Opetustoimen yleispäätös viivästyy
Kansallisarkiston yleispäätöksen Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys (KA/15609/28.92.01/2025) päätösvalmistelu viivästyy. Pohjana päätökselle on julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan 20.5.2025 julkaisema suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä.
Kansallisarkiston yleispäätöksen Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys (KA/15609/28.92.01/2025) päätösvalmistelu viivästyy. Pohjana päätökselle on julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan 20.5.2025 julkaisema suositus tietoaineistojen säilytysajasta ja toimista säilytysajan päätyttyä.
Päätösluonnos oli lausuntopalvelussa lausuttavana vuodenvaihteessa 2025–2026. Lausuntopalautteessa kiinnitettiin huomiota siihen, ettei kaikkien asiakirjojen ja tietoaineistojen osalta ole selvää, tarkoitetaanko arkistoinnilla pelkästään opetuksen ja koulutuksen valtakunnalliseen tietovarantoon (KOSKI-tietovaranto) arkistointia vai tuleeko myös koulutuksen järjestäjän arkistoida valtakunnalliseen tietovarantoon talletetut asiakirjat ja tietoaineistot omissa järjestelmissään.
Säilytysaikasuosituksen liitteessä ei ole huomioitu sitä, miten opetustoimen tehtävien tietoaineistot liittyvät yhteisiin rekistereihin ja tietovarantoihin. Kansallisarkiston saamilla tiedoilla on haastavaa valmistella päätöstä, joka tukisi julkishallinnon tietoaineistojen arkistointia yhteisistä tietovarannoista ja vähentäisi päällekkäistä arkistointia. Liitteessä toimintaprosesseja ja tietoaineistoja ei ole määritelty riittävällä tasolla, jotta päällekkäistä säilyttämistä ja arkistointa voitaisiin tehokkaasti purkaa.
Kansallisarkisto on käynyt keskustelua opetus- ja kulttuuriministeriön ja Opetushallituksen kanssa siitä, mitä tietoja KOSKI-tietovarantoon arkistoidaan, sekä aikaisemmin KOSKI-tietovarannolle annetun päätöksen suhteesta valmisteilla olevaan opetustoimen yleispäätökseen. Tavoitteena on välttää päällekkäistä arkistointia ja pyrkiä siihen, että koulutuksenjärjestäjien KOSKI-tietovarantoon siirtämät tiedot arkistoidaan yksinomaan OPH:n tietoaineistoina, jolloin koulutuksenjärjestäjien omissa järjestelmissä ne olisivat määräajan säilytettäviä.
OKM selvittää omaa kannanottoaan ja selvitys menee alkusyksyyn. OKM:n kannan saatuaan Kansallisarkisto tekee yleispäätöksen sen mukaisesti. Lisätietokyselyt voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle osoitteeseen [email protected].