Uudistunut ohjepankki

Anvisningen syftar till att vägleda överlåtaren av en privatpersons digitala arkv i utformningen av materialstrukturen samt i katalogisering och beskrivning. Anvisningen kan dessutom i tillämpliga delar utnyttjas även vid organisering, katalogisering och beskrivning av samlingsartat material.

Anvisningen är avsedd som ett hjälpmedel och verktyg av rekommendationskaraktär för gallring av privatarkivmaterial. Anvisningens primära syfte är att stödja den som överlåter privatarkivmaterial till Riksarkivet, dvs. överlåtaren, vid nödvändiga gallringsåtgärder. För enkelhetens skull används i anvisningen termen gallring både i fråga om den värdebestämning som styr gallringen och de gallringsåtgärder som genomför värdebestämningen.

Anvisningen gäller behandling av material i samfundsarkiv som överlåts i analog form. Anvisningen kan även tillämpas när material i pappersform förbereds för digitalisering.  

Anvisningen syftar till att vägleda överlåtaren av ett digitalt föreningsarkiv i utformningen av materialstrukturen samt i katalogisering och beskrivning. Anvisningen kan dessutom i tillämpliga delar uttnyttjas till exempel vid organisering, katalogisering och beskrivning av ett projektarkiv.

I anvisningen presenteras kriterier som är användbara vid urval och gallring av fotografier. 

Anvisnigen gäller behandling av fotografier i analog form. Anvisningen kan även tillämpas när material i pappersform förbereds för digitalisering.

Digitalt material som överenskommits att överlåtas till Mottagningstjänsten för privata arkiv sändas till Riksarkivet via överföringsgränssnittet för digital arkivering. I anvisningen beskrivs hur filerna ska komprimeras och sändas.  

Materialexceln används för beskrivning av analogt material inom Mottagningstjänsten för privata arkiv.

Materialexceln används för katalogisering och beskrivning av digitalt material inom Mottagningstjänsten för privata arkiv. I materialexceln antecknas beskrivningsuppgifter på den lägsta beskrivningsnivån. Beskrivningsuppgifter som gäller hela arkivet eller en serie anges fritt formulade och lämnas in separat. 

Anvisningen gäller behandling av kartor och ritningar i analog form. Anvisningen kan även tillämpas när material i pappersform förbereds för digitalisering.

Anskaffningen av privata arkivmaterial styrs av Riksarkivets anskaffningspolicy, enligt vilken inkomna materialanbud godkänns eller förkastas. Anskaffningspolicyn baserar sig på värdebestämningen av de erbjudna privata arkivmaterialen och urvalet enligt anskaffningskriterierna. 

Anvisningen gäller behandling av material i person- och släktarkiv som överlåts i analog form. Denna anvisning kan också tillämpas när material i pappersform förbereds för digitalisering.

De allmänna anvisningarna som Riksarkivet utfärdade år 1983 gäller arkivhanteringen för tillfälliga kommittéer och kommissioner som inrättats för en specifik uppgift, samt för delegationer, råd, nämnder och andra liknande permanenta institutioner.

De allmänna anvisningarna har ersatts vad gäller projekt som fastställts av regeringen och ministerierna genom Finlands arkivs beslut från 2008 (KA/2181/431/2007) om permanent bevarande av handlingar som införts i regeringens projektregister och projektregistrets arkivrapporter.

Turvaposti-praktiker – anvisning för kunder hos Riksarkivets tjänst.

Informationshanteringsnämnden utarbetar och upprätthåller rekommendationer om uppfyllandet av kraven i informationshanteringslagen

• Riksarkivets bestämmelse om behandling, hantering och förvaring av elektronisk dokumentär information (AL 9815/07.01.01.00/2008) är en omfattande sammanställning av metadata och krav som gäller elektronisk dokumenthantering och arkivering samt en anvisning om hur de ska samordnas. 

• SÄHKE2 som trädde i kraft 2009 har upphävts som Riksarkivets bestämmelse 31.12.2022 och uppdateras inte längre. 

• Innehållet i SÄHKE2 kan fortfarande utnyttjas vid planering och genomförande av arkivering. Utnyttjandet stöds av Riksarkivets rekommendation om utnyttjande av SÄHKE2-metadatamodellen (KA/12266/07.01.01.00/2022) som innehåller tillämpningsanvisningar för SÄHKE2-metadata och metadatamodellen (SÄHKE2-metadatamodellen, version 1.3, 18.3.2020). Rekommendationen behandlar definitionerna i SÄHKE2, särskilt med tanke på arkivering av information, och innehåller kommentarer om metadatamodellen i SÄHKE2 med synpunkter som hänför sig till ändringar i lagstiftningen.

• I och med informationshanteringslagen (lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019)Länk till en annan webbplats, Öppnas i en ny flik är styrningen av ärendehanteringen i första hand Informationshanteringsnämndens uppgift. Metadata för ärendehantering specificeras i Informationshanteringsnämndens rekommendation om metadata för ärendehantering.

