-THL:än ja Kansallisarkiston logot sekä otsikko: Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus.

Sosiaalihuollon tehtävät ja organisaatio­muutosten vaikutukset tiedonhallintaan 

Tässä osiossa perehdytään sosiaalihuollon historiaan ja siihen, miten organisaatiomuutokset vaikuttavat tiedonhallintaan. 

  • Kunnallinen sosiaalihuolto on eri aikoina organisoitu kunnissa erinimisten lautakuntien yhteyteen. Sosiaalihuollon tehtävät ovat olleet kunnallisten toimijoiden vastuulla 1800-luvulta vuoteen 2022 saakka.  
  • Organisaatiomuutokset vaikuttavat tehtäviin liittyvään vastuujakoon, mutta myös tehtävistä syntyvien tietojen hallintaan.  

Mies seisoo hämmentyneen näköisenä ja kysyy: "Millä tavoin sosiaalihuollon tehtävät on eri aikoina järjestetty omassa organisaatiossasi?", piirroskuva.

Sosiaalihuolto on eri aikoina järjestetty eri viranomaisten vastuulle.

Kuva: Aikajana sosiaalihuollon historiasta. Katso kuva suuremmassa koossa (png).

Sote-uudistuksen ja muiden organisaatiomuutosten vaikutus tiedonhallintaan  

Viimeisin sosiaalihuoltoa koskeva organisaatiomuutos on tapahtunut hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa 1.1.2023. Organisaatiomuutoksen vaikutukset näkyvät asiakirjahallinnassa ja arkistoinnissa. Vaikutukset ovat erilaisia riippuen mm. siitä, että millaisesta muutoksesta on kyse. Tyypillisiä organisaatiomuutoksia ovat:

  • toiminnan/tehtävien uudelleen organisointi yhden organisaation sisällä tai tehtävän/tehtävien jakaminen uudelleen eri organisaatioiden kesken 
  • organisaation toiminnan päättyminen 
  • uuden organisaation perustaminen 

Organisaatiomuutoksessa tehtäviä voi esimerkiksi siirtyä uudelle organisaatiolle, toteaa vihreäpukuinen nainen, piirroskuva.

Organisaatiomuutostilanteet täytyy asiakirjahallinnan ja arkistoinnin osalta hoitaa suunnitelmallisesti ja hallitusti. Tiedon saatavuus täytyy turvata sekä muutosprosessin aikana että pitkällä aikavälillä. Alkuvaiheessa on tärkeää toiminnan jatkuvuuden turvaaminen ja pidemmällä aikavälillä korostuu enemmän aineiston käytettävyys ja todistusvoimaisuus myös tutkimuskäytössä. 

Asiakirjahallintaa ja arkistointia ohjaavat oppaat ovat jo osittain vanhentuneet. Kunnallisten organisaatioiden muutostilanteita ohjataan Kuntaliiton vuodelta 2012 olevassa oppaassa Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa. Valtionhallinnon organisaatiomuutoksia ohjataan vuodelta 2009 olevassa arkistolaitoksen Asiakirjahallinnon opas valtionhallinnon organisaatiomuutostilanteisiin -oppaassa (pdf). Tietyt perusperiaatteet oppaista kuitenkin edelleen löytyvät ja niitä voi soveltuvin osin edelleen hyödyntää, mutta oppaiden sisältöön on suhtauduttava riittävällä kriittisyydellä. 

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.