Näin teet seulontaesityksen
Arvonmäärityksen näkökulmasta seulontaesityksessä tärkeintä on määritellä ja perustella arkistoitavat asiakirjatiedot. Analogisten asiakirjojen säilytysmuotoa koskevissa seulontaesityksissä puolestaan esitetään ja perustellaan yksinomainen digitaalinen arkistointi.
Seulontaesityksen laadinta lähtee liikkeelle tutustumalla ensiksi verkkosivujemme ohjeisiin, esimerkkeihin sekä seulontaesityslomakkeeseen ja sen täyttöohjeeseen huolellisesti. Puutteellisin tiedoin tehdyt esitykset hidastavat päätöksen valmistelua Kansallisarkistossa.
Tee esitys seulontaesityslomakkeella (word), jolla on mahdollista tehdä erityyppisiä esityksiä asiakirjatietojen arvonmäärityksestä ja säilytysmuodosta. Löydät seulontaesityslomakkeen lopusta täyttöohjeen, joka on saatavilla myös erillisenä PDF-versiona.
Liitä seulontaesitykseen tarvittavat liitteet, jotka voivat vaihdella seulontaesityksen sisällön mukaan. Seulontaesityslomakkeessa on listattuna tarvittavia liitteitä seulontaesityksen sisällöstä riippuen.
Saat meiltä neuvoja ja ohjeistusta seulontaesityksen laadinnassa. Tarvittaessa järjestämme toimijan käyttöön aiemmat sen aineistoja koskevat seulontapäätökset.
Lähtökohtana on esityksen tekijän oma perusteltu näkemys toimintansa tuloksena syntyneiden asiakirjatietojen arkistoinnista. Esitykset voivat koskea kertyviä, talteen otettavia asiakirjatietoja (ennakkoseulonta) tai jo kertyneitä asiakirjatietoja (taannehtiva seulonta). Esitys voi koskea kaikkea toiminnassa syntyvää asiakirjatietoa tai osaa siitä.
Lähetä täytetty seulontaesityslomake liitteineen Kansallisarkiston kirjaamoon ([email protected]). Käytä tarvittaessa turvapostia, joka on turvallinen tapa toimittaa luottamuksellisia ja salassa pidettäviä tietoja.
Pyrimme seulontapäätösten antamisessa kuuden kuukauden käsittelyaikaan. Mikäli seulontaesityksen tietoja joudutaan täydentämään valmistelun aikana, aika voi olla pidempi. Annettavasta päätöksestä ei peritä maksua. Kansallisarkiston kirjaamo toimittaa annetun päätöksen sähköisessä muodossa seulontaesityksen tehneelle toimijalle. Kansallisarkiston päätöksestä voi valittaa Helsingin hallinto-oikeuteen.
Milloin seulontaesitys, johon sisältyy arvonmääritystä, pitää tehdä?
- Kun toimijalle tulee uusia tehtäviä, joiden tietoaineistoja ei ole arvonmääritetty.
- Kun tehtäviin kertyy uusia asiakirjoja, joita ei ole arvonmääritetty tai niihin ei voi soveltaa yleismääräyksiä. Katso esimerkiksi Valtionhallinnon seulonta ja hävittäminen.
- Kun toimijalle jo kertyneitä asiakirjoja tai tietoaineistoja ei ole joko kokonaan tai osittain arvonmääritetty (taannehtiva arvonmääritys ja seulonta).
- Kun toimija haluaa muutosta annettuun seulontapäätökseen (uudelleen arvonmääritys).
- Esimerkki: Digitaalisten siirtojen yhteydessä todetaan, että aiemmin annettu seulontapäätös on liian suurpiirteinen, minkä vuoksi sitä on syytä tarkentaa siirrettävän tietoaineiston osalta.
- Esimerkki: Arvonmääritys ja pysyvä säilytys ovat kohdistuneet asiakirjoihin, jotka ovat kertyneet ja jotka on arkistoitu analogisessa muodossa. Tämäntyyppisen seulontapäätöksen noudattaminen ja soveltaminen nykyisessä digitaalisessa toimintakontekstissa ei enää välttämättä vastaa voimassa olevia arvonmäärityksen tavoitteita ja kriteerejä.
- Kun toimijalle siirtyy tehtäviä toiselta julkishallinnon toimijalta, jonka tietoaineistot on arvonmääritetty. Tässä on kuitenkin huomioitava se, miten ajantasainen aikaisempi seulontapäätös on.
- Kun toimija ottaa käyttöön uuden tietojärjestelmän, jolla hoidetaan samoja tehtäviä kuin vanhalla tietojärjestelmällä ja vanhan tietojärjestelmän tiedot on arvonmääritetty.
- Kun yksittäisten tehtävien asiakirjojen tai tietoaineistojen nimekkeet muuttuvat, mutta tietosisältö pysyy pääpiirteissään samana. Tällöin annettuja seulontapäätöksiä voi noudattaa ja soveltaa.
Milloin analogisten asiakirjatietojen säilytysmuotoa koskeva seulontaesitys pitää tehdä?
- Kun asiakirjat ovat muodostuneet ennen 1.1.2022 ja
- Kun toimija haluaa hävittää alkujaan digitaalisten asiakirjojen analogisia ilmentymiä, eikä niiden hävittämisestä ole määrätty aikaisemmin Kansallisarkiston antamissa seulontapäätöksissä.
- Analogisten asiakirjojen ja samansisältöisten sähköisten (alkujaan sähköiset tai aiemmin digitoidut) ilmentymien tietosisällöt eivät vastaa toisiaan ja asiakirjallinen todistusvoimaisuus on puutteellista.Kun ennen 1.1.2022 muodostuneita analogisia asiakirjoja on digitoitu muilla kuin Kansallisarkiston ajantasaisilla digitointivaatimuksilla tai päätöksen KA/15927/28.02.01/2023) mukaisesti arkistolaitoksen digitointivaatimuksilla 24.8.2016 (arkistolaitoksen vaatimukset digitoidulle aineistolle AL/11130/07.01.02.04.02/2008).
-
Kun ennen 1.1.2022 muodostuneita analogisia asiakirjoja on digitoitu vuoden 2016 tai sitä uudempien Kansallisarkiston digitoinnin laatuvaatimusten mukaisesti.
-
Kun toimija arvioi asiakirjojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallista arvoa.
Kansallisarkisto on määrännyt päätöksellä KA/15927/28.02.01/2023) asiakirjojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisesta arvosta. Toimijat vastaavat päätöksen nojalla asiakirjojen analogisen säilytysmuodon kulttuurihistoriallisen arvon arvioinnista.
1.1.2022 alkaen muodostuneet asiakirjat arkistoidaan lähtökohtaisesti yksinomaan digitaalisessa muodossa Kansallisarkiston määräyksen KA/15906/07.01.01.00/2021 nojalla.