Arvonmääritys asiakirjatiedoille
Arvonmääritys tehdään yhteistyönä noudattaen Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikkaa. Toimija esittää ja perustelee arkistoitavat asiakirjatiedot ja Kansallisarkisto päättää ja perustelee arkistoinnin seulontapäätöksessä.
Arvonmääritys tehdään aina Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan tavoitteita, menetelmiä ja kriteereitä noudattaen. Arvonmääritys edellyttää moninaisten näkökohtien huomioonottamista ja kokonaisuuksien hallintaa.
Lähtökohtana on toimijan tehtävien ja toimintojen hyvä tuntemus sekä niistä kertyvät, talteen otettavat asiakirjatiedot. Arvonmääritys on usein ristikkäisten intressien punnintaa ja lähtökohtaisesti subjektiivista toimintaa. Subjektiivisuutta pyritään lieventämään noudattamalla yhteisesti hyväksyttyjä arvonmäärityksen periaatteita ja ohjeita sekä toimintamallia, jossa arvonmääritykseen osallistuu sekä seulontaesityksen tekijä että Kansallisarkisto.
Asiakirjatiedot voidaan arkistoida yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia, tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia sekä tilastollisia tarkoituksia varten. Arkistollinen arvo muodostuu mm. siitä, kuinka merkittävästä yhteiskunnallisesta tehtävästä ja missä toimintakontekstissa asiakirjatiedot kertyvät sekä niiden tietosisällöstä. Arkistoitavilla asiakirjatiedoilla on todistusarvoa ja informaatioarvoa. Todistusarvolla tarkoitetaan asiakirjatietojen arvoa toimintaa dokumentoivina tietoina. Informaatioarvolla tarkoitetaan asiakirjatietojen merkitystä yhteiskuntaa, yhteiskunnallisia prosesseja ja ilmiöitä yleisesti dokumentoivina asiakirjatietoina.
Arvonmäärityksen työvälineet
Arvonmäärityksen tärkeimmät työvälineet, kriteerit, eivät ole toisiaan poissulkevia, vaan paremminkin toisiaan täydentäviä. Arvonmäärityksessä tehtäviä ja tehtävien tietoaineistoja arvioidaan tehtäväanalyysin ja informaatioanalyysin keinoin. Tehtäväanalyysin kriteerejä ovat: tehtävän merkittävyys, toimintaympäristö ja toimintaprosessi. Informaatioanalyysissa käydään läpi tietoaineistojen tietosisällöt ja käyttötarpeet. Näiden kriteerien tarkempi sisältö ja käyttö arvonmäärityksessä on kuvattu Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa (pdf).
Arvonmäärityksen tuloksena julkishallinnon asiakirjatiedoista jää jäljelle kansallinen asiakirjallinen kulttuuriperintö tutkimuksen ja muun käytön tarpeisiin.
Suojaa ja minimoi henkilötiedot mieluummin kuin tuhoat lopullisesti
Arvonmäärityksessä on otettava huomioon tietosuojasäädösten vaatimukset ja velvoitteet henkilötietojen käsittelyssä mutta myös oikeudet ja velvoitteet henkilötietojen arkistoimiseen tutkimusta ja muuta kulttuuriperintökäyttöä varten.
Tietosuojasäädökset sallivat henkilötietojen käsittelyn ja säilyttämisen muun muassa yleisen edun mukaista arkistointitarkoitusta ja tutkimusta varten. Arvonmäärityksessä on huomioitava henkilötietojen minimointivaatimukset ja perusteltava arkistointitarve. Arkistoidut henkilötiedot on suojattava tietosuojasäädösten ja -määräysten edellyttämällä tavalla.
Arvonmäärityksen kohteena ovat tiedot, eivät tietojärjestelmät
Alkujaan digitaalisten asiakirjatietojen arvonmäärityksen kohteena ovat tietojärjestelmiin sisältyvät tiedot, eivät itse tietojärjestelmät. Tehtäväkohtaiset asiakirjatiedot voivat sisältyä yhteen tai useampaan tietojärjestelmään. Näiden loogisten tietovarantojen hahmottaminen on arvonmäärityksen kannalta keskeistä. Ota tämä huomioon seulontaesityksiä laadittaessa.
