Bevarandeanalys av dokumentinformation
Bevarandeanalysen utförs i samarbete och med iakttagande av Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy. Aktören föreslår och motiverar den dokumentinformation som ska arkiveras, och Riksarkivet beslutar om och motiverar arkiveringen i gallringsbeslutet.
Bevarandeanalysen utförs alltid enligt målen, metoderna och kriterierna som uppställts i Riksarkivets bevarande- och gallringspolitik. Fastställandet av bevarandevärdet kräver att många olika aspekter tas i beaktande och att frågor hanteras ur ett övergripande perspektiv.
Utgångspunkten är en god kännedom om aktörens uppgifter och verksamhet samt de handlingar som tillkommer till följd av dessa och som tas till vara. Bevarandeanalysen innebär ofta avvägningar mellan motstridiga intressen och är subjektiv till sin karaktär. Man försöker mildra subjektiviteten genom att följa allmänt accepterade principer och anvisningar för bevarandeanalysen samt en verksamhetsmodell där såväl den aktör som gjort gallringsframställan som Riksarkivet deltar i bevarandeanalysen.
Dokumentinformation kan arkiveras för arkiveringsändamål av allmänt intresse, för vetenskapliga eller historiska forskningsändamål samt för statistiska ändamål. Arkivvärdet beror på bland annat den samhälleliga betydelsen hos det uppdrag inom vilket dokumentinformationen skapas, verksamhetskontexten inom vilken dokumentinformationen skapas och informationsinnehållet. Den dokumentinformation som arkiveras har också bevis- och informationsvärde. Med bevisvärde avses informationens värde som dokumentation av verksamheten. Med informationsvärde avses dokumentinformationens värde som informationsmaterial som dokumenterar samhället samt samhälleliga processer och fenomen i allmänhet.
Verktyg för bevarandeanalysen
De viktigaste verktygen för bevarandeanalysen, kriterierna, utesluter inte varandra utan snarast kompletterar varandra. Vid bevarandeanalysen bedöms verksamheten och det informationsmaterial som skapas inom den med hjälp av verksamhetsanalys och informationsanalys. Kriterierna för verksamhetsanalysen är: verksamhetens betydelse, omvärlden och verksamhetsprocessen. I informationsanalysen granskas informationsmaterialens informationsinnehåll och användningsbehov. Innehållet i dessa kriterier och användningen av dem vid bevarandeanalysen beskrivs i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (pdf).
Som resultat av bevarandeanalysen återstår av den offentliga förvaltningens dokumentinformation ett nationellt dokumentbaserat kulturarv för forskningsändamål och andra ändamål.
Det är bättre att skydda och minimera personuppgifterna än att förstöra dem för alltid
I gallringsframställan ska man ta i beaktande dataskyddslagstiftningens krav och förpliktelser som hänför sig till skydd av personuppgifter, men också lagens rättigheter och skyldigheter i fråga om arkivering av personuppgifter för forsknings- och kulturarvsändamål.
Dataskyddsbestämmelserna tillåter behandling och förvaring av personuppgifter bland annat för arkivändamål av allmänt intresse och forskning. Vid bevarandeanalysen ska man beakta minimeringskraven på personuppgifter och motivera behovet av arkivering. Arkiverade personuppgifter ska skyddas på det sätt som dataskyddslagstiftningen och -bestämmelserna förutsätter.
Föremål för bevarandeanays är informationsmaterial, inte informationssystem
Informationen i informationssystemen, inte informationssystemen, är föremålet för bevarandeanalysen av ursprungligen digital dokumentinformation. Verksamhetsspecifik information kan ingå i ett eller flera informationssystem. En uppfattning om dessa logiska informationslager är central för bevarandeanalysen. Ta hänsyn till detta då du utarbetar gallringsframställan.
Verksamhetsspecifika framställningar om arkivering av handlingar bör prioriteras framför informationssystemspecifika framställningar. Om framställan bara gäller en del av organisationens verksamheter ska gallringsframställan innehålla information om alla informationssystem och den information i dem som används för att genomföra verksamheterna i fråga.
Beslut om arkivering av dokumentinformation som ingår i ärendehanteringssystem fattas främst utifrån uppgiftsklass- eller ärendegrupp, men vid behov även enligt typ av handling. Bevarandeanalysen av registeruppgifter gäller i första hand bedömningen av verksamhetens och dokumentinformationens informationsvärde. Bevarandeanalysen resulterar i arkivering av verksamhetsspecifik dokumentinformation jämte metadata.
I och med att SÄHKE2-bestämmelsen upphör att gälla som bestämmelse upphävs också bestämmelserna om varaktig förvaring av gallringsförteckningar och av metadata för behandlingen av dokumentinformation och handlingar. Från och med 1.1.2023 meddelas beslut om varaktig förvaring (arkivering) av registreringsuppgifter för ärendehantering i gallringsbeslut verksamhetsvis utifrån de kriterier som anges i bevarande- och gallringspolicyn. I fråga om gallringsförteckningar och uppgifter om förstöring iakttas meddelade gallringsbeslut.
Om det är fråga om dokumentinformation i aktörens register, ska till framställan bifogas information om dokumentation av registrets informationsinnehåll och -strukturer. Denna dokumentation kan bestå av flera olika material: beskrivningar av de kodlistor och klassificeringar som används i informationsmaterialet, variabelbeskrivningar och olika datamodeller och databasbeskrivningar (till exempel ER-diagram). Genom dokumentationen redogör aktören för förhållandet mellan verksamheten, de informationssystem som använts vid skötseln av verksamheten och den information som tillkommit vid skötseln av verksamheten.
Retroaktiv bevarandeanalys av analog dokumentinformation
Bevarandeanalysen av analog dokumentinformation gäller i huvudsak redan skapad dokumentinformation som saknar ett gallringsbeslut. Då är det fråga om retroaktiv gallring. Bevarandeanalysen av analoga handlingar görs i huvudsak enligt handlingstyp för varje verksamhet.
I regel görs inga ändringar i tidigare bevarandeanalys av analog dokumentinformation.
Minneslista
- Gör bevarandeanalysen enligt målen, metoderna och särskilt kriterierna i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy.
- Bevarandeanalysen gäller verksamheten och de handlingar som skapas inom verksamheten.
- Slutledningarna av bevarandeanalysen ska motiveras.
- Personuppgifter kan och ska också arkiveras.
OBS! Om aktören inte gör en gallringsframställan, är aktören skyldig att varaktigt förvara de uppgifter som enligt lag ska förvaras varaktigt för det ursprungliga användningsändamålet. Aktören kan inte överföra dessa registeruppgifter till Riksarkivet för arkivering, eftersom de saknar Riksarkivets gallringsbeslut. Om det däremot i lag har bestämts att uppgifterna ska arkiveras, kan de överföras till Riksarkivet utan Riksarkivets gallringsbeslut.