Så gör du en gallringsframställan

Ur bevarandeanalysens synpunkt är det viktigaste i gallringsframställan att definiera och motivera den dokumentinformation som ska arkiveras. I gallringsframställningar om analoga handlingars bevarandeform ska man däremot föreslå och motivera enbart digital arkivering.

Det första steget i upprättandet av en gallringsframställan är att noggrant ta del av anvisningarna och exemplen på vår webbplats samt av blanketten för gallringsframställan och anvisningen om ifyllandet. Framställningar med bristfälliga uppgifter fördröjer beredningen av beslutet vid Riksarkivet.

Gallringsframställan görs genom att man fyller i blanketten för gallringsframställan (word). Med hjälp av blanketten är det möjligt att göra olika typer av framställningar om bevarandeanalys och bevarandeform. I slutet av blanketten för gallringsframställan finns en anvisning för ifyllandet som också finns tillgänglig som en separat pdf-fil.

Bifoga nödvändiga bilagor till gallringsframställan. Bilagorna kan variera beroende på innehållet i gallringsframställan. I blanketten för gallringsframställan finns en förteckning över de nödvändiga bilagorna beroende på innehållet i gallringsframställan.

Vi ger dig råd och anvisningar om hur du gör en gallringsframställan. Vid behov ger vi aktören tillgång till de tidigare gallringsbesluten som gäller aktörens material.

Utgångspunkten för framställan är aktörens motiverade syn på arkivering av den dokumentinformation som tillkommit genom aktörens verksamhet. Framställningarna kan gälla dokumentinformation som samlas och tas till vara (förhandsgallring) eller dokumentinformation som redan har samlats (retroaktiv gallring). Framställan kan gälla all dokumentinformation som tillkommer inom aktörens verksamhet eller en del av den.

Skicka den ifyllda blanketten för gallringsframställan jämte bilagorna till Riksarkivets registratorskontor ([email protected]). Använd skyddad e-post vid behov. Skyddade e-post är ett säkert sätt att sända känsliga och sekretessbelagda dokumenter.

Riksarkivets målsatta behandlingstid för gallringsframställningar är sex månader. Om uppgifterna i gallringsframställan kräver komplettering under beredningen, kan behandlingstiden vara längre. Ingen avgift uppbärs för gallringsbeslutet. Riksarkivets registratorskontor skickar det meddelade beslutet i digital form till aktören som gjort gallringsframställan. Riksarkivets beslut kan överklagas till Helsingfors förvaltningsdomstol.

När ska man göra en gallringsframställan som omfattar bevarandeanalys?