Digitaaliset siirrot | Sähköisen arkistoinnin palvelu
Kansallisarkiston Sähköisen arkistoinnin palvelu tarjoaa julkishallinnolle digitaalisen arkistoinnin ja pitkäaikaissäilyttämisen palvelua. Turvaamme kansallisesti arvokkaan, digitaalisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttämisen tuleville sukupolville. Olemme kansakuntamme sähköinen muisti!
Kansallisarkisto varmistaa arkistoitavaksi määritellyn tiedon ymmärrettävyyden, käytettävyyden ja todistusvoimaisuuden. Sähköisen arkistoinnin palvelu toteutetaan yhteistyössä Kulttuuriperintö-PAS-palvelun kanssa.
Sähköisen arkistoinnin palvelun palvelukuvaus (pdf)
Tarkemmat ohjeet aineistosiirron toteuttamiseksi löydät Arkistoinnin osaaja -sivustolta.
Ota yhteyttä
- Mikäli asiasi koskee uutta tietoaineistosiirtoa, täytä yhteydenottolomake. Lomakkeella pyydämme kertomaan muutamia tarkentavia tietoja siirrettävästä aineistosta.
- Tietoaineistosiirron tarkemman ohjeistuksen löydät Arkistoinnin osaaja -sivustolta
- Sähköisen arkistoinnin palveluun voit ottaa yhteyttä sähköpostilla: [email protected]
- Huomioithan, että siirrettävällä tietoaineistolla tulee olla voimassa oleva arkistointipäätös. Jos sinulla on yleisiä kysymyksiä, jotka liittyvät arvonmääritykseen ja seulontaan, arkistonmuodostukseen tai digitoinnin suunnitteluun, ota yhteyttä: [email protected].
Ennen siirtoa
Seuraavista valikoista löydät lisätietoa Sähköisen arkistoinnin palvelusta ja palvelun käytön ehdoista.
Kansallisarkistoon digitaalisia tietoaineistojaan voivat siirtää arkistolain 1§ mainitut arkistonmuodostajat ja 14§ 3 mom. määritetyt toimijat.
Kansallisarkistoon voi siirtää arkistolain nojalla arkistoitavaksi määrättyjä digitaalisia tietoaineistoja.
Tietoaineisto voi olla joko julkista tai käyttörajoitettua, ja se voi sisältää henkilötietoja, erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja.
Kansallisarkistoon ei voi siirtää turvallisuusluokiteltua aineistoa.
Tietoaineistoja voi siirtää säilytykseen Kansallisarkistoon, kun
- aineistot ovat elinkaarensa osalta arkistovaiheessa
- on kyseessä säilytysvaiheessa olevat aineistot, joihin ei kohdistu enää muokkaustarpeita
- aineistoilla on pitkä säilytysaika, ja niihin kohdistuva tietopalvelun tarve on vähäistä.
Siirto on hyvä suunnitella ja toteuttaa hyvissä ajoin ennen järjestelmien alasajoa.
Tietoaineistojen siirtokuntoon saattamisesta aiheutuvista mahdollisista kuluista vastaa Siirtäjä. Itse siirto Kansallisarkistoon on lähtökohtaisesti maksutonta.
Tietoaineiston säilyttäminen on maksutonta laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) 4 § 1 momentissa mainituille tiedonhallintayksiköille. Muille siirtäville toimijoille tietoaineiston säilyttäminen on maksullista.
Kansallisarkisto tarjoaa Siirtäjille maksullisia palveluita sopimusperusteisesti.
Miten siirtämään?
Asiakkaamme ovat eri tilanteissa ja heillä on erilaisia tarpeita. Tunnista oma asiakkuusväyläsi ja ota yhteyttä Sähköisen arkistoinnin palveluun ohjeiden mukaisesti. Asiakasväylästä riippumatta Kansallisarkiston siirronohjaajat ovat siirtäjän apuna ja tukena siirtoprosessissa.
SAPA-osaaja-ohjauskokonaisuus on ensimmäistä kertaa tietoaineistojaan siirtäville toimijoille suunnattu kokonaisuus, jonka aikana käydään yksityiskohtaisesti läpi siirtoprosessin vaiheet, dokumentit ja ohjeet sekä toteutetaan tietoaineistosiirto. SAPA-osaajaan olemme rakentaneet valmiin aikataulun, jonka puitteissa siirto etenee vaiheittain. Lue lisää SAPA-osaajasta.
Omatoimisella siirtäjällä on jo kokemusta digitaalisten tietoaineistojen siirrosta Kansallisarkistoon. Siirtäjä osaa hyödyntää verkosta löytyviä ohjemateriaaleja, suunnitella tietoaineistosiirron siirtäjän vastuiden osalta sekä tuottaa siirrossa tarvittavan dokumentaation omatoimisesti.
Siirtoprosessi alkaa täyttämällä yhteydenottolomake.
Kiireellinen tapaus liittyy usein tietojärjestelmän alasajoon tai muuhun tilanteeseen, jossa siirrolle on tiukka tavoiteaikataulu. Siirtoprosessi alkaa täyttämällä yhteydenottolomake.
