Undervisningsväsendets allmänna beslut fördröjs
Beredningen av Riksarkivets allmänna beslut Varaktig förvaring av undervisningsväsendets handlingar och informationsmaterial (KA/15609/28.92.01/2025) fördröjs. Grunden för beslutet är en rekommendation om förvaringstiden för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens utgång från den offentliga förvaltningens informationshanteringsnämnd som publicerades 20.5.2025.
Beredningen av Riksarkivets allmänna beslut Varaktig förvaring av undervisningsväsendets handlingar och informationsmaterial (KA/15609/28.92.01/2025) fördröjs. Grunden för beslutet är en rekommendation om förvaringstiden för informationsmaterial och om åtgärder efter förvaringstidens utgång från den offentliga förvaltningens informationshanteringsnämnd som publicerades 20.5.2025.
Utkastet till beslut fanns i utlåtandetjänsten för utlåtanden vid årsskiftet 2025–2026. I utlåtandena fästes uppmärksamhet vid att det inte är tydligt för alla handlingar och allt informationsmaterial huruvida man med arkivering endast avser arkivering i det nationella informationslagret för undervisning och utbildning (KOSKI-informationsresursen), eller om även utbildningsanordnaren ska arkivera handlingar och informationsmaterial som har lagrats i den nationella informationsresursen i sina egna system.
I bilagan till rekommendationen om förvaringstider har man inte beaktat hur informationsmaterial från undervisningsväsendets uppgifter är kopplat till gemensamma register och informationsresurser. På basis av de uppgifter som Riksarkivet har fått är det svårt att bereda ett beslut, som skulle stödja arkivering av den offentliga förvaltningens informationsmaterial från gemensamma informationsresurser och minska överlappande arkivering. I bilagan har verksamhetsprocesser och informationsmaterial inte definierats på en tillräcklig nivå för att effektivt kunna minska överlappande lagring och arkivering.
Riksarkivet har fört diskussioner med undervisnings- och kulturministeriet samt Utbildningsstyrelsen om vilka uppgifter som ska arkiveras i KOSKI-informationsresursen, samt om förhållandet mellan det tidigare beslut som givits för KOSKI-informationsresursen och undervisningsväsendets nya allmänna beslut som är under beredning. Målet är att undvika överlappande arkivering och sträva efter att de uppgifter som utbildningsanordnare överför till KOSKI-informationsresursen arkiveras enbart som Utbildningsstyrelsens informationsmaterial, varvid de skulle förvaras under en bestämd tid i utbildningsanordnarnas egna system.
UKM utreder sitt eget ställningstagande och utredningen kommer att pågå fram till sensommaren. När Riksarkivet har fått UKM:s ståndpunkt fattar det ett allmänt beslut i enlighet med denna.
Förfrågningar om ytterligare information kan skickas per e-post till Riksarkivets rådgivnings- och handledningstjänst på adressen [email protected].
Tidigare meddelanden: