Inventointi

Inventointi on tärkeä osa arkiston järjestämistä. Erityisesti sen tarve korostuu laajoja aineistokokonaisuuksia järjestettäessä. Inventoinnin yhteydessä pyritään saamaan yleiskuva järjestettävistä aineistoista ja luodaan samalla arkiston alustava rakenne.

Kun järjestettävät asiakirjat on kartoitettu ja koottu yhteen eri paikoista, kuten säilytystiloista ja työntekijöiden huoneista, on syytä tehdä inventointitason alustava yhteenveto, jossa käydään läpi kaikki arkistokokonaisuuteen kuuluvat tietoaineistot ja niiden kunto. Varsinkin, jos aineisto on täysin järjestämätön, on inventointi syytä tehdä heti kartoittamisen jälkeen ennen muita työvaiheita. 

Inventoinnin yhteydessä hahmottuu aineistokokonaisuus yksityiskohtaisemmin, mahdolliset aukot aineistoissa ja se, mitä sarjoja aineistokokonaisuuteen kuuluu. Kiinnitä huomioita ainakin seuraaviin asioihin

• Onko aineistolla jokin valmis järjestys? 
• Mikä on aineiston ajallinen kattavuus, miltä ajalta aineisto on?
• Mikä on aineiston pääpiirteinen sisältö?
• Sisältääkö aineisto arkaluonteista tietoa?
• Mikä on aineiston kunto ja tarvitaanko konservointitoimenpiteitä?
• Säilytysvälineiden laatu ja kunto. Tarvitaanko uusia arkistokoteloita ja muita suojavälineitä? Tarvitaanko erikoiskoteloita, esimerkiksi kortistoille tai valokuville?
• Inventoinnin yhteydessä merkitään mahdolliset puutteet ylös. 
• Arkistoon kuulumaton aineisto poistetaan, esimerkiksi painotuotteet, esineet ja kopiot. 

Aineiston rakenne

Aineistoa läpikäytäessä pidetään silmällä arkiston järjestystä ja sarjakokonaisuuksia. Mikäli havaitset aineistossa tietyn järjestyksen, tulisi se mahdollisuuksien mukaan säilyttää tai palauttaa, jos se on päässyt rikkoutumaan. Sama sarja voi syystä tai toisesta olla fyysisesti hajaantuneena eri tahoille. 

Sekaiselta näyttävään arkistoon ei pidä hätiköidysti luoda uutta rakennetta. Selvitä rauhassa, onko epäjärjestyksen keskeltä havaittavissa jokin järjestelyperiaate. Mikäli aineistolla on rekisteröinti- ja arkistointiperiaate ja sitä lähdetään jälkikäteen muuttamaan, voi sillä olla vaikutuksia arkistonmuodostukseen liittyviin yhteyksiin ja hakuväyliin, joilla turvataan tietoaineistojen todistusvoimaisuutta.

Jos aineistossa ei ole tunnistettavissa olevaa järjestystä, on arkistolle luotava rakenne. Tässäkin tilanteessa on pyrittävä löytämään asiakirjojen toiminnalliset yhteydet. Asiakirjoissa mahdollisesti olevat diaarimerkinnät voivat auttaa luetteloinnin suunnittelussa. Jos aineistossa on selviä kokonaisuuksia (aihe, tarkastuskohde, maantieteellinen tai hallinnollinen alue tms.), voidaan rakenne perustaa niille. 

Kuva: Arkistokoteloissa oleviin vanhoihin merkintöihin ei tule luottaa sellaisinaan, vaan on aina syytä katsoa, mitä kotelon sisältä löytyy.(Kansallisarkisto)               

Inventoinnin yhteydessä on myös hyvä suorittaa asiakirjoille pieniä kunnostamistoimenpiteitä, kuten asiakirjojen oikominen, tarpeettomien liittimien, kuminauhojen ja roskien sekä muovitaskujen poisto. Mikäli aineisto on todella huonokuntoinen, on syytä turvautua asiantuntijan, eli konservaattorin apuun ja ohjeisiin. 

Inventointiluettelo

Inventoinnista on hyvä laatia inventointiluettelo. Inventoinnin tulokset merkitään inventointiluetteloon, johon kirjoitetaan:

• sarjojen alustavat nimet ja niiden keskinäinen asema
• säilytysyksiköiden kappalemäärät ja laatu (sidos, kotelo jne.) sarjoittain sekä niiden säilytyspaikat
• sisällön rajavuodet ja käytetyt arkistotunnukset sarjoittain
• puutteet ja aukot aineistossa
• käyttörajoitukset.

Inventointiluettelo todennäköisesti muuttuu työn edetessä, esimerkiksi sarja jakaantuu alasarjoiksi tai säilytysyksiköiden määrä muuttuu, kun vanhoja säilytysvälineitä korvataan uusilla. Epäselvät ja vaikeasti sijoitettavat aineistot kannattaa jättää viimeiseksi.