Aputyökaluja järjestämistyöhön

Alle on kerätty muutamia ”aputyökaluja”, jotka voivat olla hyödyllisiä analogisten tietoaineistojen järjestämistyössä ja sen suunnittelussa.

Punatukkainen tyttö sanoo: Älä luovuta haasteiden edessä!

Sosiaalihuollon tehtävät ja organisaatiomuutosten vaikutukset tiedonhallintaan
- THL:n siirto-ohjeen viimeisin versio on saatavilla THL:n sähköisenä julkaisuna.
Sosiaalihuollon palvelutehtävät
- THL on määritellyt aiemmin kuvattujen palvelutehtäväluokitusten vastaavuudet suhteessa toisiinsa Kanta-palvelujen käsikirjassa sosiaalihuollon toimijoille.
- Palvelut ja palvelutehtävät voivat päivittyä. Ajantasaisen tiedon palvelutehtävistä saa THL:n sivuilta.
Arkistointi ja arkistoalan käsitteet
- Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä, Valtiovarainministeriön julkaisuja 2022:54.
Sosiaalihuollon seulontapäätökset
Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinto
- 1.1.2024 alkaen sovelletaan Kansallisarkiston päätöstä 21.12.2022 (KA 19119/07.01.01.03.01/2022) (pdf)
Seuraavat Kuntaliiton säilytysaikaoppaat sisältävät myös määräykset arkistoitavista asiakirjoista 1.1.2002 alkaen
Ennen vuotta 2002 muodostuneisiin yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoihin sovelletaan Valtionarkiston päätöstä kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 (osa 1. Yleis-, talous- ja henkilöstöhallinnon asiakirjat).
Potilasasiakirjat
- Pääsääntöisesti potilasasiakirjat seulotaan Valtionarkiston päätöksen kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä 1989 (osa 2. Terveydenhuollon asiakirjat, pdf) sekä potilasasiakirja-asetuksen (94/2022) liitteen perusteella.
- Näiden lisäksi Kansallisarkisto ja sen edeltäjät ovat antaneet erillisiä päätöksiä arkistoitavista potilasasiakirjoista (pdf)
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjan määrittely
- Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille on päivittyvä verkkojulkaisu, joka löytyy Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämästä Yhteistyötilat-verkkopalvelusta.
- Apuna voi käyttää myös Sosmeta-palvelua, joka on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämä sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu.
- Sote-sanastot-palvelusta löytyy sosiaalialan tiedonhallinnan sanasto, joka sisältää sosiaalihuollon asiakasasiakirjatyyppien määritelmät. Määritelmät löytyvät sanastosta asiakirja-käsitteen alta.
Sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely
- Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (Valtiovarainministeriö 2023) sisältää suositeltavia käytäntöjä, eikä ole velvoittava.
- Kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaat löytyvät linkkilistan kohdasta Sosiaalihuollon seulontapäätökset.
Arkistokaavat ja arkistoluettelot
- Esimerkki arkistoluettelosta. Luettelossa näkyy vain osa kokonaisuudesta. (Salon kaupunki, pdf).
Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen)
- Katso linkkilistasta kohta Sosiaalihuollon seulontapäätökset.
Järjestämistyön päättäminen ja Arkistokelpoiset materiaalit
- Viimeisin arkistolaitoksen päätös pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistuksessa käytettävistä materiaaleista ja menetelmistä (kumottu) (pdf).
- Kansallisarkiston ohje pysyvästi säilytettävien asiakirjojen suojaamisessa käytettävistä materiaaleista (KA/13459/07.01.01.00/2018 (pdf) ja suojamateriaaliohjeen liite: Luettelo soveltuvista suojamateriaaleista (3.9.2018, pdf).
Arkistotilat
- Kansallisarkisto on antanut arkistotilamääräyksen (AL/19699/07/01.01.00/2021; 1.3.2013) (pdf)
Homeongelmat
- Kansallisarkiston ohjeet home-epäilyyn tai homeisen aineiston käsittelyyn.