-

Arkivscheman och arkivförteckningar 

Arkivschemat och arkivförteckningen är centrala verktyg för systematiskt underhåll av ett analogt arkiv. I arkivförteckningen beskrivs de handlingar som ska arkiveras, arkivets ordning och informationsinnehåll. Arkivförteckningen görs upp utifrån arkivschemat och fungerar som materialkatalog. 

Arkivschema

  • Arkivschemat anger arkivets struktur. 
  • Med hjälp av arkivschemat klassificeras analoga handlingar som ska arkiveras och beskrivs dokumentseriernas inbördes ordning. Det finns två typer av scheman.

Arkivförteckning

  • Arkivförteckningen är en materialförteckning som bygger på arkivschemat. 
  • I förteckningen införs uppgifter om handlingar som ska arkiveras och förvaras under en lång tid. 
  • Förteckningen behövs för att visa vilket material som hör till arkivet och i vilken ordning.
  • Arkivförteckningen betjänar både den fysiska hanteringen av materialet och informationstjänsten. Syftet med förteckningen är att påvisa arkivets ordning och datainnehåll så att handlingarna hittas och handlingarnas datainnehåll tydligt framgår. 

Arkivschemat visar arkivets struktur

Det traditionella arkivschemat är ett ABC-schema som ger handlingsserierna bokstavsbeteckningar. Med hjälp av koderna fastställs den inbördes ordningen och relationerna mellan de serier som hör till arkivet. I Finland togs arkivschemat i bruk på 1940-talet. Schemat grundar sig framför allt på hur handlingarna tillkommit och deras form, i vissa fall också på handlingarnas informationsinnehåll.  Arkivschemat anger arkivets struktur, men fastställer inte den interna ordningen i serierna (handlingarnas inbördes ordning i serien). Dessutom fungerar arkivschemat som en innehållsförteckning för uppgifterna i arkivförteckningen.

Det finns två typer av arkivscheman  

Det finns två typer av arkivscheman. Arkivschemat är antingen ett ABC-schema som baserar sig på handlingarnas form eller ett schema som baserar sig på uppgiftsgrupperingen. Ett arkivschema enligt uppgiftsgrupperingen är organisationsspecifikt och grundar sig på numerisk klassificering.

Obs! Arkivbox, teckning. ! Om arkivschema eller annan plan saknas ordnas handlingarna enligt samma ordningsprincip som iakttagits för största delen av materialet eller vad som är förnuftigt med tanke på handlingarnas användbarhet. Om det inte finns någon plan, ska man först granska materialet och dess innehåll och försöka hitta materialets befintliga struktur. Vid behov ska det skapas en struktur för helheten.

Arkivförteckning

En förteckning över analoga handlingar kallas arkivförteckning. Med hjälp av arkivförteckningarna vet den instans som ansvarar för materialet vilka handlingar den förfogar över. Det är bra att göra förteckningarna utifrån det arkivschema som används. Den egentliga arkivförteckningen kan göras upp utifrån den inventeringsförteckning som bildats i samband med att arkivet ordnats och vid behov kan arkivet beskrivas ytterligare. 

Arkivförteckningen upprättas i allmänhet över handlingar som ska förvaras en lång tid (över 10 år) och arkiveras (ArkivL 831/1994). Förteckningen kan också begränsas till att gälla endast handlingar som ska arkiveras. Förteckningen upprättas med en arkivenhets noggrannhet, såvida det inte är fråga om enhetligt massmaterial eller, såsom för klienthandlingar, serier som ökar inifrån.  

Beskrivning

Enligt definitionen i arkivverkets beskrivningsregler avser beskrivningen uppgifter som identifierar och beskriver arkivbildaren och det material som samlats in om dess verksamhet. Målet är att genom att öka sökvägarna förbättra arkivmaterialets användbarhet och betjäna användare och forskare av arkivmaterialet.

Beskrivningen ger systematisk information om både arkivbildaren och det material som arkivbildaren producerar, vilket gör det lättare att söka och förstå handlingar och uppgifter. Beskrivningen betjänar förståelsen av uppgifterna så att den belyser den kontext där uppgifterna har tillkommit. Kontextuppgifterna anknyter framför allt till arkivbildaren och dess uppgifter.

Beskrivningen av arkivmaterialet består av fyra nivåer: arkivbildar-, arkiv-, serie- och enhetsnivå. Uppgifterna om det samfund eller den person som producerat materialet presenteras på arkivbildarnivå, uppgifterna om handlingarna hierarkiskt på arkiv-, serie- och enhetsnivå. En femte nivå, en s.k. allmän nivå, är också möjlig. Den kommer i fråga när man vill presentera beskrivningsuppgifter som gäller flera arkivbildare eller arkiv/serier/enheter gemensamt.

I arkivverkets regler för beskrivning och katalogisering (finns endast på finska) presenteras en modell där beskrivningen och arkivförteckningen har slagits ihop till ett arkivregister.

Exempel på arkivförteckningar (pdf, på finska). I förteckningen visas endast en del av helheten. (Salo stad).

Det är nödvändigt att märka förvaringsenheterna för att hitta handlingar, säger Arne Arkivbox. Teckning. Bild: Namngivna förvaringsenheter. Utöver arkivförteckningar behöver informationsmaterialet ha identifikationsuppgifter. Läs mer om identifikationsuppgifterna på arkivboxar.

Styrningshelheten har genomförts i samarbete mellan Riksarkivet och Institutet för hälsa och välfärd. Helheten ingår som ett led i projektet för planering och styrning av hanteringen av det informationsmaterial som övergår till välfärdsområdena (projektets webbsidor på finska). Styrningshelhetens material har producerats 2023.