906/2019 määrittää käsitteet uudelleen.

Arkistolakia uudistetaan parhaillaan ja uudistuksen myötä käsitteet yhdenmukaistetaan tiedonhallintalain käsitteiden kanssa. Käsitteiden muuttuminen on aiheuttanut tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa ymmärrettävästi haasteita ja väärinymmärryksiäkin. Käsitteiden tulkinnan osalta onkin tärkeää tietää miltä ajalta ohje, määräys tai päätös on ja miten siinä käytettävät käsitteet suhteutuvat päivittyneisiin käsitteisiin.

Taulukko 1: Käsitteet arkistolaissa ja tiedonhallintalaissa

Lisätietoja:

• Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2022:54.