Siirron jälkeen tietoaineistot löytyvät Astia-palvelusta. Lue lisää Tietoaineistojen käytön palvelut -sivulta.
Lähtökohtaisesti tietopalveluvastuu säilytysvaiheen aineistoista on siirtäjällä ja arkistovaiheen aineistoista Kansallisarkistolla. Siirtäjä voi toteuttaa tietopalvelun joko Kansallisarkiston tietoaineistojen käytön palveluiden kautta tai hallussaan olevan aineistokopion avulla. Säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston tietopalvelu kuvataan tarkemmin Kansallisarkiston Astia-palvelun palvelukuvauksessa sekä Astian käyttöohjeissa.
Aineistokopioiden kohdalla on tärkeää muistaa laista tuleva vastuu aineistojen siirtyessä arkistovaiheeseen. Tiedonhallintalain (906/2019) 21 §:n mukaan säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.
Kansallisarkisto toimii siirtosopimuksen mukaisesti säilytysvaiheessa olevan tietoaineiston henkilötietojen käsittelijänä ja siirtäjä rekisterinpitäjänä. Sopijapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Kansallisarkisto toimii Kansallisarkistoon siirretyn arkistovaiheen tietoaineiston rekisterinpitäjänä ja kantaa siitä aiheutuvat tietosuojalainsäädännön asettamat vastuut ja velvoitteet.
Mikäli huomaat digitaalisiin tietoaineistoihin liittyvän tietoturvapoikkeaman tai epäilet tällaista, ilmoita asiasta Kansallisarkistolle.
Näin valmistaudut siirtoon
Tietoaineistosiirrossa siirtäjällä ja Kansallisarkistolla on omat vastuunsa ja tehtävänsä. Siirtoprosessi muodostuu erilaisista työtehtävistä ja vaatii alusta loppuun saakka kaikilta osapuolilta sitoutumista. Tarkempia ohjeita sekä tarvittavat asiakirjapohjat löydät Kansallisarkiston Arkistoinnin osaaja -tietopankista.
Pohdi siirrossa tarvittavaa osaamista aineiston luonne huomioiden. Mieti, löytyykö tarvittava osaaminen organisaation sisältä (esim. substanssiasiantuntija) vai tarvitaanko avuksi mahdollisesti kolmansia osapuolia (esim. järjestelmätoimittaja).
Hahmota organisaatiostasi arkistoitava tietoaineistokokonaisuus, jonka haluat siirtää Kansallisarkistoon pitkäaikaissäilytykseen. Aineiston tulee olla seulontapäätöksellä arkistoitavaksi määrätty (arkistolain 831/1994 mukaan pysyvästi säilytettäväksi).
Varmista, että tietoaineistolla on ajantasainen seulontapäätös. Tarvitset seulontapäätöksen asianumeron siirron yhteydessä. Mikäli aineistolla ei ole seulontapäätöstä tai se ei ole ajantasainen, ole yhteydessä arvonmäärityspalveluun: [email protected].
Siirron hallinnolliset asiakirjat ovat siirtosopimus, siirtosuunnitelma ja riskiarviolomake. Tarkemmat kuvaukset asiakirjoista löydät Arkistoinnin osaajasta.
Tietoaineistosiirron yhteydessä siirtäjän tulee tuottaa tietoaineistolle kuvailutietoja. Näiden tietojen avulla aineiston myöhempi käyttäjä pystyy hahmottamaan, millaisesta tietoaineistosta on kyse, mihin viranomaisen toimintaan se liittyy ja miten sitä käytetään.
Tietoaineistosiirron kuvailutyö ja oheisdokumentaatio
Arkistoinnin osaaja -tietopankista löydät myös tarkemmat kuvaukset Kansallisarkiston siirtorakenteista. Siirrettävän tietoaineiston tulee olla soveltuvan siirtorakenteen määritysten mukaisessa muodossa.
Kansallisarkistolla on tällä hetkellä käytössä kaksi väylää aineistojen siirtämiseen: siirtokäyttöliittymä ja rajapinta.
Siirtokäyttöliittymä on selainpohjainen ratkaisu siirtäjille. Siirtokäyttöliittymässä tuotetaan siirtopakettikohtainen kuvailu sekä ladataan siirtopaketit. Käyttääksesi siirtokäyttöliittymää sinun pitää rekisteröityä käyttäjäksi. Rekisteröityminen tulee tehdä, kun siirron hallinnolliset asiakirjat ja kuvailurakenne ovat valmiina. Rekisteröityminen onnistuu Virtu- ja Suomi.fi-tunnistautumisella.
Siirtäjä voi vaihtoehtoisesti rakentaa ohjeiden mukaisen rajapintaratkaisun siirtääkseen aineistoja Kansallisarkistoon. Rajapinnan kautta voi siirtää arkistoitavia digitaalisia tietoaineistoja sekä näihin liittyviä metatietoja.
Tutustu Siirtäjän tarkistuslistaan, jossa on lueteltu keskeiset siirron työvaiheet.
Keskeiset käsitteet -listauksessa avataan tietoaineistosiirrossa käytettävää käsitteistöä.