Tehtäväkohtaiset esitykset asiakirjatietojen arkistoinnista ovat suositeltavampia kuin tietojärjestelmäkohtaiset esitykset. Mikäli esitys koskee esimerkiksi vain osaa organisaation tehtävistä, seulontaesityksessä on oltava mukana tiedot kaikista tietojärjestelmistä ja niiden tiedoista, joilla ko. tehtävää hoidetaan.
Asianhallinnan järjestelmiin sisältyvien asiakirjatietojen arkistoinnista päätetään pääosin tehtäväluokka- tai asiaryhmätasolla mutta tarvittaessa myös asiakirjatyypeittäin. Rekisteritietojen arvonmääritys kohdistuu ensisijaisesti tehtävien arviointiin ja asiakirjatietojen informaatioarvoon. Arvonmäärityksen tuloksena arkistoitavaksi jää tehtäväkohtaisia asiakirjatietoja metatietoineen.
SÄHKE2-määräyksen myötä kumoutuivat myös siihen sisältyvät määräykset hävitysluetteloiden sekä asiakirjallisten tietojen käsittelyn ja asiakirjojen metatietojen pysyvästä säilyttämisestä. Asiankäsittelyn rekisteröintitietojen pysyvästä säilyttämisestä (arkistoinnista) päätetään 1.1.2023 alkaen seulontapäätöksissä tehtäväkohtaisesti arvonmääritys- ja seulontapolitiikassa esitettyihin kriteereihin pohjautuen. Hävittämisluetteloiden ja tuhoamista koskevien tietojen osalta noudatetaan annettuja seulontapäätöksiä.
Mikäli kyseessä on toimijan tietojärjestelmässä ylläpitämän rekisterin asiakirjatiedot, liitä esitykseen tiedot rekisterin tietosisältöjä ja tietorakenteita kuvaavista dokumentaatioista. Tämä oheisdokumentaatio voi muodostua useista erilaisista aineistoista: tietoaineistossa käytettyjen koodistojen ja luokitusten kuvaukset, muuttujakuvaukset ja erilaiset tietomallit ja tietokantakuvaukset (esimerkiksi ER-kaaviot). Oheisdokumentaation avulla toimija esittää tehtävien, niiden hoitamisessa käytettyjen tietojärjestelmien ja niihin muodostuneiden tietojen väliset suhteet.
Analogisten asiakirjatietojen taannehtiva arvonmääritys
Analogisten asiakirjatietojen arvonmääritys kohdistuu pääosin jo kertyneisiin asiakirjatietoihin, joille ei ole annettu seulontapäätöstä. Tällöin kyseessä on taannehtiva seulonta. Arvonmääritys tehdään pääosin asiakirjatyyppikohtaisesti tehtävittäin.
Analogisten asiakirjatietojen osalta aiemmin tehtyyn arvonmääritykseen ei pääsääntöisesti tehdä muutoksia.
Muistilista
- Tee arvonmääritys Kansallisarkiston arvonmääritys- ja seulontapolitiikan tavoitteita, menetelmiä ja erityisesti kriteereitä noudattaen.
- Arvonmäärityksen kohteena ovat tehtävät ja niiden asiakirjatiedot.
- Arvonmääritysratkaisut on perusteltava.
- Henkilötietoja voidaan ja pitää myös arkistoida.
Huom. Mikäli toimija ei tee seulontaesitystä, sillä itselle jää velvoite säilyttää laissa pysyvään säilytykseen määrättyjä tietoja alkuperäisessä käyttötarkoituksessa pysyvästi. Toimija ei voi siirtää näitä rekisterin tietoja Kansallisarkistoon arkistoitaviksi, koska niiltä puuttuu Kansallisarkiston seulontapäätös. Sen sijaan, jos laissa tiedot on määrätty arkistoitaviksi, ne voidaan siirtää Kansallisarkistoon ilman Kansallisarkiston seulontapäätöstä.