Uusi ohje: Arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttaminen
Ohje on luonteeltaan suositus.
Kansallisarkiston Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon -ohje (KA/8675/28.00/2025) auttaa suunnittelemaan analogisten asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamiseen liittyviä toimintatapoja ja ratkaisuja.
Ohje on luonteeltaan suositus. Sitä sovelletaan, kun tällä hetkellä muodostuvia analogisia arkistoitavia asiakirjoja muutetaan sähköiseen muotoon esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä.
Ohjeen ruotsinkielinen käännös julkaistaan myöhemmin.
Aiemmin muodostuneiden arkistollisten kokonaisuuksien takautuvaan digitointiin sovelletaan edelleen Kansallisarkiston ohjetta ”Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet” (KA/20919/30.01.00/2024).
Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.
Arkistoitavia asiakirjoja koskevat vaatimukset perustuvat digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta suositeltuihin tiedostomuotoihin, tiedostojen laadun ja eheyden varmistamiseen, tietosisällön todistusvoimaisuuden ja tietoaineistojen pitkäaikaisen hallinnan varmistamiseen.
Lisätietoja
Mahdolliset lisätietokyselyt ohjeesta voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle osoitteeseen [email protected].