Selkeyttä ja sujuvuutta digitaaliseen arkistointiin – Kansallisarkiston lausunto arkistointilaista
Arkistointilain tavoitteet ovat oikeansuuntaisia ja kannatettavia.
Kansallisarkisto pitää lausuttavana olevan arkistointilain tavoitteita oikeansuuntaisina ja kannatettavina. Lakiuudistus sujuvoittaa julkishallinnon tiedonhallintaa ja digitaalista arkistointia.
Kansallisarkisto korostaa lausunnossaan tiedon elinkaaren hallinnan selkeyttämisen tärkeyttä. Tiedonhallintalaki, EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja tietosuojalaki ovat tuoneet paljon uutta sääntelyä, joka on vaikuttanut merkittävästi viranomaisten tiedonhallintaan.
Erityisesti muutos näkyy viranomaistoiminnan ja arkistoinnin rajapinnassa, jossa on edellytetty tietoaineistojen elinkaaren jaottelua tiukasti erillisiin säilyttämisen ja arkistoinnin vaiheisiin. Muutosten omaksuminen on vaatinut viranomaisissa paljon työtä ja osassa viranomaisia muutosten vieminen käytäntöön on edelleen kesken.
Joustavuutta ja kustannussäästöjä
Arkistointilain tavoitteena on poistaa tarpeettoman jyrkkä jako alkuperäiseen käyttötarkoitukseen ja arkistointikäyttötarkoitukseen. Jatkossa nämä käyttötarkoitukset voisivat olla rinnakkaisia, mikä vastaisi aiempaa suomalaista tiedon elinkaaren hallinnan käsitystä.
Samalla tietoaineistojen siirto kansalliseen arkistotietovarantoon olisi mahdollista jo tietoaineistojen säilytysaikana. Tällöin julkishallinnon organisaatiot säästäisivät säilytys- ja tietopalvelukustannuksissa, ja tietoaineistot olisivat aiempaa paremmin hyödynnettävissä tutkimustarkoituksissa.
Säilytysaikavaatimukset yhdenmukaisiksi
Tiedonhallintalain säilytysaikojen määrittelyä koskevat kohdat tulisi yhdenmukaistaa arkistointilainsäädännön kanssa. Tiedonhallintalain pitäisi luoda selkeät edellytykset tietoaineistojen käsittelylle arkistointikäyttötarkoituksessa sekä niiden siirrolle kansalliseen arkistotietovarantoon jo säilytysaikana.
Lisäksi tulisi arvioida, onko arkistoitaville tiedoille määriteltävillä säilytysajoilla alkuperäiseen käyttötarkoitukseen tosiasiassa käytännön merkitystä. Arkistointikäyttö ja alkuperäinen käyttö voivat olla myös rinnakkaisia, minkä vuoksi säilytysaikojen määrittely arkistoitaville tietoaineistoille – joita säilytetään ilman päättymispäivää – on väistämättä keinotekoinen ja näyttäytyy viranomaisille ylimääräisenä työnä.
Tietosuoja-asetuksen tulkintaa tarkennettava
Tiedonhallintalain sääntely perustuu virheelliseen tulkintaan, jonka mukaan tietosuoja-asetuksessa arkistointi ja säilyttäminen olisi täysin eriytetty toisistaan. Tämä ei kuitenkaan ole tietosuoja-asetuksen edellyttämä ratkaisu, eikä se ole linjassa esimeriksi muiden Pohjoismaiden käytänteiden kanssa. Sääntelyn tulee tukea tiedonhallintaa ja arkistointia kokonaisvaltaisesti.
- Kansallisarkiston lausunto kokonaisuudessaan (pdf)
- Arkistointilaki lausuntopyyntöpalvelussa (vastausaika päättyy 11.3.)
Lisätietoja
Päivi Happonen
Pääjohtaja
puh. 029 533 7018
[email protected]
Mikko Eräkaski
Johtaja, Ohjaus- ja vastaanottopalvelut
puh. 029 533 7234
[email protected]