Arkistoitavat tietoaineistot määritellään Kansallisarkiston seulontapäätöksissä, jotka perustuvat tehtyyn arvonmääritykseen. Seulontapäätöksissä määritellään myös määräajan säilytettävät asiakirjat, jotka tuhotaan säilytysajan päätyttyä. Seulonnalla tarkoitetaankin asiakirjojen määrän supistamista eli arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista.
Kaikkien tietoaineistojen säilytysaika tulee olla määritelty.
Mitään tietoaineistoja ei saa tuhota, ellei niille löydy seulontapäätöstä.
Tietoaineistot on tuhottava, kun niiden säilytysaika on umpeutunut.
Ennen tuhoamisesta käytettiin termiä hävittäminen. Edelleen puhutaan hävitysluetteloista.
Seulonta on osa aineiston järjestämistä
Tietoaineistojen seulonta tapahtuu erottamalla määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoitavista asiakirjoista järjestämistyön yhteydessä. Viranomainen on vastuussa tarpeettomien asiakirjojen hävittämisestä, eli nykytermein tuhoamisesta siten, etteivät ne joudu asiattomien käsiin (arkistolaki 831/1994, 13 §).
Kun asiakirjojen säilytysaika päättyy, tulee ne arkistoida tai tuhota tietoturvallisesti. Ennen kuin määräajan säilytettävät tietoaineistot, joiden säilytysaika on päättynyt, voidaan tuhota, tulee niistä tehdä hävitysluettelo. Ohjeet tähän löydät alempaa. Hävitysluettelo on hyväksyttävä ennen tietoaineistojen tuhoamista.
Olisi hyvä, että organisaation asiakirjahallinnan toimintaohjeissa annettaisiin tuhoamista, hävitysluetteloiden pitoa ja tuhoamisen vastuukysymyksiä koskevat ohjeet.
Muista!
Jos säilytysaika on umpeutunut, voi asiakirjan tuhota.
Jos säilytysaikaa on jäljellä, tulee asiakirja erottaa arkistoitavasta tietoaineistosta aineistonhallinnan kannalta loogisessa vaiheessa, ja tuhota säilytysajan päätyttyä.
Asiakirjatiedot tuhotaan vuosittain säilytysajan päättymisen jälkeen.
Muista tietoturva! Käytä asianmukaisia paperisilppureita tai lukittuja tietoturva-aineiston keräyslaatikoita salassa pidettävien asiakirjojen tuhoamiseen.
Säilytysajan laskeminen
Määräajan säilytettävien asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilytysaikoja laskettaessa suositellaan noudatettavaksi seuraavia periaatteita:
Aineistotyyppi
Säilytysajan laskenta
Saapuneet asiakirjat
Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi vastaavien lopullisten päätösten tai muiden lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai, jollei asia ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet.
Tilinpito
Tilinpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat.
Muut päivätyt asiakirjat
Muunlaisten päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan niiden päiväyksestä.
Päiväämättömät asiakirjat
Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai jolloin siihen on tehty viimeinen merkintä.
Kortistot
Kortiston säilytysaika lasketaan siihen viimeksi tehdystä merkinnästä.
Perussääntö
Jos säilytysaika on 10 vuotta ja asiakirjan päiväys 12.3.2004, voi sen tuhota vuonna 2015. Oikean vuoden saat laskemalla 2004+10+1.
Tuhoamisesta ei ole välttämätöntä edellä mainitun määräyksen perusteella tehdä merkintöjä silloin, kun määräajan säilytettävät asiakirjasarjat ja -ryhmät säilytysaikoineen on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Poikkeuksen tekevät kirjanpidon tilikirjojen ja -tositteiden aineistot ja niiden tuhoaminen, joka on aina dokumentoitava asiakirjojen vahvistetun säilytysajan pituudesta riippumatta.
milloin, millä tavalla ja kenen toimesta tuhoaminen on toteutettu
Hävitysluettelolle ei ole enää vakiomallia vaan sen muoto on vapaa. Hävitysluettelon tulee sisältää yllä mainitut tiedot ja sen voi tuottaa esimerkiksi Excel-ohjelmalla.
Huom! Ennen arkistonmuodostussuunnitelmia muodostuneen vanhan aineiston tuhoamisesta on aina laadittava hävitysluettelo.