Uusi ohje: Arkistoitavien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttaminen

Julkaisuajankohta 15.5.2025 11.28
Tyyppi:Tiedote

Ohje on luonteeltaan suositus.

Kansallisarkiston Arkistoitavien asiakirjojen muuttaminen sähköiseen muotoon -ohje (KA/8675/28.00/2025) auttaa suunnittelemaan analogisten asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamiseen liittyviä toimintatapoja ja ratkaisuja.

Ohje on luonteeltaan suositus. Sitä sovelletaan, kun tällä hetkellä muodostuvia analogisia arkistoitavia asiakirjoja muutetaan sähköiseen muotoon esimerkiksi asiankäsittelyn tai palvelujen tiedonhallinnan yhteydessä.

Tutustu ohjeeseen

Ohjeen ruotsinkielinen käännös julkaistaan myöhemmin.

Aiemmin muodostuneiden arkistollisten kokonaisuuksien takautuvaan digitointiin sovelletaan edelleen Kansallisarkiston ohjetta ”Arkistoitavien asiakirjojen digitointia koskevat vaatimukset ja ohjeet” (KA/20919/30.01.00/2024).

Takautuvan digitoinnin ja muodostuvien asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisen väliset erot liittyvät toimintatapaan, todistusvoimaisuuden ja tietosisällön eheyden varmistamiseen sekä tietoaineistojen muodostamiseen.

Arkistoitavia asiakirjoja koskevat vaatimukset perustuvat digitaalisen pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta suositeltuihin tiedostomuotoihin, tiedostojen laadun ja eheyden varmistamiseen, tietosisällön todistusvoimaisuuden ja tietoaineistojen pitkäaikaisen hallinnan varmistamiseen.

Lisätietoja

Mahdolliset lisätietokyselyt ohjeesta voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle osoitteeseen [email protected].
Arkistoinnin ohjaus

Tutustu myös

  • 12.5.2026 13:47

    Ilmoittaudu viranomaisinfoon 28.5.2026

    Ohjelmassa tietoa mm. uuden arkistointilain toimeenpanosta.

  • 11.5.2026 9:55

    Digitaalisen toimittamisen kuulumisia Hämeenlinnasta, Turusta ja Vaasasta 

    Digitaalinen toimittaminen pyörii jo rutiinilla Hämeenlinnassa ja on lähtenyt hyvin käyntiin sekä Turussa että Vaasassa. Digitaalisen toimittamisen tilastoinneista saamme pientä näkökulmaa siihen, miten palvelu on otettu vastaan asiakkaidemme keskuudessa, mitkä aineistot kiinnostavat ja missä päin Suomea. 

  • 7.5.2026 15:16

    Ilmoittaudu Digitaalisen tiedon kesäkouluun!

    Tiedon huoltovarmuudella turvatumpi tulevaisuus -hanke osallistuu perjantaina 28.8.2026 Helsingissä tutkimuskeskus Digitalian järjestämään Digitaalisen tiedon kesäkoulu 2026 -tapahtumaan otsikolla ”Digitaalinen tieto vaarassa”.