-THL:än ja Kansallisarkiston logot sekä otsikko: Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus.

Arkistokaavat ja arkistoluettelot 

Arkistokaava ja arkistoluettelo ovat keskeisiä analogisen arkiston järjestelmällisen ylläpidon työvälineitä. Arkistoluetteloon kuvataan arkistoitavat asiakirjat, arkiston järjestys ja tietosisältö. Arkistoluettelo tehdään arkistokaavan perusteella ja toimii aineistohakemistona. 

Arkistokaava

  • Arkistokaava kertoo arkiston rakenteen. 
  • Arkistokaavan avulla luokitellaan arkistoitavat analogiset asiakirjat ja kuvataan asiakirjasarjojen keskinäinen järjestys. Kaavoja on kahdenlaisia.

Arkistoluettelo

  • Arkistoluettelo on arkistokaavaan perustuva aineistoluettelo. 
  • Luetteloon tuodaan tieto arkistoitavista ja pitkään säilytettävistä asiakirjoista. 
  • Luettelo tarvitaan osoittamaan, mitä aineistoa arkistoon kuuluu ja mikä on sen järjestys.
  • Arkistoluettelo palvelee sekä aineiston fyysistä hallintaa että tietopalvelua. Luettelon tarkoitus on arkiston järjestyksen ja tietosisällön osoittaminen niin, että asiakirjat löytyvät ja asiakirjojen tietosisältö käy selkeästi ilmi. 

Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen

Perinteinen arkistokaava on ABC-kaava, joka antaa asiakirjasarjoille kirjaintunnukset. Tunnuksien avulla määritellään arkistoon kuuluvien sarjojen keskinäinen järjestys ja suhteet. Suomessa arkistokaava otettiin käyttöön 1940-luvulla. Kaava perustuu ennen muuta asiakirjojen syntytapaan ja muotoon, joissain tapauksissa myös asiakirjojen tietosisältöön.  Arkistokaava osoittaa arkiston rakenteen, mutta se ei kuitenkaan määrittele sarjojen sisäistä järjestystä (asiakirjojen keskinäistä järjestystä sarjassa). Lisäksi arkistokaava toimii sisällysluettelona arkistoluettelon tiedoille.

Arkistokaavoja on kahdenlaisia 

Arkistokaavoja on kahdenlaisia. Arkistokaava on joko asiakirjojen muotoon perustuva ABC-kaava tai tehtäväryhmittelyn mukainen. Tehtäväryhmittelyn mukainen arkistokaava on organisaatiokohtainen ja perustuu numeroluokitukseen.

Huom Arkistokotelo-piirroshahmo näyttää peukkua. ! Arkistokaavan tai muun suunnitelman puuttuessa asiakirjat järjestetään sen mukaan, mitä järjestysperiaatetta valtaosassa aineistoa on noudatettu tai mikä on asiakirjojen käytettävyyden näkökulmasta järkevää. Jos suunnitelmaa ei ole, tulee tarkastella ensin aineistoa sekä sen sisältöä ja pyrkiä löytämään aineiston olemassa oleva rakenne. Tarpeen vaatiessa joudutaan luomaan kokonaisuudelle rakenne.

Arkistoluettelo

Analogisten asiakirjojen luetteloa kutsutaan arkistoluetteloksi. Arkistoluetteloiden avulla aineistoista vastuussa oleva taho tietää, mitä asiakirjoja sillä on. Luettelointi on hyvä tehdä käytössä olevan arkistokaavan pohjalta. Varsinainen arkistoluettelo voidaan laatia järjestämistyön yhteydessä muodostuneen inventointiluettelon pohjalta ja tarvittaessa vielä kuvailla arkisto. 

Arkistoluettelo laaditaan yleensä pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävistä ja arkistoitavista (ArkL 831/1994) asiakirjoista. Luettelointi voidaan myös rajata koskemaan pelkästään arkistoitavia asiakirjoja. Luettelo laaditaan arkistoyksikön tarkkuudella, mikäli kysymys ei ole yhtenäisistä massa-aineistoista tai, kuten asiakasasiakirjoissa, sisältäpäin kasvavista sarjoista.  

Kuvailu

Arkistolaitoksen kuvailusäännöissä olevan määritelmän mukaan kuvailu tarkoittaa tietoja, jotka identifioivat ja kuvaavat arkistonmuodostajan ja sen toiminnasta kertyneen aineiston. Tavoitteena on hakupolkuja lisäämällä parantaa arkistoaineiston käytettävyyttä ja palvella arkistoaineiston käyttäjiä ja tutkijoita.

Kuvailu antaa sekä arkistonmuodostajasta että sen tuottamasta aineistosta systemaattista tietoa, joka helpottaa asiakirjojen/tietojen hakua ja ymmärtämistä. Tietojen ymmärtämistä kuvailu palvelee siten, että se valaisee kontekstia, jossa tiedot ovat syntyneet. Kontekstitiedot liittyvät ennen muuta arkistonmuodostajaan ja sen tehtäviin.

Arkistoaineiston kuvailu koostuu neljästä tasosta: arkistonmuodostaja-, arkisto-, sarja- ja yksikkötasosta. Aineiston tuottanutta yhteisöä tai henkilöä koskevat tiedot esitetään arkistonmuodostajatasolla, asiakirjoja koskevat tiedot hierarkkisesti arkisto-, sarja- ja yksikkötasolla. Viides taso, ns. yleistaso, on myös mahdollinen. Se tulee kysymykseen silloin, kun halutaan esittää kuvailutietoa, joka koskee yhteisesti useita arkistonmuodostajia tai arkistoja/sarjoja/yksiköitä.

Arkistolaitoksen kuvailu- ja luettelointisäännöissä esitetään malli, jossa kuvailu ja arkistoluettelo on yhdistetty yhdeksi arkistohakemistoksi.

Esimerkki arkistoluetteloista (pdf). Luettelossa näkyy vain osa kokonaisuudesta. (Salon kaupunki).

Arkistokotelo-piirroshahmo muistuttaa, että säilytysyksiköiden merkitseminen on välttämätöntä, taustalla kuva arkistokoteloista. Kuva: Nimiöityjä säilytysyksiköitä. Tietoaineistoille määritettyjä tunnistetietoja tarvitaan arkistoluetteloiden lisäksi. Lue lisää koteloiden tunnistetiedoista.

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.