-

Gallring och utgallring (förstöring)

Det informationsmaterial som ska arkiveras definieras i Riksarkivets gallringsbeslut som grundar sig på en bevarandeanalys. I gallringsbesluten fastställs också vilka handlingar som ska förvaras en viss tid och som ska förstöras efter att förvaringstiden gått ut. Med gallring avses att antalet handlingar minskas, det vill säga att bevarandeanalysen verkställs och tillämpas.

  • Allt informationsmaterial ska ha en fastställd förvaringstid. 
  • Inget informationsmaterial får förstöras om det inte finns ett gallringsbeslut för det.
  • Informationsmaterialet ska förstöras när förvaringstiden har gått ut.
  • Man talar även om en förteckning över utgallrade handlingar.

Gallringen är ett led i ordnandet av materialet

Gallringen av informationsmaterial sker genom att de handlingar som ska förvaras en viss tid separeras från de handlingar som ska arkiveras i samband med ordnandet av arkivet. Myndigheten ansvarar för att onödiga handlingar gallras ut, dvs. för att de förstörs och inte hamnar i obehörigas händer (arkivlagen 831/1994, 13 §).   

När handlingarnas förvaringstid löper ut ska de arkiveras eller förstöras på ett informationssäkert sätt. Innan informationsmaterial som ska förvaras en viss tid och vars förvaringstid har gått ut kan förstöras, ska det upprättas en förteckning över dem. Anvisningar för detta finns nedan. Förteckningen ska godkännas innan informationsmaterialet förstörs. 

Förvaringstiderna för handlingar som ska förvaras en viss tid ska finnas i organisationens arkivbildningsplan. Mer information finns i styrningshelhetens avsnitt om fastställande av förvaringstiderna för socialvårdens handlingar.

Det skulle vara bra om anvisningarna för organisationens dokumenthantering innehöll anvisningar för förstöring, utgallringsförteckningar och ansvarsfrågor vid utgallring.

Låst soptunna för dataskyddsmaterial. Kom ihåg!

  • Om förvaringstiden har löpt ut kan handlingen förstöras.
  • Om förvaringstid återstår, ska handlingen avskiljas från det informationsmaterial som ska arkiveras i ett med tanke på materialhanteringen logiskt skede och förstöras efter förvaringstidens slut.
  • Dokumentinformation förstörs årligen efter att förvaringstiden har gått ut.
  • Kom ihåg informationssäkerheten! Använd ändamålsenliga pappersförstörare eller låsta insamlingslådor för informationssäkert material vid förstöring av sekretessbelagda handlingar.

Beräkning av förvaringstiden

Vid beräkning av förvaringstiderna för handlingar och dokumentinformation som ska förvaras en viss tid rekommenderas följande principer:

Materialtyp Beräkning av förvaringstid
Inkomna handlingar  Förvaringstiden för inkomna handlingar räknas börja från datumet för motsvarande slutliga beslut eller för andra slutliga åtgärder eller, om ärendet inte har föranlett åtgärder, från utgången av det år då handlingarna har inkommit.

Bokföring 		 Förvaringstiden för material i anslutning till bokföringen räknas från utgången av det räkenskapsår som de gäller.
Övriga daterade handlingar  Förvaringstiden för andra daterade handlingar räknas från dateringen för dem.
Odaterade handlingar Förvaringstiden för odaterade handlingar räknas från utgången av det år då handlingen upprättades eller då den sista anteckningen gjordes i den.
Kartotek Förvaringstiden för kartotek räknas från den senaste anteckningen.

Arkivbox, teckning. Grundregel

Om förvaringstiden är 10 år och handlingens datum är den 12 mars 2004 kan den förstöras 2015. Du får rätt år genom att räkna 2004+10+1.

Förteckning över utgallrade handlingar

Anvisningar om verkställande av förstöring och registrering av utgallrade handlingar finns i Riksarkivets föreskrift om gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar, föreskrift och anvisning 3.8.2010 (Valtionhallinnon asiakirjojen seulonta ja hävittäminen, AL/19273/07.01.01.00/2008, finns endast på finska, pdf). Ovan nämnda föreskrift och anvisning förpliktar statliga myndigheter, men är riktgivande för andra arkivbildare. Övriga arkivbildare kan dessutom ha organisationsspecifika anvisningar för upprättande av förteckningar över utgallrade handlingar.

Det är inte nödvändigt utifrån ovan nämnda föreskrift att göra anteckningar om utgallringen då de handlingsserier och handlingsgrupper som ska förvaras en viss tid jämte förvaringstider har antecknats i arkivbildningsplanen. Ett undantag är bokföringens räkenskapsböcker och -verifikat, vars förstöring alltid ska dokumenteras oberoende av den fastställda förvaringstiden för handlingarna.

Enligt Riksarkivets handbok för kommunal dokumentförvaltning (Kunnallisen asiakirjahallinnon opas 2011, finns endast på finska, pdf) ska det över utgallringen upprättas ett utgallringsförslag eller en förteckning över utgallrade handlingar i enlighet med dokumentförvaltningens anvisningar.

Uppgifter som ska antecknas i förteckningen över utgallrade handlingar

  • vilka handlingar som har förstörts och för vilken tid
  • vilket/vilka beslututgallringen grundar sig på
  • när, på vilket sätt och vem som förstört handlingarna

Det finns inte längre någon standardmodell för en förteckning över utgallrade handlingar, utan den kan formas fritt. Förteckningen över utgallrade handlingar ska innehålla ovan nämnda uppgifter och den kan upprättas till exempel med hjälp av Excel.

Arkivbox, teckning. Obs! Det ska alltid upprättas en förteckning över utgallrade handlingar över gammalt material som tillkommit före arkivbildningsplanerna.

 

 

Mer information: Rekommendation om förvaringstider för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens slut (2023, på finska).

Styrningshelheten har genomförts i samarbete mellan Riksarkivet och Institutet för hälsa och välfärd. Helheten ingår som ett led i projektet för planering och styrning av hanteringen av det informationsmaterial som övergår till välfärdsområdena (projektets webbsidor på finska). Styrningshelhetens material har producerats 2023.