Kansallisarkistolle ja SHS:lle tiivistyvää yhteistyötä
Suomen Historiallisen Seuran edustus ja Kansallisarkisto kokoontuivat syyskuussa keskustelemaan digitaalisen toimittamisen vaikutuksista tutkijatyöhön.
Kansallisarkiston siirtyminen uuteen digitaalisen toimittamisen malliin on aiheuttanut tämän vuoden aikana vilkasta keskustelua. Suomen Historiallisen Seuran edustus ja Kansallisarkisto kokoontuivat syyskuussa yhteen käymään läpi SHS:n jäsenistön välittämiä huolenaiheita ja etsimään yhteisiä ratkaisuja.
Kansallisarkiston linjaukset Hämeenlinnan toimipisteen siirtymisestä ensisijaisesti aineistojen digitaaliseen toimittamiseen ja digitaalisen toimittamisen suunnittelusta Turussa ja Vaasassa ovat herättäneet tutkijoiden keskuudessa huolta aineistotutkimuksen käytännön edellytyksistä ja tiedon vapaudesta.
Taustalla asiakaskäyttäytymisen muutos
Kansallisarkisto on kerännyt asiakaskäyttäytymisestä dataa, jonka perusteella linjauksia ja päätöksiä tehdään. Digitaalisen asioinnin osuus on kasvanut Kansallisarkistossa jo pitkään. Samaan aikaan käynnit tutkijasaleissa ovat vähentyneet 2000-luvun aikana yli 80 prosentilla.
Kansallisarkiston asiakkaista suurin osa käyttää yksinomaan digitaalisia palveluita. Tarve päästä aineistojen äärelle ajasta ja paikasta riippumatta on tullut esille sekä tutkijahaastatteluissa että satunnaisemmin aineistoja käyttävien palautteesta.
Kansallisarkistossa on tekeillä tutkijoiden tarpeista selvitys, jossa on jo ilmennyt, että tyypillinen tapa käyttää aineistoja tutkijasalissa on aineistojen valokuvaus. Nämä digitoinnit eivät kuitenkaan päädy laajempaan avoimeen käyttöön vaan jäävät tutkijoiden omille tietokoneille. Samaan aikaan alkuperäisaineisto päätyy tutkijasaliin yhä uudelleen ja uudelleen.
Aineistojen digitaalinen käyttö palvelee siis sekä tutkijan tarpeita että kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen säilymistä ja Kansallisarkisto haluaa keskittää resurssejaan aineistojen digitaalisen käytön edistämiseen. Ratkaistava kysymys ja tutkijoille oleellinen ongelma onkin laajojen aineistomäärien käsittely tiiviissä aikataulussa.
Lisää itsepalveluasioinnin mahdollisuuksia
Kaikkea aineistoa ei eri syistä ole mahdollista digitoida. Tutkimuksen aikataulujen tai muiden syiden takia tutkijasalissa asioiminen voi olla välttämätöntä.
Tällaisia tarpeita varten digitaalisen toimittamisen palvelumallia on kehitetty asiakkailta saadun palautteen pohjalta. Digitaalisen toimittamisen mallia onkin nyt täydennetty itsepalveluasioinnilla ja avoimilla tutkijasalipäivillä. Tämä koskee tällä hetkellä Hämeenlinnaa.
Avoimen tutkijasalipäivästä ja itsepalvelumallista voi lukea ohjeistusta täältä.
Palaute kehittää palveluita
Tutkijasalipäivät ja itsepalveluasioinnin mahdollistaminen kertovat Kansallisarkiston halusta vastata asiakkailta tulleeseen palautteeseen koskien digitaalisen toimittamisen mallia. Palaute auttaa jatkossakin kehittämään palveluita, joten sitä kannattaa myös antaa matalalla kynnyksellä.
Palautetta voi antaa esimerkiski Astian palautelomakkeen kautta.
Tämä kirjoitus on tiivistelmä Suomen Historiallisen Seuran ja Kansallisarkiston yhteisestä tiedotteesta. Koko tekstin pääset lukemaan SHS:n sivuilla täällä.