Ordnande och förteckning av handlingar
Det centrala i arbetet med att ordna handlingar är att handlingarna kan hittas och användas när arbetet har färdigställts. Uppgifter om materialet ska införas som en del av arkivförteckningen. Det är en helt annan sak att tillföra material till ett befintligt, ordnat arkiv än att börja ordna en materialhelhet som är i oordning. Samtidigt som handlingar ordnas vidtas också åtgärder för att iståndsätta materialet.
Efter att arkivhelheten/-helheterna har avgränsats och andra bakgrundsutredningar slutförts kan man börja ordna själva handlingarna. I det här skedet har man alltså redan kartlagt och avgränsat det material som ska ordnas, samlat ihop och gått igenom gamla förteckningar, anvisningar, arkivstadgar och arkivbildningsplaner samt utrett vilka gallringsbeslut och författningar som gäller för materialet.
När man känner till materialets kontext, följer man den identifierade modellen (arkivbildningsplanen) och fogar materialet till den befintliga helheten. Den planerade arkiveringsordningen ska genomföras och ordningen på handlingarna ska inte ändras utan grundad anledning. Om ändringar görs, ska de noggrant dokumenteras.
I detta skede i arbetet med att ordna handlingarna bedöms materialets fysiska kondition noggrannare och behövliga åtgärder fastställs. Om man endast gör en inventering av materialet, lönar det sig likväl att beakta samma åtgärder i samband med inventeringen!
- Med iståndsättning av handlingar avses arkivtekniskt underhåll av handlingar (avlägsnande av nitar osv.), fysisk iståndsättning och konservering.
- I samband med ordningsarbetet slätas handlingarna ut och snyggas till från onödiga nitar, gummiband, skräp och plastfickor.
- Genom att själv iståndsätta material som är i dåligt skick kan man orsaka mer skada än nytta och det kan vara farligt för hälsan. Läs mer på sidan Mögelproblem. En allmän princip vid reparation av handlingar är att handlingarna alltid repareras av en konservator.
För ordningsarbetet ska skaffas förnödenheter, såsom:
- arkivskyddsblad, aktomslag
- arkivboxar och annan förvaringsutrustning
- vid behov dammvippa och dammsugare, förkläde, handskar, ansiktsskydd
De sistnämnda behövs om det är fråga om mycket smutsigt och dammigt material.
Förvaringsmaterialet ska vara arkivbeständigt. De tekniska åtgärder som vidtagits i samband med ordningsarbetet, såsom uträtning av handlingar, skydd och byte av boxar, är en del av ordnandeprocessen.
Upprättande av en arkivförteckning
Vid sidan av arbetet görs en arkivförteckning, där man antecknar beskrivande information om materialet. Förteckningen kommer att fungera som ett arkivregister som vid behov innehåller beskrivningsinformation om förvarings- och arkivenheterna. I förteckningen antecknas uppgifter om informationsmaterial som ska arkiveras och förvaras under en lång tid. Om det redan finns en arkivförteckning, kan man komplettera den med uppgifter om det material som ska ordnas.
Uppgifterna för arkivförteckningen fås när man i samband med ordnandet noggrant utreder vilka handlingar som hör till vilken serie eller underserie och fastställer vilka arkivenheter som hör till serierna. Arkiveringsordningen planeras så att informationstjänsten och gallringen av handlingar senare är så enkla som möjligt. Om förvaringstiden är t.ex. 10 år efter att tjänsten har avslutats, lönar det sig att arkivera handlingarna i alfabetisk ordning enligt det år då tjänsten upphör.
Bild: Arkivet består av serier och arkivenheter.
Till huvudserien hör ett varierande antal olika serier. Varje serie består av flera arkivenheter. Flera arkivenheter kan placeras i en arkivbox, dvs. en förvaringsenhet.