-THL:än ja Kansallisarkiston logot sekä otsikko: Sosiaalihuollon analogisten tietoaineistojen arkistoinnin ohjauskokonaisuus.

Seulonta ja tuhoaminen (hävittäminen)

Arkistoitavat tietoaineistot määritellään Kansallisarkiston seulontapäätöksissä, jotka perustuvat tehtyyn arvonmääritykseen. Seulontapäätöksissä määritellään myös määräajan säilytettävät asiakirjat, jotka tuhotaan säilytysajan päätyttyä. Seulonnalla tarkoitetaankin asiakirjojen määrän supistamista eli arvonmäärityksen toimeenpanoa ja soveltamista.

  • Kaikkien tietoaineistojen säilytysaika tulee olla määritelty. 
  • Mitään tietoaineistoja ei saa tuhota, ellei niille löydy seulontapäätöstä.
  • Tietoaineistot on tuhottava, kun niiden säilytysaika on umpeutunut.
  • Ennen tuhoamisesta käytettiin termiä hävittäminen. Edelleen puhutaan hävitysluetteloista.

Seulonta on osa aineiston järjestämistä

Tietoaineistojen seulonta tapahtuu erottamalla määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoitavista asiakirjoista järjestämistyön yhteydessä. Viranomainen on vastuussa tarpeettomien asiakirjojen hävittämisestä, eli nykytermein tuhoamisesta siten, etteivät ne joudu asiattomien käsiin (arkistolaki 831/1994, 13 §).   

Kun asiakirjojen säilytysaika päättyy, tulee ne arkistoida tai tuhota tietoturvallisesti. Ennen kuin määräajan säilytettävät tietoaineistot, joiden säilytysaika on päättynyt, voidaan tuhota, tulee niistä tehdä hävitysluettelo. Ohjeet tähän löydät alempaa. Hävitysluettelo on hyväksyttävä ennen tietoaineistojen tuhoamista. 

Määräajan säilytettävien asiakirjojen säilytysaikojen tulisi löytyä organisaation AMS:sta. Lisätietoja löytyy ohjauskokonaisuuden osiosta sosiaalihuollon asiakirjojen säilytysajan määrittäminen.

Olisi hyvä, että organisaation asiakirjahallinnan toimintaohjeissa annettaisiin tuhoamista, hävitysluetteloiden pitoa ja tuhoamisen vastuukysymyksiä koskevat ohjeet.

Lukittu tietosuojaroska-astia. Muista!

  • Jos säilytysaika on umpeutunut, voi asiakirjan tuhota.
  • Jos säilytysaikaa on jäljellä, tulee asiakirja erottaa arkistoitavasta tietoaineistosta aineistonhallinnan kannalta loogisessa vaiheessa, ja tuhota säilytysajan päätyttyä.
  • Asiakirjatiedot tuhotaan vuosittain säilytysajan päättymisen jälkeen.
  • Muista tietoturva! Käytä asianmukaisia paperisilppureita tai lukittuja tietoturva-aineiston keräyslaatikoita salassa pidettävien asiakirjojen tuhoamiseen. 

Säilytysajan laskeminen

Määräajan säilytettävien asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilytysaikoja laskettaessa suositellaan noudatettavaksi seuraavia periaatteita:

Aineistotyyppi Säilytysajan laskenta
Saapuneet asiakirjat Saapuneiden asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi vastaavien lopullisten päätösten tai muiden lopullisten toimenpiteiden päiväyksestä tai, jollei asia ole aiheuttanut toimenpiteitä, sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat saapuneet.
Tilinpito Tilinpitoon liittyvien aineistojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jota ne koskevat.
Muut päivätyt asiakirjat Muunlaisten päivättyjen asiakirjojen säilytysaika lasketaan niiden päiväyksestä.
Päiväämättömät asiakirjat Päiväämättömien asiakirjojen säilytysaika lasketaan alkavaksi sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirja on laadittu tai jolloin siihen on tehty viimeinen merkintä.
Kortistot Kortiston säilytysaika lasketaan siihen viimeksi tehdystä merkinnästä.

Mietteliäs arkistokotelohahmo. Perussääntö

Jos säilytysaika on 10 vuotta ja asiakirjan päiväys 12.3.2004, voi sen tuhota vuonna 2015. Oikean vuoden saat laskemalla 2004+10+1. 

 

Hävitysluettelo

Ohjeet tuhoamisen toimeenpanosta ja rekisteröinnistä löytyvät Kansallisarkiston antamasta määräyksestä Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, määräys ja ohje 3.8.2010 (AL/19273/07.01.01.00/2008) (pdf). Edellä mainittu määräys ja ohje velvoittaa valtion viranomaisia, mutta on ohjeellinen muille arkistonmuodostajille. Muilla arkistonmuodostajilla voi olla lisäksi organisaatiokohtaisia ohjeistuksia hävitysluetteloiden tekemisestä.

Tuhoamisesta ei ole välttämätöntä edellä mainitun määräyksen perusteella tehdä merkintöjä silloin, kun määräajan säilytettävät asiakirjasarjat ja -ryhmät säilytysaikoineen on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan. Poikkeuksen tekevät kirjanpidon tilikirjojen ja -tositteiden aineistot ja niiden tuhoaminen, joka on aina dokumentoitava asiakirjojen vahvistetun säilytysajan pituudesta riippumatta.

Kansallisarkiston antaman Kunnallisen asiakirjahallinnon oppaan (2011, pdf) mukaan hävittämisestä laaditaan hävitysesitys tai hävitysluettelo asiakirjahallinnon toimintaohjeen mukaisesti.

Hävitysluetteloon merkittävät tiedot

  • mitä asiakirjoja on tuhottu ja miltä ajalta
  • mihin päätökseen/päätöksiin tuhoaminen perustuu
  • milloin, millä tavalla ja kenen toimesta tuhoaminen on toteutettu

Hävitysluettelolle ei ole enää vakiomallia vaan sen muoto on vapaa. Hävitysluettelon tulee sisältää yllä mainitut tiedot ja sen voi tuottaa esimerkiksi Excel-ohjelmalla.

Arkistokotelo-piirroshahmo peukku pystyssä. Huom! Ennen arkistonmuodostussuunnitelmia muodostuneen vanhan aineiston tuhoamisesta  on aina laadittava hävitysluettelo.

 

 

Lisätietoja tietoaineistojen tuhoamisesta: Suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimenpiteistä säilytysajan päätyttyä (2023).

Tämä ohjauskokonaisuus on toteutettu Kansallisarkiston ja Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteistyönä. Kokonaisuus lukeutuu osaksi Hyvinvointialueille siirtyvien tietoaineistojen hallinnan suunnittelu ja ohjaus  -projektia. Ohjauskokonaisuuden materiaalit ovat tuotettu vuonna 2023.