Säilytysmateriaalien merkitys kasvaa sen mukaan, mitä pidempään aineistoja täytyy säilyttää. Kun kyse on arkistoitavista analogisista asiakirjoista, joiden säilyttäminen tulee varmistaa lähtökohtaisesti ikuisesti, on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, millaisia suojamateriaaleja käytetään.
Suojamateriaalivaatimukset koskevat arkistolain (813/1994) perusteella vain arkistoitavia asiakirjoja.
Kansallisarkisto ei enää ylläpidä luetteloja arkistokelpoisista materiaaleista.
Arkistokelpoiset materiaalit tarkoittavat esimerkiksi paperiasiakirjan tuottamiseen liittyviä materiaaleja, kuten paperin ja musteen laatu, tai kirjoitusvälineitä ym. välineitä, joilla pyritään takaamaan aineistojen ja niihin tehtävien merkintöjen säilyvyys. Suojamateriaalit lukeutuvat myös lavean arkistokelpoisten materiaalien määritteen alle. Ne nimensä mukaisesti suojaavat aineistoja. Erilaisia suojamateriaaleja ovat esimerkiksi suojapaperit/”vaippalehdet”, arkistokotelot ja arkistolaatikot.
Miten arkistokelpoisista materiaaleista on ohjeistettu?
Viranomaisten käyttämille papereille ja kirjoitustarvikkeille on Suomessa asetettu vaatimuksia jo pitkään, aina 1800-luvulta lähtien. Arkistolain (831/1994, 11 §) mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava käyttäen pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä. Arkistolain vaatimus kohdistuu siten vain arkistoitaviin asiakirjoihin.
Vuonna 1982 annetun arkistoasetuksen perusteella (1012/82) vastuu arkistokelpoisuuskäytäntöjen määräämisestä siirtyi silloiselle Valtionarkistolle. Sen tuli vuosittain julkaista virallisessa lehdessä luettelo Valtion teknillisen tutkimuskeskuksen (VTT) tutkimista arkistokelpoisista papereista ja kirjoitustarvikkeista.
Testivaatimuksia muutettiin 2000-luvun alussa niin, että arkistokelpoisuuden tutkiminen Suomessa suoritettiin vain kansainvälisen ISO 11798 -standardin mukaisesti. Edelleen vain VTT:llä tehdyt testit hyväksyttiin arkistolaitoksen vuosittain antamaan arkistokelpoisuuspäätökseen.
Suomen liittyminen Euroopan unioniin muutti arkistokelpoisuusmääräysten antamisen periaatteita. EU:n säädökset edellyttivät vapaan kaupankäynnin ja vastavuoroisuuden periaatteita, joiden mukaan myös ulkomaisten standardien soveltaminen teknisenä vaatimuksena oli huomioitava. Testien tulee olla akkreditoidun (l. puolueettoman tahon hyväksymän) Euroopan talousalueella tai Turkissa toimivan tutkimuslaitoksen tekemiä.
Hankintoja tekevän tahon on itse varmistettava ennen tuotteen tilaamista, että se täyttää arkistokelpoisuusvaatimukset.
Suojamateriaalit
Silloin, kun asiakirjat ovat vielä käsiarkistossa, viraston toimistotiloissa ja niitä käsitellään suhteellisen usein, säilytysvälineiden on oltava helppokäyttöisiä. Tällöin voidaan säilytykseen käyttää kiinnitysmekanismilla varustettuja mappeja tai kansioita, riippukansioita tai kortistolaatikoita. Päätearkistoon siirretyt asiakirjat säilytetään yleisimmin arkistokoteloissa.
Säilytysyksiköihin (sidoksiin, koteloihin tai laatikoihin) kiinnitetään nimiöt, joihin on merkitty arkistonmuodostajan nimi, asiakirjasarjan nimi, aikaväli, suojeluluokka, sekä yksikön muut tunnistetiedot ja mahdollinen hävittämisvuosi. Nimiöihin käytetyn paperin ja liiman on oltava happamuudeltaan neutraalia. Valmiiden tarrojen osalta on nämä ominaisuudet varmistettava. Myös tarrojen kiinni pysyminen on kokeellisesti varmistettava. Nimiöiden merkinnät on tehtävä arkistokelpoisella menetelmällä.
Hyvä arkistokotelo suojaa asiakirjoja
Arkistokotelon tulee suojata asiakirjat pölyltä, valolta ja jonkin verran olosuhteiden vaihteluilta.
Vesivahinko- tai sammutustilanteissa suojakotelo voi alkuvaiheessa suojata asiakirjat kastumiselta.
Hyvä arkistokotelo tai -kansio on sopivan kokoinen ja pakattu täyteen, muttei kuitenkaan liian täyteen. Liian suurissa tai väljissä koteloissa asiakirjat eivät pysy paikoillaan ja liian pienissä kansioissa paperien reunat taittuvat ja vaurioituvat.
Suojamateriaalit jaetaan primäärisuojiin ja sekundäärisuojiin
Primäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka ovat suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten esimerkiksi suojapaperit (”vaippalehdet”) ja valokuvien suojakuoret.
Sekundäärisuojiksi kutsutaan niitä suojamateriaaleja, jotka eivät ole suorassa kosketuksessa asiakirjoihin, kuten kotelot ja laatikot.
Kun analoginen tietoaineisto on jotain muuta kuin paperia, tulee miettiä, vaatiiko niiden säilyttäminen ja arkistointi erityisiä toimenpiteitä. Esimerkiksi valokuvien suojaamiseen ohjeistetaan käyttämään paksumpaa suojapaperia ja suojakuoria. Valokuvien suojamateriaalien laatukriteerit ovat vaatimuksiltaan paperiaineiston suojamateriaaleja tarkempia, joten valokuville soveltuvat primäärisuojat sopivat kaikille arkistoaineistoille.
Esimerkkejä erilaisista säilytyskoteloista ja -laatikoista
Ylimmäisenä nappi-nauhakotelo asiakirjojen pystysäilytykseen ja sen alla vaakalaatikko vaakasälytykseen, kannellinen kortistolaatikko ja alimpana karttakotelo.
.png/89dd1b8f-ee40-5ed5-f975-c46fb5374931?t=1682581627196)
