Ohje arkistoitavien asiakirjojen digitoinnista päivitetty
Uusi ohje korvaa ja kumoaa Kansallisarkiston aiemmat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin ja erikoisaineistojen digitointiin
Kansallisarkisto on julkaissut 19.12.2024 päivitetyn ohjeen (KA/20919/30.01.00/2024) arkistoitavien asiakirjojen digitoinnista.
Uusi ohje korvaa ja kumoaa Kansallisarkiston aiemmat vaatimukset hävittämiseen tähtäävään digitointiin ja erikoisaineistojen digitointiin.
Päivitettyyn ohjeeseen on lisätty audiovisuaalisten aineistojen digitointivaatimukset. Lisäksi ohje on ajantasaistettu ja yhdenmukaistettu Kansallisarkiston digitointia koskevien keskeisten määräysten, päätösten kanssa. Myös ohjeistuksen ymmärrettävyyttä ja luettavuutta on parannettu.
Digitointia koskevat tekniset vaatimukset ovat säilyneet pääosin ennallaan. Muutokset suhteessa kumottuihin ohjeisiin ja vaatimuksiin on dokumentoitu ohjeen luvussa 7. Toimijoiden on hyvä varmistaa, että digitoinnissa käytettävät vaatimukset ovat tämän ohjeen mukaisia.
Uusi ohje on tarkoitettu niille toimijoille, jotka digitoivat arkistolain (831/1994) nojalla arkistoitavaksi määrättyjä asiakirjoja. Päivitetyn ohjeen rajaukset noudattavat aiempien digitointimääritysten rajauksia.
Uutta ohjetta sovelletaan, kun toimijalle jo muodostuneita arkistollisia kokonaisuuksia digitoidaan takautuvasti. Vaatimukset eivät koske digitointia, joka toteutetaan asiakirjan laatimisen tai asiankäsittelyn yhteydessä tai kun organisaatiolle saapuvia analogisia asiakirjoja muuten muutetaan digitaaliseen muotoon.
Ohje ei koske määräajan säilytettäviä asiakirjoja, joiden käsittelystä ohjeistaa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) perusteella Julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunta.
Ohjeen ruotsinkielinen käännös julkaistaan ensi vuoden alkupuolella.
Mahdolliset lisätietokyselyt ohjeesta voi lähettää sähköpostitse Kansallisarkiston neuvonta- ja ohjauspalvelulle osoitteeseen [email protected].