• I rekommendationen har beaktats de skyldigheter enligt 21, 25, 26 och 27 § i informationshanteringslagen som gäller definitionen av behovet att förvara informationsmaterial samt registrering och uppgifter i ärenderegister.

• Specifikationerna i SÄHKE2 är oberoende av informationssystem och tar inte ställning till tekniska lösningar eller systemarkitekturer. Användaren definierar hur innehållet i SÄHKE2 används.  

• Överensstämmelsen med SÄHKE2 är en stödd struktur för överföring till Riksarkivets Tjänst för digital arkivering. Vid överföring av digitalt material ska man iaktta gällande överföringsanvisningarna och anvisningarna om godkända filformat för förvaring (finns endast på finska).

En tjänstebeskrivning av den elektroniska arkiveringstjänsten, förklaringar av de begrepp som används i tjänsten och vad begreppen lagring och arkivering betyder.

Instruktioner relaterade till överföringsgränssnittet för Riksarkivet

Planering och avtal om överföringar 

• Metadablankett (Excel)
  • Blankett för metadata, som ska fyllas i med erforderliga uppgifter innan materialet överförs. Kom överens med tjänsten för digital arkivering om vilka tabeller för beskrivningar som ska fyllas i för överföringen.
• Skapa SÄHKE2-överföringspaket (pdf)
  • I anvisningen beskrivs hur ett SÄHKE2-överföringspaket med data från överlåtarens informationssystem skapas för överföring till Riksarkivet.
• Strukturerat informationsmaterial – skapa överföringspaket (pdf, på finska)
  • Att skapa överföringspaket av strukturerat informationsmaterial och av digitala diarier.
• Digitaliserat bildmaterial - skapa överföringspaket (pdf)
  • Anvisning om överföring av material som en myndighet har digitaliserat själv till Riksarkivet.
• Övrigt digitalt informationsmaterial - skapa överföringspaket (pdf)
• Krav på mottagna filer (pdf, på finska)
  • Krav på filer som ska tas emot i Riksarkivet. Innehåller en förteckning över godkända filformat. Förteckningen uppdateras kontinuerligt.
• Instruktionsvideor (på finska) ​​​​​​​
  • Skapa ett överföringspaket - digitaliserat bildmaterial
  • Skapa ett överföringspaket - strukturerat informationsmaterial

Mer information om överföringar finns på Arkistoinnin osaajat webbplats och Riksarkivet Confluence.

• Riksarkivets bestämmelse om behandling, hantering och förvaring av elektronisk dokumentär information (AL 9815/07.01.01.00/2008) är en omfattande sammanställning av metadata och krav som gäller elektronisk dokumenthantering och arkivering samt en anvisning om hur de ska samordnas. 

• SÄHKE2 som trädde i kraft 2009 har upphävts som Riksarkivets bestämmelse 31.12.2022 och uppdateras inte längre. 

När det digitala materialet har överförts till Riksarkivet via tjänsten för elektronisk arkivering, är det sökbart i webbtjänsten ASTIA.

• Beskrivning av Astia (pdf, finska)
• Ibruktagande av Astia för kunder hos tjänsten för elektronisk arkivering (pdf, finska)
• Modell för anmälningsblankett om användarrättigheter (excel, finska)
• Blankett för användarrättigheter (excel, finska)

Syftet med detta policydokument är att beskriva mål, metoder och kriterier för fastställande av be varandevärde och gallring samt kriterierna för bestämning av vilket av det informationsmaterial som samlas hos myndigheter och privata aktörer som utför offentliga uppgifter som ska arkiveras. Dokumentets mål är också att säkerställa kontinuiteten och konsekvensen i fastställandet av beva randevärde och gallringen. Dokumentet gäller inte fastställande av förvaringstiderna för dokument information som ska förvaras en viss tid. 

Guiden är avsedd föt alla som organiserar analoga arkiv och som ett grundläggande informationspaket för användare av analoga arkiv och andra som är intresserade av ämnet. Den första delen av guiden innehåller en genomgång av hur man organiserar ett arkiv, steg för steg. I den andra delen förklaras hur man säkerställer det fysiska bevarandet av analoga arkiv. I slutet av guiden finns en minneslista, som sammanfattar de viktigaste stegen när man organiserar ett arkiv. 

Det är värt att notera att guiden framställer organisering av ett arkiv som åtgärder som framskrider linjärt. I praktiken får man under organiseringsarbetet ibland gå tillbaka till tidigare skeden och ibland utföra olika skeden parallellt. 

Åtgärdsvägen för arkivering är en helhetsbild av arbetsfaserna i genomförandet av arkivering och deras förhållande till den övriga informationshanteringen.

I handledningen får du information om hur livscykeln för informationsmaterial som ska arkiveras bör planeras och om genom vilka åtgärder i varje livscykelfas du kan främja materialens hantering, bevarande, användbarhet och begriplighet.