.png/89dd1b8f-ee40-5ed5-f975-c46fb5374931?t=1682581627196)
Sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysaikojen määrittely
Vastuu säilytysaikojen määrittelystä on tiedonhallintayksiköllä, jos säilytysaikaa ei ole määritelty lainsäädännössä. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajoista säädetään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä, joka tulee voimaan 1.1.2024.
- 1.1.2024 voimaan tulevia säilytysaikoja sovelletaan takautuvasti asiakasasiakirjoihin niin pitkälle kuin asiakirjoja on muodostunut.
- Muiden kuin asiakasasiakirjojen säilytysaikojen määrittelyyn on olemassa suosituksia.
- Vastuu säilytysajan määrittämisestä voi olla tiedonhallintayksiköllä.
- Säilytysaikojen määrittämisessä on hyvä pohtia asiakirjojen alkuperäistä käyttötarvetta ja aineistoihin kohdistuvan tietopalvelun määrää.
- Tutustu: suositukseen tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (Valtiovarainministeriö 2023)
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajoista säädetään laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023, voimassa 1.1.2024 alkaen). Edellä mainitussa laissa säädetään, että siinä määriteltyjä säilytysaikoja sovelletaan myös ennen lain voimaantuloa laadittuihin asiakirjoihin. Lisäksi sovelletaan, mitä Valtionarkisto, arkistolaitos ja Kansallisarkisto ovat erikseen määränneet asiakirjojen arkistoinnista.
Taulukko: Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen säilytysajat 1.1.2024 alkaen ja takautuvasti, niin pitkältä ajalta kun tietoja on muodostunut.
| Asiakasasiakirjat tai palvelutehtävä, jossa asiakasasiakirjat laaditaan | Säilytysaika |
|---|---|
| Asiakkuusasiakirja ja asiakkaan perustiedot | 2 vuotta asiakkaan kuolemasta |
| Lapsiperheiden palvelutehtävä | 30 vuotta asian sulkemisesta |
| Työikäisten palvelutehtävä | 10 vuotta asian sulkemisesta |
| Iäkkäiden palvelutehtävä | 10 vuotta asian sulkemisesta |
| Päihdehuollon palvelutehtävä | 10 vuotta asian sulkemisesta |
| Vammaispalvelujen palvelutehtävä | 10 vuotta viimeisen asian sulkemisesta, kun vammaispalvelujen tarve on päättynyt |
| Lastensuojelun palvelutehtävä | 2 vuotta asiakkaan kuolemasta |
| Perheoikeudellisten palvelujen palvelutehtävä | Lasta koskevissa asioissa 120 vuotta lapsen syntymästä, muissa asioissa 10 vuotta asian sulkemisesta |
| Tositteet | 3 vuotta |
| Asiakasmaksupäätökset ja tuloselvitysasiakirjat | 12 vuotta päätöksen voimassaolon päättymisestä |
| Asiakaskohtainen palveluun liittyvä yhteydenpito tai kirjeenvaihto | 3 vuotta viestin tai vastaavan päiväyksestä |
| Kopiot muita tahoja varten laadituista lausunnoista ja -todistuksista | 5 vuotta todistuksen tai lausunnon laatimisesta |
| Sosiaalipalveluissa kuvattavat video- ja äänitallenteet | Saa hävittää, kun käyttötarve on päättynyt ja tarvittavat kirjaukset on tehty asiakasasiakirjoihin |
| Luovutustenhallinnan asiakirjat | |
| Luovutusluvat, suostumukset, kieltoasiakirjat | Uusin versio 12 vuotta kuolemasta, edeltävät 12 vuotta uuden version laatimisen jälkeen |
Sosiaalihuollon muiden asiakirjojen säilytysajat
Sosiaalihuollon arkistoihin sisältyy pääsääntöisesti muitakin asiakirjoja kuin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja. Muiden kuin asiakasasiakirjojen säilytysaikojen määrittelyyn voi käyttää apuna ainakin seuraavia olemassa olevia säilytysaikasuosituksia:
Tiedonhallintayksikön vastuu säilytysaikojen määrittelystä
Tiedonhallintayksikkö on vastuussa tietoaineistojen säilytysajan määrittämisestä, jos säilytysaikaa ei ole määritelty lainsäädännössä. Määrittämällä säilytysajan päättyminen, määritetään samalla myös arkistoitaviksi määrättyjen tietoaineistojen arkistointivaiheen alkaminen.
Tiedonhallintalaki 906/2019, 21 §: Tietoaineistojen säilytystarpeen määrittäminen
Jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa, säilytysaikoja määritettäessä on otettava huomioon:
- tietoaineiston alkuperäisen käyttötarkoituksen mukainen tarpeellisuus viranomaisen toiminnassa;
- luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön etujen, oikeuksien, velvollisuuksien ja oikeusturvan toteuttaminen ja todentaminen;
- sopimuksen tai muun yksityisoikeudellisen oikeustoimen oikeusvaikutus;
- vahingonkorvausoikeudelliset vanhentumisajat; ja
- rikosoikeudelliset vanhentumisajat.
Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.
Lisätietoja: Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä